W całej Europie przewoźnicy przygotowują się na jedną z największych zmian administracyjnych w historii transportu drogowego – przejście z papierowych listów przewozowych na w pełni cyfrowe.
Zgodnie z rozporządzeniem UE o elektronicznych informacjach transportowych (EU 2020/1056), wszystkie organy krajowe będą musiały akceptować dokumentację w formie elektronicznej za pośrednictwem certyfikowanych platform do lipca 2027 roku.
Choć dla wielu operatorów termin ten wydaje się odległy, dane z krajowych projektów pilotażowych pokazują, że ta zmiana to znacznie więcej niż obowiązek zgodności z przepisami. Testy wykazały korzyści efektywnościowe sięgające 70 proc. niższych kosztów i 60 proc. szybszego przetwarzania dokumentów, co może trwale poprawić rentowność transportu drogowego towarów.
Dane z dróg: czego uczą pilotaże
Najbardziej kompleksowe dane pochodzą z Włoch. W projekcie Uniontrasporti i IRU „W kierunku wdrożenia systemu e-CMR we Włoszech”, firmy transportowe, które przeszły na cyfrowe listy przewozowe, odnotowały oszczędności kosztów od 54 do 83 proc., w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i poziomu automatyzacji procesów.
Praca administracyjna na przesyłkę skróciła się z około 50 do 20 minut — redukcja czasu o 60 proc.
Badacze oszacowali, że powszechne wdrożenie mogłoby przynieść roczne oszczędności rzędu około 2000 euro na firmę i ponad 1 miliona euro w skali kraju, a także mierzalne korzyści środowiskowe wynikające z eliminacji papieru i fizycznej archiwizacji.
Podobne wyniki przyniosły badania w Danii, gdzie SIRA Consulting Research dla tamtejszego Ministerstwa Transportu wykazało, że ręczne przetwarzanie zlecenia trwało średnio 23 minuty, podczas gdy z użyciem e-CMR – jedynie dziewięć minut. Wniosek był prosty: digitalizacja skraca czas rutynowych operacji administracyjnych o około 60 proc.
Ekstrapolując te dane na poziom europejski, IRU szacuje, że zastąpienie papierowych procesów elektronicznymi mogłoby zaoszczędzić od 75 do 102 milionów godzin pracy rocznie – czyli równowartość około 50 000 pełnoetatowych etatów administracyjnych, które można byłoby przeznaczyć na bardziej produktywne zadania.
Dlaczego cyfrowe dokumenty oszczędzają więcej niż tylko czas
W tradycyjnym systemie każdy papierowy CMR musi być wypełniony ręcznie, podpisany w trzech egzemplarzach, zeskanowany, przesłany do załadowcy i przechowywany. Błędy, brak podpisu czy nieczytelna data często prowadzą do opóźnień w płatnościach lub sporów z klientami.
e-CMR upraszcza cały proces do jednego cyfrowego obiegu, w którym dane są wprowadzane raz i automatycznie dostępne dla wszystkich autoryzowanych stron. Potwierdzenie odbioru następuje natychmiast, a dowód dostawy może uruchomić fakturowanie tego samego dnia.
Dla przewoźników oznacza to:
- mniej pracy administracyjnej na przesyłkę,
- szybsze fakturowanie i mniej opóźnień w płatnościach,
- niższe ryzyko kar lub sporów dotyczących dokumentacji.
To pozornie biurowe usprawnienia, które bezpośrednio wpływają na płynność finansową. W branży, gdzie wielu małych przewoźników czeka na zapłatę 30–60 dni, skrócenie cyklu nawet o dwa tygodnie może znacząco poprawić przepływy pieniężne.
Zielony wymiar digitalizacji
Argument ekonomiczny doskonale łączy się z ekologicznym. Zgodnie z analizą Komisji Europejskiej, cyfrowa dokumentacja transportowa mogłaby zaoszczędzić do 1 miliarda euro rocznie w kosztach administracyjnych i wyeliminować około 160 milionów arkuszy papieru rocznie w całej UE.
Dla firm raportujących dane o zrównoważonym rozwoju zgodnie z Dyrektywą o Raportowaniu Zrównoważonego Rozwoju, redukcja zużycia papieru, druku i archiwizacji przekłada się bezpośrednio na lepszy wynik śladu węglowego.
Dla mniejszych flot korzyść jest prostsza – mniej kosztów eksploatacyjnych i mniej miejsca zajmowanego przez papierową dokumentację.
Odliczanie do 2027 roku
Ścieżka legislacyjna jest już ustalona. Akty delegowane i wykonawcze eFTI weszły w życie w styczniu 2025 roku, definiując techniczne wymogi certyfikacji platform, struktury danych i prawa dostępu.
Od 9 lipca 2027 roku wszystkie organy w UE będą zobowiązane do akceptowania elektronicznych informacji transportowych przesyłanych przez certyfikowane platformy – w tym danych e-CMR.
Branża ma zatem około dwóch lat na dostosowanie systemów. Państwa członkowskie muszą ujednolicić procedury inspekcyjne, a firmy zapewnić, że ich dostawcy IT posiadają certyfikację eFTI.
Organizacje branżowe, w tym Transport i Logistyka Polska (TLP) oraz IRU, przewidują, że rok 2026 będzie momentem przyspieszenia wdrożeń, wraz z dojrzewaniem wytycznych i programów szkoleniowych.
Nierówny start, wspólny cel
Obietnica oszczędności 70 proc. zakłada pełną interoperacyjność systemów — co wciąż nie jest standardem. Różnice między dostawcami oprogramowania i krajowymi ramami prawnymi sprawiają, że tempo wdrożeń nie jest równomierne.
Według raportu Transport Market 2024/2025, Francja, Hiszpania i Niderlandy stosują już e-CMR na trasach krajowych, podczas gdy Irlandia, Austria i Chorwacja pozostają na wczesnym etapie.
Nie brakuje też przeszkód praktycznych: niektórzy inspektorzy wciąż wymagają kopii papierowych, mniejsi przewoźnicy nie mają odpowiedniego zaplecza cyfrowego, a szkolenia kierowców są nierówne.
To spowalnia adopcję, ale nie przekreśla potencjału oszczędności – pokazuje jedynie, że technologia sama nie przyniesie efektów bez gotowości regulacyjnej i kulturowej.
Jak zamienić obowiązek w przewagę konkurencyjną
Dla firm transportowych przejście na e-CMR to nie tylko wymóg, ale realna szansa na poprawę efektywności.
- Planuj z wyprzedzeniem. Włącz funkcję e-CMR do systemu zarządzania transportem do 2026 roku.
- Zweryfikuj zgodność oprogramowania. Tylko certyfikowane systemy eFTI będą uznawane od 2027 roku.
- Szkol personel. Kierowcy muszą wiedzieć, jak okazać dokumenty cyfrowo podczas kontroli; zespoły biurowe – jak obsługiwać podpisy elektroniczne i udostępnianie danych.
- Aktualizuj umowy. Upewnij się, że klienci akceptują e-CMR jako dowód dostawy, by uniknąć opóźnień w płatnościach.
- Ci, którzy wdrożą rozwiązania wcześniej, zyskają nie tylko zgodność z przepisami, ale też operacyjną przewagę – szybsze fakturowanie i niższe koszty działalności.
Poza zgodnością: strategiczna transformacja
Przejście na e-CMR to nie tylko modernizacja administracji, lecz strategiczna zmiana dla całego sektora. W branży, gdzie marże często nie przekraczają 5 proc., redukcja kosztów administracyjnych nawet o 10 proc. może istotnie zwiększyć konkurencyjność.
Jeśli potwierdzą się wyniki włoskiego pilota z redukcją na poziomie 70 proc., wpływ na ceny usług i kapitał pracujący będzie ogromny.
Pierwsi adaptatorzy już raportują efekty wykraczające poza oszczędności: lepszą widoczność przesyłek, płynniejszą komunikację z klientami i sprawniejsze audyty.
Dla decydentów to dowód na to, że przyspieszenie cyfryzacji w ramach eFTI ma sens, a dla przewoźników – że transformacja jest nie tylko nieunikniona, ale i opłacalna.
Podsumowanie
Dane są jednoznaczne: około 60 proc. szybsze przetwarzanie i 70 proc. niższe koszty administracyjne.
Do lipca 2027 roku papierowe CMR-y przestaną być wymagane w transporcie transgranicznym w UE. Rok 2026 będzie momentem przełomowym – czasem, gdy większość flot dokona zmiany.
Dla przewoźników pytanie nie brzmi już, czy e-CMR się opłaca, lecz jak szybko można osiągnąć jego pełne korzyści.
