Gdzie w zamówieniu powstają błędy, które wracają w transporcie?
Błędy powstają tam, gdzie ktoś ręcznie przepisuje zamówienie: z telefonu do notatki, z maila do systemu. Pomyłka w kodzie produktu, liczbie sztuk albo adresie dostawy wychodzi często dopiero przy kompletacji, załadunku albo u odbiorcy.
Jeśli zamówienia przychodzą mailem, telefonicznie i przez handlowców w terenie, każde trzeba najpierw przepisać, sprawdzić dostępność i potwierdzić termin. Dopiero potem magazyn może zacząć kompletację, a spedycja zaplanować wysyłkę. Każde pytanie zwrotne do kontrahenta przesuwa ten moment.
Czym jest platforma zamówień B2B?
Platforma zamówień B2B pozwala kontrahentom zamawiać towar przez internet na warunkach uzgodnionych z dostawcą. Po zalogowaniu klient widzi swój cennik, rabaty i terminy płatności, a w panelu ma historię zamówień i dokumenty.
Od sklepu dla konsumentów różni ją rytm zakupów: zamówienia są większe, często się powtarzają, a każdy odbiorca może mieć inne warunki. Dlatego zakupowcom oszczędzają czas inne funkcje: zamawianie z listy, wyszukiwanie po kodzie produktu i ponowienie wcześniejszego zamówienia.
Jak platforma B2B może skrócić drogę od zamówienia do wysyłki?
Platforma skraca obsługę, jeśli przekazuje zamówienie do systemów firmy bez ręcznego przepisywania. Wymaga to integracji z systemem zarządzania firmą (ERP) i kontroli poprawności danych. W logistyce największe znaczenie mają:
- Dostępność z uwzględnieniem rezerwacji. Platforma powinna pokazywać to, co faktycznie można wydać, a nie sam stan na regale. Trzeba ustalić, jak często odświeża dane.
- Zamówienie bez przepisywania. Po zatwierdzeniu zamówienie trafia do ERP i dalej do magazynu. Dział obsługi zajmuje się wyjątkami, a nie wpisywaniem pozycji.
- Jednostki i opakowania zbiorcze. Kontrahent zamawia w jednostkach, które magazyn wydaje, np. w kartonach albo na paletach, więc mniej zamówień trzeba korygować przy kompletacji.
- Godzina graniczna i termin wysyłki. Platforma może informować, do której godziny zamówienie zostanie przyjęte do realizacji danego dnia i kiedy towar wyjedzie.
- Dane dla przewoźnika. Przy integracji z firmami kurierskimi dane do wysyłki przechodzą dalej bez ponownego wpisywania.
- Status i dokumenty w panelu klienta. Aktualny status zamówienia i dokumenty pod ręką mogą ograniczyć liczbę telefonów do działu obsługi.
Kontakt z handlowcem warto zostawić na każdym etapie. Przy większych zakupach klienci biznesowi często potrzebują porady. Platforma ma przejąć powtarzalne zamówienia, a nie relację z klientem.
Jakie dane muszą przepływać między sprzedażą, magazynem i transportem?
Muszą przepływać dane o towarze, dostępności, terminie i dostawie, a każdy z nich powinien mieć jedno źródło. Zwykle ERP odpowiada za ceny, kontrahentów i dokumenty handlowe. System zarządzania magazynem (WMS) wie, co i gdzie można skompletować. System zarządzania transportem (TMS) albo integracja z przewoźnikiem planuje i śledzi wysyłkę.
Przed wdrożeniem warto zapisać, który system potwierdza dostępność, kto rezerwuje towar, skąd platforma bierze termin wysyłki i co dzieje się przy zamówieniu częściowym. Bez tych ustaleń platforma pokaże klientowi obietnicę, której magazyn nie zdąży spełnić.
Czy kontrahenci chcą zamawiać online?
Tak. W badaniu „B2B Customer Journey 2025” 81% klientów biznesowych wybierało zakupy online dla swojej firmy. Raport przygotował Mobile Institute dla Izby Gospodarki Elektronicznej we współpracy z Allegro Business. Według tego badania decyzję zakupową w firmie podejmuje średnio 5 osób, a proces trwa od kilku dni do kilku miesięcy.
W ankiecie Gartnera wśród 646 kupujących B2B, przeprowadzonej w sierpniu i wrześniu 2025 roku, 67% badanych wskazało, że woli kupować bez udziału handlowca. Wynik pokazuje preferencje zakupowe. Nie pozwala jednak przewidzieć, ilu kontrahentów konkretnej hurtowni będzie korzystać z jej platformy, dlatego wdrożenie zaczyna się od rozmowy z własnymi klientami.
Co platforma B2B ma wspólnego z KSeF?
Przy wdrożeniu platformy trzeba ustalić, który system wystawia faktury i przekazuje je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Według Ministerstwa Finansów od 1 lutego 2026 roku obowiązek objął podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 roku. Od 1 kwietnia 2026 roku obejmuje co do zasady pozostałych podatników, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
Do końca 2026 roku działa ułatwienie dla firm, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek obejmie także je. Zamówienie z platformy, dokument wydania i faktura powinny więc opierać się na tych samych danych z ERP, z kontrolą poprawności na każdym etapie.
O co zapytać przed wdrożeniem platformy B2B?
Przed wdrożeniem trzeba ustalić zakres zamówień online, przepływ danych i sposób pomiaru efektów. Pomogą w tym pytania:
- Ilu kontrahentów zamawia regularnie te same produkty i jaką część zamówień można przenieść do internetu?
- Jakie dane mają przepływać między platformą a ERP, WMS i TMS? Który system potwierdzi dostępność, rezerwację towaru i termin wysyłki?
- Czy cenniki są proste, czy każdy kontrahent ma własne warunki handlowe?
- Kto obsłuży zamówienia nietypowe i kto pomoże kontrahentom przy pierwszych zamówieniach online?
- Po czym firma oceni efekt: po czasie od zamówienia do wysyłki, liczbie korekt, liczbie telefonów o status czy wartości zamówień online?
Harmonogram wdrożenia zależy od wielkości katalogu, złożoności warunków handlowych i zakresu integracji, dlatego ustala się go dopiero po takiej analizie.
Od czego zacząć wdrożenie platformy B2B?
Wdrożenie warto zacząć od prześledzenia zamówienia: od złożenia przez kontrahenta do wydania towaru i przekazania go przewoźnikowi. Dopiero na tej podstawie dobiera się narzędzie i zakres integracji. Platforma, z której klienci nie korzystają, nie odciąży ani handlowców, ani magazynu.
Tak pracuje między innymi JAAQOB HOLDING®, grupa strategiczno-technologiczna, która projektuje platformy B2B dla producentów, hurtowni i dystrybutorów. Najpierw analizuje sposób sprzedaży i obsługi kontrahentów. Zakres prac obejmuje integracje z systemami firmy, takimi jak magazyn, płatności, firmy kurierskie i ERP, oraz testy całej drogi zamówienia przed uruchomieniem.
Przemysław Jończyk, CEO JAAQOB HOLDING®Stworzył i prowadzi podcast biznesowy CEO Hub.
