Działanie z wyprzedzeniem może przynieść duże oszczędności w procesie przygotowania towarów do wysyłki. Aby było skuteczne, trzeba jednak spełnić pewne warunki.
Sporo miejsca w ostatnim czasie w zagranicznej prasie branżowej poświęca się pre-manifestingowi.
Jeśli znasz wagę większości wysyłanych produktów, pre-manifesting może przynieść ogromne oszczędności kosztów w procesie wysyłki – zapewniał chociażby Rick Williams, dyrektor Creative Logistics Solutions (CLS).
Kwestia dotyczy, generalnie rzecz ujmując, ponownej analizy procesu przygotowania towarów do wysyłki, w tym przemyślenia przepływu dokumentacji i konieczności wykonywania pewnych działań.
Pięć kluczowych punktów
Zazwyczaj proces przygotowania towarów do ekspedycji (znany np. z działalności operatorów zajmujących się handlem wysyłkowym) wygląda podobnie, składając się z pięciu kluczowych etapów.
- Dany przedmiot pobierany jest z magazynu.
- Towar jest pakowany na stacji pakowania.
- Towar jest wysyłany do stacji wysyłki.
- Na stacji wysyłkowej paczka jest ważona.
- Drukowana jest etykieta wysyłkowa, która następnie jest naklejana na przygotowywaną do wysyłania paczkę.
W takim właśnie, dosyć typowym scenariuszu, wszystkie paczki są obsługiwane w ten sam sposób, z jednakową liczbą etapów, które prowadzą do pobrania, spakowania i wysłania zamówienia. Wszystkie etapy procesu realizowane są nawet wówczas, gdy wiele z przesyłek jest identycznych co do swej zawartości (rozmiar, waga itp.), a różnią się one od siebie właściwie jedynie adresem klienta.
I właśnie owa standardowość w przypadku wielu przesyłek może być być okazją do tego, by wdrożyć prosty, aczkolwiek skuteczny sposób obsługi ładunków. Chodzi właśnie o pre-manifesting.
Bynajmniej nie chodzi o “wymyślanie prochu”, ale o prosty zabieg racjonalizacyjny – tłumaczono nam w jednej ze znanych polskich firm, od lat zajmujących się handlem wysyłkowym.
Pre-manifesting to proces, w którym etykieta jest gotowa już na początku procesu przygotowywania towaru do wysyłki, jeszcze zanim pobrany ładunek trafi na stanowisko wysyłkowe. Tak zaetykietowany pakiet może dzięki temu pominąć etap ważenia, który zazwyczaj jest dość kłopotliwy i nierzadko wymaga pracy ręcznej (ograniczony jest tym samym jeden z istotnych punktów styku pakującego i nadawcy). Pracy jest mniej, realizacja wysyłki trwa krócej.
Kiedy z niego skorzystasz?
Nie trzeba specjalnej wiedzy, by zdawać sobie sprawę z tego, że nie zawsze można stosować pre-manifesting. Nie zadziała w przypadku zamówień, w których nie znamy dokładnej wagi czy miejsca docelowego paczki. Sprawdzi się natomiast w sytuacjach, gdy te dane posiadamy, np. gdy wysyłamy kilkadziesiąt paczek (w e-handlu to dość typowe) z identycznym produktem.
System realizacji przechowuje dokładne wagi artykułów (dla każdego produktu) i może przenieść te dane wraz z resztą szczegółów zamówienia do systemu wysyłkowego. System wysyłkowy powinien być w stanie obliczyć całkowitą wagę paczki i wydrukować etykietę wysyłkową, zanim paczka zostanie jeszcze złożona. Proces drukowania etykiet odbywa się na początku, a etykieta wysyłkowa jest drukowana i nakładana przez pakującego.
Ten proces eliminuje potrzebę zamówienia na ważenie i etykietowanie, które w “normalnym” procesie ma miejsce na stacji wysyłkowej.
W praktyce, kompletowanie z wykorzystaniem pre-manifestingu (stosowane jest m.in. w niektórych oddziałach Amazona) składa się z następujących etapów:
- drukowanie listy opakowań, etykiety wysyłkowej i faktury,
- tworzenie zamówienia pobrania,
- pobranie zamówionego przedmiotu/przedmiotów,
- pakowanie,
- wysyłka.
Praktycy podkreślają, że system tego rodzaju sprawdza się np. w przypadku akcji promocyjnych na konkretne towary, kiedy to zdarza się, że w ciągu jednego dnia sklep internetowy otrzymuje kilka, a nawet kilkanaście tysięcy zamówień praktycznie na taki sam produkt.
Jeśli znasz wagę większości wysyłanych produktów, pre-manifesting może przynieść ogromne oszczędności kosztów w procesie wysyłki. Przenosząc tworzenie etykiet na początek procesu realizacji zamówienia, można zmniejszyć liczbę kroków personelu na stacji wysyłkowej, ponieważ będą oni musieli zważyć i oznaczyć mniejszą liczbę paczek przychodzących wzdłuż linii – przekonują w CLS.
Co oznacza słowo “ogromne”? – w praktyce to 15 do nawet 25 proc. wszystkich kosztów związanych z przygotowaniem towaru do wysyłki.
Korzyść wynika głównie z lepszego wykorzystania dostępnych pracowników (praca jest najdroższym kosztem zmiennym, oszczędności te mogą się sumować), a rozmiary oszczędności są głównie pochodną ilości w ten właśnie sposób realizowanych zamówień (pre-manifesting oznacza nie tylko drukowanie etykiet przed zebraniem przedmiotów, ale również przygotowywanie innych dokumentów np. listy opakowań czy faktur).
Dodatkową korzyść stanowi możliwość obciążenia karty klienta jeszcze przed pobraniem towarów, jeśli płatność zostanie odrzucona można zrezygnować z dalszych kroków, ograniczając tym samym koszty.
Fot.Michał Jurczak
