Transport i logistyka w branży farmaceutycznej i healthcare, czyli sektory dużych wymagań (cz. 1)

Logistyka w farmacji i obsługa transportowa sektorów farmaceutycznego i ochrony zdrowia to specjalność coraz większej liczby operatorów. Wymaga wiedzy, przygotowań i doświadczeń. By przynieść pacjentom korzyści płynące ze stosowania produktów farmaceutycznych i wyrobów medycznych, a producentom wsparcie w zakresie logistyki, operator musi nie tylko mieć wiedzę dotyczącą sektora ochrony zdrowia, ale też rozumieć procesy, które stanowią o jego specyfice.

Produkty wrażliwe, konieczność dokumentacji end-to-end (przez cały łańcuch dostaw) i złożone procedury – tak wyglądają warunki panujące w sektorze farmaceutycznym i healthcare. Jednocześnie branża farmaceutyczna wykazuje dużą odporność na trendy i koniunkturę gospodarczą. Rok do roku notuje wzrost. Firmy farmaceutyczne od lat inwestują w Polsce, budując zakłady produkcyjne i centra dystrybucyjne, ale też rozwijając działy badawczo-rozwojowe. W takiej sytuacji naturalny staje się wzrost zapotrzebowania na logistykę surowców, API (aktywnych substancji farmaceutycznych) oraz produktów gotowych. Tym samym rośnie popyt na wyspecjalizowane usługi logistyczne dla sektora farmaceutycznego.

– W branży farmaceutycznej każdy projekt wymaga wypracowania modelu współpracy, dostosowania procesów. Produkty mają swoją niepowtarzalną specyfikę i ich logistyka wymaga dogłębnego zrozumienia potrzeb klienta oraz zapewnienia dedykowanych rozwiązań. Proces zawierania umów w branży farmaceutycznej z definicji nie należy do prostych: to nie są szybkie transakcje, gdzie liczy się tylko cena – tłumaczył w wypowiedzi dla jednego z magazynów branżowych Norbert Pająk, kierownik rozwoju VM Healthcare w biznesie lotniczym DB Schenker.

Norbert Pająk podkreślał, że we współpracy kluczowe jest przede wszystkim zaufanie, bezpieczeństwo i jakość, zarówno w aspekcie biznesowym, jak i ludzkim.

Każda przesyłka farmaceutyczna i medyczna jest wyjątkowa, dlatego konieczne jest indywidualne podejście. Kluczową rolę odgrywa świadomy i przeszkolony personel.

Poszczególne grupy towarowe mają różne wymagania. Prawo farmaceutyczne definiuje np. to, że magazynowanie i transport leków odbywa się w ściśle określonych przedziałach temperaturowych (nadawca musi o tym poinformować). Ze specyfiki towaru wynika też  maksymalna wilgotność powietrza, o którą należy zadbać w składowaniu i transporcie.                  

Logistyka w farmacji oznacza zazwyczaj, częstsze niż w innych branżach dostawy, w tym mniejszych ilości towarów.

Kolejne, kluczowe wyzwania to:

– wysokie wymagania jakościowe,

– wyjątkowo niska tolerancja na błędy,

– wielokrotne dostawy dziennie (skutkują powstawaniem szczytów zamówień),

– duża różnorodność kształtów opakowań produktów (wymagania dotyczące obsługi/kompletacji).

Zmiana prawa ułatwiła outsourcing

Jeszcze kilka lat temu producenci leków korzystali w znacznej mierze z własnych przestrzeni magazynowo-dystrybucyjnych lub z usług hurtowni farmaceutycznych. Współpracę z outsourcerami utrudniał brak regulacji prawnych (w związku z tym istniała niepewność co do jakości usług).

– Trend zmienił się wraz z wprowadzeniem restrykcyjnych wytycznych i rozporządzeń, w tym GDP (Good Distribution Practice), które nałożyły na partnerów logistycznych obowiązek dotrzymywania najwyższej jakości usług. Aktualnie outsourcing usług logistycznych staje się najpopularniejszą formą prowadzenia magazynu i dystrybucji. Wciąż jednak wiele firm logistycznych nie spełnia wyśrubowanych wymagań branży healthcare – nie tylko na poziomie infrastruktury czy systemów IT, ale też z powodu braków doświadczonego personelu i w dostępie do specjalistycznego doradztwa – tłumaczyła niedawno na łamach “TOP Logistyka”, Emilia Stąpór-Kowalska, business development manager z Arvato SCM Solutions w Polsce.

Outsourcing (przejście z własnej dystrybucji do rozwiązań  oferowanych przez firmy zewnętrzne) staje się coraz popularniejszy ponieważ:

– rośnie doświadczenie operatorów logistycznych, potrafią oni łatwiej dostosować się do wymagających przepisów prawnych;

– partnerzy logistyczni umożliwiają dużo większą elastyczność – zarówno w zakresie rozwiązań, jak i zatrudnienia personelu;

– partnerzy logistyczni są w stanie szybko odpowiadać na zmieniające się prawodawstwo oraz na nagłe zmiany np. w ilości zamówień, czy zwiększyć wydajność, bądź ilość pracowników przeszkolonych do pracy w magazynie;

– zwiększa się dostęp do specjalistycznej wiedzy (eksperci firm logistycznych, dzięki realizacji różnych projektów w branży farmaceutycznej mogą zaprojektować zaawansowane rozwiązania zwiększające wydajność procesów i optymalizujące koszty).

Logistyka w farmacji wymaga ścisłej współpracy

Proces dystrybucji leków i innych artykułów medycznych ma specyficzne cechy, a załadowca i przewoźnik muszą ze sobą ściśle współpracować, na dokładnie określonych wcześniej warunkach.

W przypadku Arvato, procedura operacyjna dla większości klientów branży healthcare jest podobna – zwłaszcza, jeśli dotyczy magazynowania i dystrybucji do szpitali lub aptek. Osobną grupę stanowią zadania związane z dostarczaniem produktów medycznych bezpośrednio do pacjenta.

Etapy procesu to:

– złożenie zamówienia przez aptekę szpitalną podległą placówce, w której leczy się pacjent;

– odebranie zamówienia przez Customer Service Arvato;

– przekierowanie zamówienia do obsługiwanego przez Arvato magazynu producenta;

– kompletacja zamówienia (w tym dodanie np. zestawów do podania leku, środków dezynfekujących itp.);

– wysyłka kontrolowanym środkiem transportu do apteki szpitalnej;

– weryfikacja zamówienia przez farmaceutę i jego akceptacja;

– dostarczenie do pacjenta.

Również w DSV za modelowy przykład współpracy uważa się równoległą obsługę wielu zakresów świadczonych usług tzn. obsługę hurtowni, obsługę celną, usługi w ramach Magazynu Wytwórcy/GMP, obsługę magazynu importera, transport FTL, paletowy i paczkowy w temperaturze kontrolowanej.  Towary mogą mieć charakter neutralny lub posiadać określoną klasę. Każdy towar ma różne właściwości i parametry, więc zanim dojdzie do przygotowania spedycji wszystko podlega dokładnemu sprawdzeniu.

Z punktu odprawy celnej do odprawy farmaceutyków potrzebna jest karta MSDS (karta charakterystyki towaru), Certyfikat Dobrej Praktyki Wytwarzania oraz wpis do Krajowego Rejestru Wytwórców, Importerów i Dystrybutorów Substancji Czynnych GIF (Głównego Inspektora Farmaceutycznego).

GDP, czyli kluczowy certyfikat

Nawiązanie współpracy z operatorem logistycznym w branży farmaceutycznej jest najczęściej motywowane koniecznością dostosowania się do restrykcyjnych wymagań prawa unijnego, w tym wspomnianej już Good Distribution Practice (GDP).

Nie każdy producent produktów leczniczych lub wyrobów medycznych ma odpowiednią infrastrukturę magazynową i systemy IT. Nie każdy jest również w stanie dopełnić wszelkich formalności umożliwiających otrzymanie zezwolenia na prowadzenie np. hurtowni farmaceutycznej.

Wielu przewoźników przyznaje, że przed podpisaniem kontraktu ze strony załadowców pada standardowe pytanie o rodzaj posiadanych certyfikatów. Certyfikatów, związanych z branżą transportową, jest kilkanaście. Niektóre dotyczą wąskiej, wyspecjalizowanej działalności, np. GDP (Good Distribution Practice – bezpieczeństwa produktów medycznych i leków), inne oceniają kondycję i wiarygodność przewoźników. Są wśród nich: ISO 28000, TAPA TSR, czy najnowszy – TCC Elite.

Kluczowy certyfikat branżowy, GDP – to dokument stwierdzający stosowanie dobrych praktyk dystrybucyjnych dla firm farmaceutycznych.

Firma mająca ten certyfikat zapewnia spójność systemów zarządzania jakością w całym łańcuchu dostaw, od wczesnej dostawy surowców do fabryk po końcową wysyłkę gotowych leków do użytkowników.

– Niezależna ocena zgodności z międzynarodowymi wymogami GDP jest najskuteczniejszym sposobem upewnienia się, że system zarządzania jakością w przedsiębiorstwie jest zgodny z wytycznymi GDP – mówią w SGS, firmie certyfikującej w sektorze farmaceutycznym i healthcare.

Wyzwaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa, odpowiednich warunków i monitoringu na każdym etapie łańcucha logistycznego. Leki zarówno w procesie magazynowania, przeładunków jak i w transporcie muszą być cały czas monitorowane pod względem temperatury i wilgotności, ale też  terminu przydatności do spożycia. Transport musi odbywać się w sposób gwarantujący zabezpieczenie przed działaniem zbyt niskich lub zbyt wysokich temperatur, a wszystkie dane muszą być rejestrowane w czasie rzeczywistym, dokumentowane i archiwizowane.

Magazyny z awaryjnym zasilaniem

Stąd, fundamentalne znaczenie ma jakość magazynów i ich dostosowanie do tej branży. Magazyny dedykowane branży farmaceutycznej i healthcare muszą mieć m.in. systemy chłodzenia z pełną automatyką wraz z awaryjnym zabezpieczeniem dostawy energii za pomocą generatorów prądu. W obiektach instalowane są czujniki sterujące automatyką, które monitorują warunki atmosferyczne w każdej części magazynu (kiedy okazuje się, że są nieodpowiednie, informacja jest przekazywana do centrali, celem  automatycznego wprowadzenia korekty w danej strefie).

Kontenery z gotowymi produktami z fabryki i z surowcami od dostawców, zanim zostaną przyjęte do magazynu, muszą przejść kontrolę na przeznaczonych do tego stanowiskach.

WMS ma za zadanie czuwać nad tym, aby towar przeszedł dokładną kontrolę jakości, zanim trafi do dystrybucji. Wykonując polecenia zewnętrznej aplikacji, będzie kierował towar do sterylizacji przed przyjęciem go do magazynu.

Automatyzacja daje lepszą wydajność

Coraz częściej w świadczeniu usług pomaga automatyka. To decyduje też nierzadko o wyborze partnera logistycznego. Tak było np. w przypadku internetowej apteki Apohem, która na swojego partnera logistycznego w Szwecji wybrała DB Schenker. Zawarto kontrakt na zautomatyzowaną realizację zamówień i obsługę zwrotów (zautomatyzowane rozwiązanie zapewnia efektywniejszą kompletację i pakowanie niż standardowy magazyn z półkami). Ma umożliwić dostarczanie klientom zamówienia w czasie krótszym niż ten potrzebny na dotarcie do apteki stacjonarnej. Dzięki robotom proces pakowania i kompletacji jest od dwóch do trzech razy bardziej wydajny w porównaniu do tradycyjnego zarządzania magazynem. Rozwiązanie umożliwia Apohem także realizację recept na leki. Po weryfikacji recept przez wykwalifikowany personel, leki są wysyłane do klientów.

– Apohem to firma z dużą liczbą produktów i niewielkimi zamówieniami, które wymagają niezwykle szybkiego doręczenia. Automatyzacja pozwala na lepszą obsługę szczytów sprzedaży, które stały się bardziej powszechne w przypadku kampanii sprzedażowych e-commerce – stwierdził Anders Holmberg, head of business development & solution design w DB Schenker Szwecja.

Automatyzacja pozwala na elastyczne wykorzystanie półek magazynowych. Pod jednym dachem możliwa jest obsługa projektów różnych klientów, a także łączenie zautomatyzowanego i tradycyjnego kompletowania i pakowania różnorodnych, małych i dużych przesyłek dla poszczególnych klientów.

Czym jest zautomatyzowane zarządzanie magazynem farmaceutyków? Zamiast kompletacji z półek magazynowych, wykonywanej przez personel, całe sekcje półek przemieszczają się do stanowisk pakowania. Zwiększa to produktywność, zmniejsza powierzchnię, minimalizuje ryzyko błędu i podnosi wydajność nawet wtedy, gdy zapotrzebowanie jest bardzo duże.

Dla partnerów logistycznych, liderów w branży farmaceutycznej, spełnienie wymagań technologicznych, infrastrukturalnych i prawnych to swoisty “elementarz”. Na rynku liczą się właśnie ci usługodawcy, którzy są w stanie zapewnić drobiazgową kontrolę jakości (w tym temperatury, wag przesyłek itp.), a tym samym bezpieczeństwo towaru oraz elastyczność i łatwość w dostosowaniu się do potrzeb konkretnego klienta. Wśród pożądanych usług jest emergency delivery, np. Arvato oferuje możliwość wysyłki leków do dwóch godzin po wpłynięciu zamówienia, jak również usługa serializacji. Uniemożliwia ona wprowadzenie na rynek podrabianych produktów medycznych. Aktualnie nie każdy operator logistyczny ma na tyle wydajne systemy IT, by umieścić tę usługę w standardowej ofercie.  

Fot. Pixabay/PublicDomainPictures