Problem zaczyna się wtedy, gdy dokument po dostawie nie jest gotowy albo trudno go znaleźć. Faktura czeka. A razem z nią – pieniądze. Dla wielu przewoźników pytanie nie brzmi dziś, czy da się usprawnić administrację, ale jak zrobić to prosto, bez wdrażania kolejnego ciężkiego systemu. Gdzie codzienna praca zaczyna się „rozsypywać”
W rozmowach z małymi firmami transportowymi w Polsce powtarzają się te same problemy:
- Dokumenty są w kilku miejscach naraz
Papierowy CMR w kabinie, zdjęcie potwierdzenia dostawy w telefonie kierowcy, PDF w mailu. Po kilku dniach odnalezienie właściwego dokumentu potrafi zająć 15–20 minut – nawet jeśli „gdzieś przecież jest”.
- Klienci proszą o dokumenty po dostawie
„Proszę przesłać CMR albo WZ” brzmi prosto – do momentu, gdy dokument jest niekompletny, nieczytelny albo brakuje podpisu. Faktura czeka, a razem z nią płatność.
- Administracja robiona jest pod presją czasu
Dokumenty uzupełnia się w przerwach, na rampie albo wieczorem w domu. To właśnie wtedy najłatwiej o pomyłki i braki.
- Dostępne narzędzia nie pasują do małych firm
Papier jest prosty, ale zawodny. Rozbudowane systemy TMS są potężne, lecz często zbyt ciężkie dla firm posiadających 1–5 pojazdów.
Każdy z tych problemów z osobna wydaje się drobiazgiem.
- Razem oznaczają opóźnione faktury, niepotrzebne telefony i stracony czas
Dlaczego potwierdzenie dostawy jest kluczowe.
W praktyce największe tarcie nie pojawia się przy tworzeniu zlecenia. Pojawia się po dostawie.
To właśnie wtedy:
- klient chce dokument „na już”,
- księgowość czeka na komplet,
- przewoźnik szuka podpisu lub zdjęcia.
Brak jasnego potwierdzenia dostawy blokuje cały proces rozliczenia.
Dlatego coraz więcej firm zwraca uwagę nie tylko na CMR, ale na cyfrowe potwierdzenie dostawy (dokument WZ):
- podpisany na ekranie,
- z notatkami i zdjęciami,
- dostępny natychmiast po rozładunku.
Od dostawy do faktury – bez typowych przerw
Znany scenariusz wygląda tak:
- przewóz zostaje zrealizowany
- klient prosi o CMR lub WZ
- dokument jest niekompletny lub rozproszony
- fakturowanie się opóźnia
- płatność przychodzi później, niż powinna
W cyfrowym obiegu dokumentów ten proces wygląda inaczej.
CMR powstaje na telefonie już przy załadunku.
Po rozładunku potwierdzenie dostawy (WZ) jest podpisywane na ekranie lub dodawane jako zdjęcie i bezzwłocznie trafia do systemu.
Na tej samej podstawie można wystawić fakturę – bez przepisywania, skanowania i dodatkowych telefonów.
Dla przewoźnika oznacza to:
- szybsze fakturowanie,
- mniej wyjaśnień z klientami,
- krótszy czas oczekiwania na pieniądze.
Zgodność z przepisami bez dokładania pracy
Przepisy się zaostrzają, a klienci wymagają coraz więcej. Nawet najmniejsze firmy transportowe muszą dziś dostarczać kompletne dokumenty, a coraz częściej również dane emisyjne lub certyfikaty CO₂ dla wykonanych przewozów.
Zgodność z przepisami nie powinna jednak oznaczać kolejnej warstwy biurokracji.
Cyfrowy obieg dokumentów pomaga:
- ograniczyć błędy wynikające z ręcznego wypełniania,
- zachować pełną historię przewozów i dostaw,
- łatwiej generować dokumenty potrzebne do rozliczeń i raportów.
Celem nie jest robienie więcej. Celem jest to, by zgodność była naturalnym efektem codziennej pracy.
Usprawnienie pracy to usuwanie tarcia, a nie dokładanie systemów
Dla małych przewoźników największe korzyści pojawiają się wtedy, gdy:
- mniej czasu poświęca się na szukanie dokumentów,
- potwierdzenie dostawy jest gotowe momentalnie po rozładunku,
- faktury wystawiane są szybciej,
- prośby klientów nie powodują stresu.
Czasem usprawnienie codziennej pracy nie polega na robieniu więcej. Polega na tym, by kilka kluczowych rzeczy było po prostu prostszych.
O EleFleet
EleFleet to prosta platforma cyfrowa dla małych firm transportowych.
Umożliwia:
- tworzenie i zarządzanie dokumentami CMR,
- rejestrowanie potwierdzeń dostawy (dokumentów WZ) z podpisem i zdjęciami,
- szybkie wystawianie faktur na podstawie dostawy,
- generowanie certyfikatów CO₂.
Wszystko bezpośrednio z telefonu, bez szkoleń i skomplikowanej konfiguracji.
Z rozwiązania korzystają mali przewoźnicy w całej Europie.
Sprawdź, jak to działa: www.elefleet.com
