Wielka zmiana w KSeF: co kończy się 31 grudnia 2026 roku?
31 grudnia 2026 r. wygasa okres przejściowy, który dotychczas ułatwiał firmom bieżące rozliczenia. Do tego dnia paragon z NIP-em nabywcy na kwotę do 450 zł brutto (albo 100 euro) działa jako faktura uproszczona i nie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Kasy rejestrujące mogą też wciąż wystawiać pełne faktury poza systemem, bez względu na kwotę – Ministerstwo Finansów jako przykład takich transakcji podaje właśnie zakup paliwa.
Od 2027 roku ten przywilej jednak wygasa. Paragon do 450 zł z NIP-em nabywcy straci dotychczasowy status faktury uproszczonej. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) w materiałach szkoleniowych wprost wskazuje, że do każdego takiego dowodu zakupu trzeba będzie wygenerować osobny dokument w KSeF. Odchodzi również papierowy wydruk z urządzenia fiskalnego – wystawiając fakturę dla innego podatnika do transakcji zarejestrowanej na kasie, sprzedawca obligatoryjnie prześle ją przez państwowy system.
Brak NIP-u na paragonie – błąd nie do naprawienia
Dla firm transportowych jedna fundamentalna zasada pozostaje bez zmian: stacja paliw wystawi przewoźnikowi fakturę do zakupu zarejestrowanego na kasie fiskalnej wyłącznie wtedy, gdy na paragonie od początku widnieje NIP firmy (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT).
W praktyce wymaga to bezwzględnej dyscypliny od samych kierowców. Jeśli nie zgłosi on chęci otrzymania paragonu z NIP-em przed wydrukiem i zapłatą za tankowanie, powstałego błędu nie da się już później naprawić. Biuro przewoźnika nie dopisze NIP-u telefonicznie, a stacja nie wystawi do takiego paragonu e-faktury w KSeF.
Termin wystawienia e-faktury a moment odliczenia VAT
Większym wyzwaniem dla firm transportowych może okazać się moment, w którym dokument fizycznie trafi do rozliczenia. Stacja paliw wciąż ma prawo wystawić fakturę dla przewoźnika do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, gdyż wejście KSeF nie skraca tego terminu. Zamiast papierowego dokumentu wydanego od ręki przy kasie, firma musi więc zaczekać na fakturę w systemie.
Ma to bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe. Przewoźnik odliczy VAT najwcześniej za okres, w którym e-faktura wpłynęła do KSeF, czyli w dniu nadania jej numeru systemowego.
W praktyce oznacza to przesunięcia w czasie. Dla przykładu za AdBlue kupione na stacji 28 stycznia sprzedawca może wystawić e-fakturę dopiero 12 lutego. W efekcie firma odliczy VAT najwcześniej w rozliczeniu za luty, mimo że kierowca zdąży w tym czasie dawno rozliczyć trasę w biurze i ruszyć w kolejną.
Kary odroczone, ale brak e-faktury i tak uderzy w przewoźnika
Osobne zamieszanie budzi kwestia samych kar. Choć według obecnych przepisów kary za ignorowanie KSeF miały obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku, rząd postanowił dać biznesowi więcej czasu. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 roku projekt ustawy przesuwający wprowadzenie kar pieniężnych o kolejny rok, czyli do 31 grudnia 2027 roku. Dokument trafił właśnie do prac w parlamencie.
Dla przewoźnika kupującego paliwo to odroczenie ma jednak drugorzędne znaczenie. Sam obowiązek fakturowania w systemie wchodzi bowiem bez opóźnień. Jeśli stacja wyda w 2027 roku wyłącznie paragon, firma transportowa i tak nie odliczy od niego VAT-u – niezależnie od tego, czy sprzedawcy grozi za to jakakolwiek kara.
Które wydatki z trasy trafią do KSeF?
Do KSeF trafią wyłącznie faktury wystawione na NIP przewoźnika przez polskich sprzedawców. Dokumenty od zagranicznych kontrahentów oraz część biletów pozostaną poza systemem także po 1 stycznia 2027 roku.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, KSeF nie obejmuje zakupów u podmiotów zagranicznych: niemiecka stacja paliw czy francuski hotel, które nie prowadzą stałej działalności gospodarczej w Polsce, nadal będą wystawiać tradycyjne faktury. Ponadto rozporządzenie z grudnia 2025 roku na stałe wyłącza z systemu opłaty za przejazd płatnymi autostradami oraz jednorazowe bilety kolejowe i autobusowe, o ile pełnią one funkcję faktury uproszczonej.
| Wydatek z trasy | Do 31 grudnia 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
| Paliwo, AdBlue, myjnia, parking w Polsce do 450 zł brutto (NIP na paragonie) | Paragon z NIP-em pełni funkcję faktury uproszczonej (poza KSeF). | Paragon jest tylko dowodem zakupu; sprzedawca wystawia e-fakturę w KSeF. |
| Ten sam zakup bez NIP-u na paragonie | Brak możliwości wystawienia faktury na firmę. | Bez zmian (brak możliwości wystawienia faktury na firmę). |
| Nocleg, serwis, opony u polskiego sprzedawcy (faktura na firmę) | Co do zasady faktura w KSeF. | Faktura w KSeF. |
| Paliwo, nocleg, parking u sprzedawcy zagranicznego | Poza KSeF (papier lub plik PDF). | Bez zmian (poza KSeF). |
| Przejazd płatną autostradą, jednorazowy bilet na pociąg lub autobus | Poza KSeF (jeśli dokument jest fakturą uproszczoną). | Bez zmian (poza KSeF). |
| Faktura od wydawcy karty paliwowej | W KSeF, jeśli wydawcą jest polska firma. Poza KSeF, gdy to podmiot zagraniczny bez działalności w Polsce. | Bez zmian. |
W efekcie przewoźnik realizujący trasy międzynarodowe odnajdzie w KSeF tylko część kosztów z danego przejazdu. Faktura z niemieckiego hotelu czy rachunek za belgijski parking nadal dotrą do firmy mailem lub w papierowej kopercie, a księgowość będzie musiała łączyć dokumenty pobrane z państwowego systemu z tradycyjnymi dowodami księgowymi.
Jak KSeF zmienia rozliczanie tras i delegacji kierowców?
Wprowadzenie e-faktur mocno skomplikuje dotychczasowy obieg dokumentów, które kierowcy przywożą z tras. Aby zaplanować pracę księgowości po nowemu, trzeba jednak najpierw oddzielić trasy krajowe od zagranicznych, ponieważ w KSeF rządzą się one zupełnie innymi prawami.
Zgodnie z polskimi przepisami podróżą służbową kierowcy jest wyłącznie zadanie wykonywane w ramach przewozu krajowego (art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców). Ustawowe diety oraz zwrot kosztów na zasadach Kodeksu pracy należą się więc tylko za trasy po Polsce.
Wyjazd z Poznania do Lyonu w świetle prawa nie jest delegacją, a wydatki ponoszone przez kierowcę za granicą firma księguje jako własne koszty.
Dotyczy to na przykład noclegu na czas regularnego odpoczynku tygodniowego. Unijne przepisy zabraniają spędzania go w kabinie, a obowiązek pokrycia kosztów hotelu spoczywa na pracodawcy, o czym regularnie przypomina Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD). Ponieważ fakturę wystawia hotel z Francji czy Niemiec, dokument ten w ogóle nie trafi do polskiego KSeF.
Krajowa delegacja w KSeF: koniec papierowych rachunków od kierowcy
Zupełnie inaczej wygląda rozliczanie trasy po Polsce. W tym przypadku delegacja składa się z dwóch części: z diety za czas podróży oraz ze zwrotu udokumentowanych wydatków na nocleg, parking czy przejazdy.
I to właśnie tej drugiej części dotyczy rewolucja KSeF. Faktura za hotel pod Łodzią, wystawiona na NIP przewoźnika, powędruje bezpośrednio do państwowego systemu, zamiast do rąk kierowcy. Kierowca w trasie nie będzie miał do niej wglądu, o ile biuro nie nada mu specjalnych uprawnień. Od 2027 roku do takiego cyfrowego obiegu dołączą też drobne zakupy, które dotąd kierowca dokumentował papierowym paragonem z NIP-em.
Dane kierowcy na e-fakturze: pomocne, ale opcjonalne
Jak w takim razie biuro księgowe ma powiązać fakturę z KSeF z konkretną trasą i kierowcą? Pewnym ułatwieniem może być osobne pole na dane pracownika, które Ministerstwo Finansów przewidziało w strukturze e-faktury. Sprzedawca na stacji czy w hotelu może tam wpisać imię i nazwisko kierowcy.
Jest jednak haczyk: to pole opcjonalne. O jego wypełnieniu decyduje sprzedawca, więc kierowca może jedynie poprosić o podanie swoich danych przy kasie. Ostateczny ciężar dopasowania e-faktur do właściwych tras i tak spocznie na biurze przewoźnika.
Jak zautomatyzować rozliczenia floty w praktyce?
W sprawnym łączeniu e-faktur z konkretnymi trasami i kosztami pojazdów pomagają specjalistyczne systemy dla branży transportowej. Przykładowo w programie Systim cały proces można obsłużyć w jednym miejscu: krajową delegację rozlicza się tam razem z dietami, noclegami i dojazdami, łącząc te koszty z wpisami dotyczącymi floty oraz przypisanymi do niej wydatkami eksploatacyjnymi.
Twórcy oprogramowania udostępniają obszerną bazę praktycznych materiałów szkoleniowych oraz poradników wideo, które krok po kroku wyjaśniają obsługę poszczególnych modułów systemu. Dzięki tym materiałom biuro księgowe czy menedżer floty mogą szybko opanować m.in. zasady prawidłowego wprowadzania pojazdów, przypisywania kosztochłonności czy rozliczania wyjazdów służbowych.
Instrukcję przedstawiającą obsługę pojazdów i delegacji w programie można obejrzeć bezpośrednio na stronie: https://www.systim.pl/m/pojazdy-i-delegacje, bez przymusu zakładania konta.
Co ustalić z kierowcami i biurem przed 1 stycznia?
W nowej rzeczywistości kluczowa staje się dyscyplina w trasie. Kierowcy powinni podawać NIP firmy przed zapłatą przy każdym zakupie w Polsce, nawet przy opłacie za parking.
Papierowy paragon z NIP-em warto zachować i przekazać do firmy. Choć sam w sobie przestanie być fakturą, posłuży biuru jako fizyczny dowód transakcji z datą, danymi stacji, kwotą oraz NIP-em przewoźnika. To dane, które pozwolą księgowości sprawnie odnaleźć właściwą e-fakturę w KSeF. Dokumenty z zagranicy kierowca przekazuje natomiast bez zmian: zdjęcie wysłane z trasy przyspiesza księgowanie, a papierowy oryginał trafia do biura po powrocie.
Dla księgowości kluczowy będzie czas po 15. dniu miesiąca, gdy mija termin wystawiania faktur za poprzedni okres. Biuro porówna wtedy transakcje z kart paliwowych i zaliczek z e-fakturami pobranymi z KSeF, upominając się u sprzedawców o brakujące dokumenty. Każdy wydatek trzeba też przypisać do konkretnego pojazdu i trasy, aby rzetelnie policzyć rentowność kursu.
Rozliczenie wymaga narzędzia, w którym e-faktury z KSeF oraz dokumenty zagraniczne leżą obok siebie. Systim automatycznie wysyła faktury sprzedaży do KSeF i pobiera z niego faktury kosztowe, a rachunki z zagranicy wprowadza się w tym samym panelu pod kategorialnym oznaczeniem „zakup dotyczący pojazdu” lub „delegacja”. Szczegółowy opis możliwości oprogramowania znajduje się na stronie: https://www.systim.pl/program-do-fakturowania.
Podsumowując: w styczniu kierowca przyniesie do biura taką samą kopertę z dokumentami jak dotychczas. Zmieni się jednak jej obsługa: polski paragon ze stacji posłuży tylko do weryfikacji, czy e-faktura dotarła do KSeF do 15 lutego, z kolei rachunek z niemieckiego hotelu i opłatę za belgijski parking księgowość nadal wprowadzi ręcznie.
