TMS czyli transport wspomagany. Jak uniknąć opóźnień w dostawach i błędów w rozliczeniach

Zarządzanie transportem w przedsiębiorstwach bywa zadaniem kłopotliwym zwłaszcza w przypadku dużych firm, które codziennie ekspediują dziesiątki, czy setki pojazdów. Opóźnienia w dostawach, czy “zgubiony” towar oraz błędy w rozliczeniach to tylko niektóre z problemów z jakimi spotykają się zarządzający flotami pojazdów. Nie są to jednak problemy nie do rozwiązania.

Konstruktorzy systemów TMS podkreślają, że trudno jest dziś oddzielić usługi transportowe od sektora produkcyjnego, usług magazynowych czy przeładunkowych. W istocie zatem TMS to wszechstronne oprogramowanie mające ułatwiać codzienną pracę w biurze, dyspozytorni czy hubie przeładunkowym. Ilość rozwiązań dostępnych na rynku sprawia, że wybór stanowi spore wyzwanie.

Naszym klientom często odradzamy podejmowanie decyzji tylko przez jedną osobę szczególnie, gdy pracować na programie ma kilka działów. Warto zaprosić do rozmów dyspozytora oraz księgową. Jeżeli wyborem nie zajmuje się właściciel, to koniecznie należy zadbać o to, aby uczestniczył on w pierwszej fazie, aby pomógł jasno określić cele i budżet. Audyt to zdecydowanie za duże słowo dla działań, które powinny prowadzić do ustalenia faktycznych potrzeb całego zespołu. Warto na takim spotkaniu rozrysować dotychczasowe procesy w każdym z działów oraz zastanowić się nad tym, które etapy chcielibyśmy usprawnić. Takie, dobrze zaraportowane spotkanie, to nieoceniona wskazówka dla osoby decyzyjnej, która ma wybrać konkretne narzędzie, lub nawet zestaw narzędzi do codziennej pracy – mówi Agnieszka Mikołajec, Ekspert ds. Komunikacji i edukacji, FireTMS.

 

Zaleca, by po wybraniu kilku interesujących nas wariantów dogłębnie przyjrzeć się ofercie. Zdaniem Agnieszki Mikołajec jednorazowa opłata za system często okazuje się tylko opłatą wstępną, ponieważ regularnie należy płacić za aktualizację lub pomoc techniczną, a bardzo niskie stawki w modelu abonamentowych zazwyczaj oznaczają podstawową wersję oprogramowania lub ograniczenia np. w ilości wprowadzanych ładunków/zleceń.

Pamiętajcie też, aby doliczyć koszt wdrożenia (w tym czas na niego poświęcony, który też bywa cenny), zakup dodatkowych serwerów (czasem konieczne, jeżeli przetwarzamy dużą ilość danych na oprogramowaniu stacjonarnym) i samo utrzymanie aplikacji – dodaje Agnieszka Mikołajec.

TMS okazuje się być nieodzowny m.in. przy inwentaryzacji środków transportu, monitoringu zdarzeń przewozowych, wizualizacji zleceń na mapach. Dzięki niemu przedsiębiorca otrzymuje dane o wykorzystaniu floty bezpośrednio z pojazdów, a przetworzone przez TMS dają wiedzę o faktycznych kosztach, przejechanych kilometrach “na pusto i na pełno”, zużytym paliwie.

Dobierając rozwiązanie do konkretnych potrzeb należy wziąć pod uwagę głównie kryterium funkcjonalności, odpowiadając np. na pytanie czy firma będzie wykorzystywać kompleksowe możliwości danej platformy, czy tylko jej poszczególne moduły? To dotyczy praktycznie wszystkich oferowanych na rynku rozwiązań. A jest ich sporo.

TMS Nawigator, nazywany przez jego dostawcę nie tylko narzędziem, ale wręcz asystentem w podejmowaniu decyzji przez zarząd firmy, dyspozytorów i spedytorów

Dzięki współpracy z mapą, dane adresowe mogą być zorientowane geograficznie. Wśród funkcjonalności są: generowanie i weryfikowanie trasy, geofencing, korytarzowanie tras, komunikacja z kierowcą, nadzór nad czasem pracy kierowcy, generowanie alarmów związanych z nieprawidłową realizacją zlecenia, monitorowanie tempa realizacji zleceń, raportowanie z przebiegu trasy. TMS Nawigator to w istocie szereg modułów pozwalających na funkcjonalne planowanie, realizowanie, monitorowanie i rozliczanie usług transportowych.

Jest wśród nich moduł Spedycja, z automatyzacją nadzoru i statusowaniem stanu realizacji zlecenia, graficznym modułem planowania, komunikatorem SMS, definiowalnymi wydrukami dokumentów, automatycznym generowaniem faktur VAT oraz rozliczeniem obrotu opakowań zwrotnych i wewnętrznym generatorem zestawień analitycznych. Innym z modułów jest ROKOS, skierowany do osób i działów odpowiedzialnych za nadzór, dysponowanie i właściwe zarządzanie pojazdami firmowymi i kierowcami.

Przy jego pomocy można analizować koszty, rentowność pojazdów i zleceń, a także oceniać pracę kierowców (scenariusze płacowo-premiowe). Jego elementami są m.in: kartoteka kierowców, kartoteka pojazdów wraz z protokołami zdawczo-odbiorczymi, rejestr kart drogowych, rozliczanie zaliczek i delegacji, terminarz zdarzeń oraz nadzór nad okresami gwarancyjnymi części i usług. Dokonywany jest również import danych z bezgotówkowych kart paliwowych i opłat drogowych, obsługa uszkodzeń pojazdów oraz szkód komunikacyjnych.

ROKOS współpracuje z modułami Kasa, Magazyn i Warsztat, pozwala też m.in. na szczegółowe rozliczenie wyposażenia, w tym opakowań zwrotnych.

Spore „portfolio” ma InterLAN (m.in. Raben; Rohlig Suus; Kawczyński Logistics), a rozwiązanie TMS interLAN SPEED obejmuje m.in. spedycję i transport całopojazdowy i drobnicowy, dystrybucję oraz sieci drobnicowe w tym planowanie i optymalizację oraz logistykę przedsiębiorstw

W przypadku Rabena, podczas analizy przedwdrożeniowej szczególną uwagą objęto obszar planowania transportu (wdrożenie miało usprawnić współpracę między północnym i południowym regionami Polski) oraz na optymalizację wykorzystania taboru (minimalizacja tzw. pustych przebiegów). Wiele modułów powstało w odpowiedzi na konkretne potrzeby użytkowników, np.moduł rozliczenia przewoźników, zarządzanie taborem obcym (kontraktowym). Chodzi też np. o mechanizmy automatycznego powiadomienia użytkownika w czasie rzeczywistym o istotnych zdarzeniach czy refaktury za zakup paliwa z wykorzystaniem kart flotowych spedytora.

Sam program doczekał się niedawno modyfikacji, zwiększającej funkcjonalność aplikacji. InterLAN mSPEED służy do bieżącej, dwustronnej komunikacji kierowców z systemem TMS. Kierowca w czasie rzeczywistym przyjmuje zadania i rejestruje poszczególne etapy ich realizacji, w tym: załadunek i rozładunek przesyłek w magazynie, statusy odbioru/dostawy w tym anomalie, skany/zdjęcia dokumentów potwierdzających realizację dostawy, podpis klienta pod zrealizowanym zadaniem transportowym, rozliczenie nośników, obsługę usług dodatkowych w tym dokumentów
zwrotnych i pobranie (COD).

L-Systems ma produkty JDA, firmy współpracującej z ponad 4 tys. firm na całym świecie

TMS oferowany przez L-Systems to m.in. aplikacja planowania transportu służąca do automatycznego rozdziału zamówień od klientów na dostawy. Tworzy propozycje, grupując zamówienia w trasy, biorąc pod uwagę m.in. godziny przyjęcia towaru przez klientów, dostępne środki i metody transportu oraz koszty realizacji dostaw.

Dodatkowo aplikacja pozwala na zarządzanie danymi dotyczącymi ewidencji pojazdów, kierowców, pilnuje terminów polis, przeglądów itp. By określić lokalizację klienta system korzysta z danych adresowych i wykorzystuje je do geolokalizacji.

System wykorzystuje technologię programowania genetycznego do układania tras pojazdów. Programy napisane z wykorzystaniem tej technologii potrafią szybko układać trasy dla bardzo dużych zbiorów danych wejściowych, w przypadku których algorytmy dokładne (znajdujące najlepsze rozwiązanie) mogłyby szukać rozwiązania nawet wiele lat.

Inną cechą programowania genetycznego jest czynnik losowy mający wpływ na wynik – dwukrotne wywołanie programu z identycznymi danymi może doprowadzić do zwrócenia różniących się tras (chociaż obydwie są porównywalnej jakości np. pod względem oszczędności itp.). W celu przyspieszenia pracy, system bazując na danych mapowych, okresowo tworzy mapę odległości między klientami firmy. W zależności od zdefiniowanych parametrów, odświeża te odległości oraz generuje wartości dla nowych punktów (klientów) – informują w L-Systems.

Trasy zawierają listę zamówień i klientów ułożonych w kolejności odwiedzin

Użytkownik widzi, ile kilometrów jest między poszczególnymi punktami oraz ile czasu zajmie przejazd. System umożliwia zarządzanie wyborem dostępnych samochodów, wyborem zamówień (domyślnie wszystkie na dany dzień), długością rozładunku (globalnie lub dla klienta). Monitoruje maksymalną ilość punktów na trasie, maksymalny czas pracy kierowcy (tolerancja przekroczenia czasu pracy), maksymalną ładowność pojazdów.

Klient może zdefiniować wiele punktów początku i końca trasy (magazyny firmy, baza, parking). Klienci, poza danymi adresowymi oraz preferowanymi godzinami odbierania dostaw, posiadają dane dotyczące ich pozycji GPS. Pozycja ta jest generowana automatycznie na podstawie adresu. Zamówienia mogą być importowane bezpośrednio z systemu firmy lub w postaci plikowej (statusy: nieprzydzielone, przydzielone, zaakceptowane, zrealizowane).

Również TMS Falcon (OPTIDATA) pomaga optymalizować dostawy poprzez: konsolidację zamówień, planowanie transportu, zarządzanie kierowcami, flotą pojazdów i dostawcami usług czy monitoring zdarzeń transportowych

Cały czas pojazd pozostaje pod kontrolą, dlatego zarządzający może przewidzieć ewentualne opóźnienia w dostawach. Dostawca zwraca uwagę na rozbudowany mechanizm cenników, uwzględniający różne składniki kosztu (odległość, ilość palet, waga, dodatek paliwowy, miejsce nadania itp.), co pozwala na możliwie precyzyjne określenie kosztów transportu już na etapie planowania zleceń. Interface użytkownika pozwala szybko zmieniać konfigurację systemu, sposób działania i wygląd formatek oraz raportów. Możliwa jest łatwa integracja z systemami nadrzędnymi (ERP/WMS).

Wymiana danych odbywa się na poziomie transakcji bazodanowych, w oparciu o XML lub inne obiekty, według indywidualnych specyfikacji. Obsługa nietypowych zleceń spedycyjnych jest możliwa dzięki funkcji definiowania cech dla różnych branż, według indywidualnych potrzeb. Istnieje możliwość definiowania przez użytkownika cenników na usługi transportowe oraz rozliczanie usług transportowych. Raportowanie kosztów transportu może następować według określonych kryteriów (np. odbiorcy, towary), natomiast selekcjonowanie przewoźników, w tym najbardziej popularnych i optymalizowanie tras na podstawie wydruków porównawczych kosztów.

Rozliczanie faktur transportowych następuje w powiązaniu ze zleceniami transportu. Ważny jest monitoring zdarzeń związanych z transportem, harmonogramowanie transportu własnego, planowanie czasu pracy kierowców. Chodzi też o ograniczenie tzw. „kosztów społecznych” (ograniczenie liczby ciężarówek, emisji spalin i wypadków).

Wśród najszybciej rozwijających się systemów tego typu na polskim rynku jest FireTMS

Dostawca przekonuje, że to dzięki użyciu zaawansowanej technologii system jest elastyczny, nowe funkcje dobudowywane są na bieżąco, a dostosowanie konkretnych modułów do potrzeb klienta dzieje się bardzo szybko.

Siłą FireTMS-a jest infrastruktura, w której porusza się użytkownik. Wielu z naszych klientów bez wcześniejszego szkolenia jest w stanie samodzielnie zacząć korzystać z podstawowych funkcji programu. Intuicyjność i doskonale dobrana funkcjonalność sprawia, że wdrożenie może trwać nawet jeden czy dwa dni. Dodatkowo, jako jeden z nielicznych programów, FireTMS można testować bezpłatnie dokładnie w takiej samej wersji i środowisku na jakim przyjdzie pracować już na realnych danych. To ogromna zaleta przy wyborze systemu, który powinien służyć na długie lata – tłumaczy Marcin Borek, sales manager, ekspert ds. wdrożeń i edukacji klientów, FireTMS.

Fot: pixabay.com