Odsłuchaj ten artykuł
Spedytorzy o trudnościach w codziennej pracy. Jak usprawnić komunikację z przewoźnikami i zaoszczędzić czas
Branża transportowo-logistyczna rozwija się dynamicznie, jednak spedytorzy nadal mierzą się z wieloma operacyjnymi wyzwaniami. Brak ustandaryzowanej komunikacji, konieczność ręcznego kopiowania ofert, utrudniony dostęp do przewoźników oraz rozproszone dane to główne bolączki, które wpływają na efektywność pracy. Jakie rozwiązania mogą pomóc w ich przezwyciężeniu?
Ten artykuł przeczytasz w 5 minut
Branża transportowa nieustannie ewoluuje, jednak zmieniające się realia rynkowe sprawiają, że spedytorzy muszą mierzyć się z coraz większymi wyzwaniami. Wymogi klientów dotyczące terminowości i przejrzystości procesów logistycznych rosną, a jednocześnie firmy transportowe nie zawsze dysponują narzędziami, które pozwalają na ich spełnienie w optymalny sposób.
Jednym z kluczowych aspektów wpływających na efektywność spedytorów jest organizacja pracy – od sposobu komunikacji z przewoźnikami, przez zarządzanie zleceniami, aż po analizę danych operacyjnych. Wiele firm wciąż korzysta z tradycyjnych metod, które nie nadążają za współczesnymi wymaganiami rynku. W efekcie, zamiast koncentrować się na strategicznym planowaniu, spedytorzy często tracą czas na powtarzalne, manualne czynności. Jakie zmiany mogą pomóc usprawnić codzienne obowiązki spedytorów i zwiększyć efektywność ich pracy?
Problematyczna komunikacja z przewoźnikami
Jednym z największych wyzwań spedytorów jest konieczność korzystania z wielu różnych kanałów komunikacji – WhatsAppa, e-maili, SMS-ów, rozmów telefonicznych oraz giełd transportowych. Brak jednego, spójnego systemu powoduje dezorganizację i stratę czasu.
– Wszystko w różnych miejscach. W efekcie trzeba przeskakiwać między narzędziami, co wydłuża czas pracy – mówi Konrad Marczyński, spedytor w firmie Exportsy.
Coraz więcej firm spedycyjnych stawia na rozwiązania pozwalające na automatyzację tego procesu. Dzięki temu eliminują konieczność osobistego kontaktowania się z każdym podwykonawcą, co usprawnia przepływ informacji.
Jednym z takich rozwiązań jest funkcja Oferty dla wybranych na Platformie Trans.eu. Korzystanie z tego rozwiązania pozwoliło spedytorom Exportsy zaoszczędzić mnóstwo czasu ponieważ nie musieli kontaktować się indywidualnie z każdym przewoźnikiem. Ponadto pracownicy firmy zwiększyli przejrzystość – teraz cała ich komunikacja z przewoźnikiem odbywa się w jednym narzędziu.
Zobacz wywiad z Konradem Marczyńskim, spedytorem w Exportsy, i dowiedz się, jak usprawnić proces komunikacji z przewoźnikami ⬇️
Ręczne kopiowanie ofert i jego konsekwencje
Kolejnym problemem, który znacząco obciąża spedytorów, jest konieczność wielokrotnego kopiowania ofert i ich indywidualnej wysyłki. To czasochłonny i podatny na błędy proces, który może prowadzić do nieścisłości w danych.
Automatyczne wysyłanie ofert do wyselekcjonowanej grupy przewoźników – główna funkcja Ofert dla wybranych – pozwala znacząco skrócić czas pracy oraz zwiększyć precyzję w zarządzaniu ładunkami.
Brak natychmiastowego dostępu do przewoźników
Długie oczekiwanie na odpowiedź przewoźników to kolejna przeszkoda, z którą codziennie mierzą się spedytorzy. W wielu przypadkach nie mają pewności, czy ich oferta została zauważona.
– Często wrzucałam ofertę na giełdę i czekałam godzinami na odpowiedź. Nie miałam pewności, czy przewoźnik w ogóle zobaczył moją propozycję – mówi Dominika Wawrzyniak z Flash Logistics.
Dzięki Ofertom dla wybranych przewoźnik natychmiast otrzymuje powiadomienie o dostępnych ładunkach. Można je wysyłać także do kontrahentów, którzy nie korzystają z Trans.eu. W tym przypadku otrzymają je za pośrednictwem SMS-a lub e-maila.
Zobacz wywiad z Dominiką Wawrzyniak, spedytorem z Flash Logistics, i dowiedz się, jak zwiększyć efektywność swojej pracy. ⬇️
Chaos w zarządzaniu danymi – jak uporządkować informacje o przewoźnikach i zleceniach?
Spedytorzy muszą zarządzać dużą ilością informacji – od kontaktów z przewoźnikami po historię współpracy i statusy zleceń. Brak jednego źródła danych powoduje, że informacje są przechowywane w notatkach, e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych, co zwiększa ryzyko błędów.
– Pracujemy na co najmniej sześciu różnych narzędziach komunikacyjnych. Każdy spedytor ma swoje preferencje i korzysta z innego kanału, przez co trudno zapanować nad wszystkimi informacjami – mówi Rafał Łuczak z Grupy Transportowej.
Dzięki Ofertom dla wybranych wszystkie informacje o zleceniach, historii współpracy i wysyłanych ofertach są w jednym systemie, co zapewnia porządek i usprawnia komunikację pomiędzy oddziałami firmy.
Zobacz wywiad z Rafałem Łuczakiem z Grupy Transportowej, i dowiedz się, jak Oferty dla wybranych porządkują pracę spedytorów.