Obrót paletami, czyli… sztuka planowania

Specjaliści, definiując istotne problemy występujące podczas wymiany palet za szczególnie ważne uznają odpowiednie planowanie, z czym – co pokazuje praktyka, bywa różnie. Już na etapie zawierania umowy z kontrahentem należy zwrócić uwagę na to, jak wyglądać ma kwestia wymiany palet (zwrot palet należy z góry ustalić).

W przypadku kontaktów zagranicznych warto szczegółowo przeanalizować to, jak wyglądają uregulowania w kraju załadunku lub rozładunku. Musi być jasne, kto ponosi ryzyko i odpowiedzialność za wymianę palet, a przede wszystkim kto odpowiada za zwrot w miejscu rozładunku. Liczbę podjętych i wymienionych palet należy przy tym zawsze zapisać.

Część firm transportowych i logistycznych decyduje się na własną gospodarkę paletami

Z efektywnością takiej działalności bywa jednak różnie. Bazowanie na własnych paletach oznacza, że trzeba samemu troszczyć się o cały proces związany z zarządzaniem, transportem, kontrolą i naprawą uszkodzonych palet, a to generuje znaczne koszty, wymaga zaangażowania grupy pracowników. Rynek palet to olbrzymi sektor, jego uczestnicy mają jednak w istocie do dyspozycji także drugą możliwość, a konkretnie mogą korzystać z palet pożyczonych. Nie ma jednoznacznego kryterium, które pozwala stwierdzić, że w danej sytuacji warto wybrać ten, a nie inny sposób.
Dylemat dotyczący wyboru pomiędzy paletą własną oraz wynajętą powinien uwzględniać: koszty – zarówno jako inwestycji, ale też koszty zapasu palet, jak również ryzyko biznesowe, bezpieczeństwo pracowników oraz towarów.

Koszt zakupu palet stanowi to 2/3 ponoszonych wydatków związanych z obrotem nimi

Na podstawie badań przeprowadzonych przez DGL Polska, koszt zakupu palet stanowi nawet ponad dwie trzecie ponoszonych wydatków związanych z obrotem nimi, pozostałe zaś obejmują: magazynowanie, transport czy ich inspekcję i naprawę. Chcąc obniżyć te wydatki coraz częściej stosuje się wynajem palet od wyspecjalizowanego operatora, wśród korzyści wymienia się: likwidację kosztów magazynowania palet; natychmiastowe uwolnienie przestrzeni ładunkowej poprzez możliwość zdeponowania palet; odbiór palet w najdogodniejszej lokalizacji dla konkretnego klienta; uproszczenie monitorowania ruchu palet. Wśród innych korzyści są: skrócenie czasu zwrotu palet, likwidacja kosztów drobnicowego odbioru, redukcja kosztów magazynowania palet, maksymalizacja powtórnego wykorzystania zwracanych palet.

To właśnie dlatego, by nie martwić się o nośniki i palety wykorzystywane do magazynowania, transportu i dystrybucji, czasem lepiej jest skorzystać z usługi wynajmu palet czyli tzw. poolingu. Usługa polega na współużytkowaniu palet przez wielu uczestników łańcucha dostaw.

Korzystający z pooli nie ma do dyspozycji własnych, ale korzysta z palet wypożyczonych, operator dysponuje milionami nośników. Logistykę wspiera sieć centrów serwisowych, czyli magazynów, z których zamówione palety są wydawane klientom. Palety mogą być odebrane praktycznie z każdego miejsca do którego trafiły. Kwestia wynajmu palet, od strony technicznej nie jest czymś szczególnie skomplikowanym, wymaga jednak planowania choćby dlatego, że poszczególne miejsca załadunku i wyładunku tylko z rzadka są zakładami danego zleceniodawcy.
Strony zlecenia przewozowego w każdym przypadku ustalają jak wymiana palet ma wyglądać. Sposób jej uregulowania zależy również od tego, czy chodzi tylko o pojedyncze zlecenie czy też o stałą relację handlową, w ramach której nierzadko prowadzone jest konto paletowe, bądź dokonuje się innych regulacji po to, by uzgodnić stan wymienianych palet.

– Każdy klient współpracuje z dedykowanym opiekunem, który pozostaje do jego dyspozycji i pomaga w znajdowaniu rozwiązań mających na celu zwiększenie efektywności w łańcuchu dostaw – usłyszeliśmy w CHEP Polska.

Na co powinien zwrócić uwagę przewoźnik decydując się na współpracę z którymś z operatorów? Ważne by odpowiednio dostosować warunki do potrzeb i możliwości. Należy sprawdzić nie tylko to ile kosztuje wynajem palety, ale na jak długo można je wypożyczać za taką cenę? Ważne jest to, po jakim czasie naliczana jest kara za zwłokę? (u jednego z operatorów, po upływie miesiąca odbiorca palety obciążany jest kosztami jej utraty, stanowiącymi wielokrotność wartości nowej palety). Należy zwrócić uwagę na to, jakiego typu palety oferuje operator (niektórzy, np. CHEP czy UNIVERPAL proponują palety, które nie są paletami typu EUR, dla rozpoznania malowanymi na specjalny kolor: w pierwszym przypadku niebieski, w drugim żółty). Warto też wiedzieć kto ocenia stan użytkowanych palet?

Szczególnie istotne są natomiast kwestie dotyczące organizacji samego procesu wynajmu palet (skąd odbierane są palety, gdzie są zwracane?). Jak przykład podajmy Transfer Palet EUROPAL. Zamówione palety odbiera się we własnym zakresie z najbliższego punktu handlowego EUROPAL (ok. 100 punktów w Polsce) lub zamawia dostawę w firmie EUROPAL. Wykorzystane palety są zwracane na koszt najemcy do dowolnego punktu handlowego EUROPAL. Palety podlegają kontroli przeprowadzanej w oparciu o kryteria zgodne kartą UIC 435-4. Większość operatorów pooli paletowych podpisuje z wypożyczającymi palety umowy najmu na określony czas. Umowa jest zawierana z reguły na okres od 6 do 12 miesięcy. Opłata za wynajem palet jest wnoszona w ustalonych okresach, najczęściej miesięcznych.

Nierzadko przewoźnicy korzystają z systemów oferowanych przez operatorów logistycznych (np. Raben czy Schenker)

I one funkcjonują na jasnych, z góry określonych zasadach. W przypadku Raben ROP (wymiana i zwrot palet EUR przy dostawie) usługa polega na wymianie z odbiorcą i zwrocie do zleceniodawcy palet EUR nadanych do przewozu wraz z przesyłką, a dotyczy palet drewnianych o wymiarach: 120 cm x 80 cm. Zlecenie wykonania Usługi Dodatkowej ROP musi być zawarte zarówno w treści Zlecenia Przewozowego złożonego przez zleceniodawcę, jak i w Dokumencie Przewozowym wystawionym przez nadawcę.

Wymiana palet następuje bezpośrednio przy dostarczeniu przesyłki w miejscu dostawy. Jest poświadczana w Dokumencie Przewozowym potwierdzającym dostawę przesyłki. Brak wpisu odnośnie liczby palet zwróconych przez odbiorcę jest równoznaczny z nie dokonaniem wymiany.

Przewoźnik zobowiązany jest względem zleceniodawcy wyłącznie do zwrotu takiej liczby palet, jaką odbiorca wymienił bezpośrednio przy dostarczeniu przesyłki w miejscu dostawy i jaka widnieje w Dokumencie Przewozowym. Przewoźnik sporządza saldo paletowe, określające liczbę palet, jaką winien zwrócić zleceniodawcy. Podstawą określenia salda paletowego za dany miesiąc kalendarzowy jest saldo za miesiąc poprzedni, zwiększane lub zmniejszane o palety “zarejestrowane” w dokumentach w miesiącu bieżącym.

Po sporządzeniu salda paletowego przewoźnik przedstawia je zleceniodawcy, jeśli ten nie zgłosi zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia przedstawienia salda paletowego, uznaje się je za wiążące dla obu stron. Saldo paletowe stanowi podstawę do ewentualnego żądania zwrotu palet przez przewoźnika lub przez zleceniodawcę.

Fot: Michał Jurczak