Nowy obowiązek przewoźników. System ICS-2 dla transportu drogowego i kolejowego już od kwietnia

Ma to poprawić zdolność Wspólnoty do zapobiegania zagrożeniom celnym i zwalczania ich, a tym samym zapewnić bezpieczniejsze i pewniejsze środowisko handlowe. Nowy system Import Control System 2 (ICS-2) zastępuje dotychczasowe Przywozowe Deklaracje Skrócone (PDS).

Po implementacji systemu w lotnictwie, transporcie morskim i żegludze śródlądowej, kolej i transport drogowy są ostatnimi rodzajami przewozów, które zostaną objęte wymogami nowego ICS2. Choć system ICS-2 dla transportu kolejowego i drogowego ma być przesunięty – odpowiednio na styczeń i czerwiec 2026 roku, ale już teraz firmy powinny się w nim zarejestrować.

Obowiązek ten dotyczy również przewoźników pocztowych i ekspresowych przewożących towary tymi środkami transportu, a także innych stron, takich jak dostawcy usług logistycznych. W pewnych okolicznościach ostateczni odbiorcy ustanowieni w UE będą również zobowiązani do przesyłania danych ENS do ICS2.

Komisja Europejska podkreśla, że aby spełnić wymogi ICS2, przedsiębiorstwa objęte zmianami będą musiały terminowo spełnić następujące wymogi:

• aby mieć pewność, że zbierają dokładne i kompletne dane od swoich klientów,
• w celu unowocześnienia swoich systemów informatycznych i procesów operacyjnych,
• zapewnić odpowiednie szkolenia swoim pracownikom oraz
• pomyślnie ukończyć test samodzielności przed podłączeniem do ICS2, by zweryfikować swoją zdolność do dostępu i wymiany wiadomości z organami celnymi.

W przeciwnym wypadku towary mogą zostać zatrzymane na granicach UE i nie zostać odprawione przez organy celne, jeśli przedsiębiorcy nie spełnią na czas wymogów ICS2.

Największe ryzyka dla przewoźników związane z ICS-2 to przede wszystkim błędne kody HS oraz nieprawidłowe numery EORI. Oba elementy mogą skutkować automatycznym odrzuceniem zgłoszenia przez system lub skierowaniem przesyłki do kontroli, co oznacza opóźnienia i dodatkowe koszty” – podkreśla Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

Według agencji przewoźnicy drogowi i kolejowi muszą zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych aspektów:

1. Rejestracja w systemie – wszyscy spedytorzy wystawiający listy przewozowe powinni dokonać rejestracji i określić swoją rolę w systemie (przewoźnik, spedytor, operator logistyczny).
2. Harmonogram składania zgłoszeń – w transporcie drogowym zgłoszenia ENS (Entry Summary Declaration) należy składać na godzinę przed przekroczeniem granicy UE, natomiast w transporcie kolejowym – 2 godziny przed przybyciem.
3. Odpowiedzialność za zgłoszenia – nieprzygotowanie się do nowego systemu może skutkować zatrzymaniem towarów na granicy, a nieprawidłowe zgłoszenia są automatycznie odrzucane
4. Dane wymagane w systemie – konieczne jest podanie numeru EORI oraz 6-cyfrowych kodów towarowych, co wymaga ścisłej współpracy między przewoźnikami a nadawcami towarów.

Zmiany w wydawaniu zgód 

Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych poinformowała w ubiegłym tygodniu, że ze względu na bardzo dużą ilość wystąpień o przyznanie okna wdrożenia systemu AIS/ICS2, brak potencjalnej odpowiedzi Departamentu Ceł na wniosek dotyczący wyłącznie transportu drogowego, należy traktować jako akceptację wniosku, także w zakresie wskazanej daty.

PUESC wyjaśnia, że Departament Ceł ograniczy swoje odpowiedzi tylko do sytuacji odmowy przyznania okna wdrożeniowego we wnioskowanym zakresie – czyli de facto odpowiedź ograniczy się do dwóch sytuacji:

•  wnioskowane okno wdrożeniowe wykracza poza okres 1.09.2025, wtedy PUESC udzieli zgody tylko do tej daty,
•  wnioskodawca z kraju trzeciego nie wskazuje we wniosku swojego numeru EORI albo podaje numer EORI uzyskany w innym niż Polska kraju członkowskim (należy bowiem pamiętać, że zasadą jest, iż wniosek o okno wdrożeniowe ICS2 podmiot spoza UE składa w kraju członkowskim, w którym dokonał rejestracji EORI).