Erschwerend kommt hinzu: Eine einheitliche EU-Regelung „aus einem Guss“ gibt es nicht. Ablauf und Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Vorgaben ändern sich, und die administrativen Hürden können umfangreich sein.
Bis zu zweihundert euro je tausend Liter
Nach Einschätzung von Eurowag lohnt sich der Blick auf das Thema – je nach Land können Transportunternehmen rund 450 bis über 800 złotych (etwa 100 bis 200 euro) pro tausend Liter Kraftstoff
In vielen EU-Ländern ändern sich die Verbrauchsteuersätze mehrmals im Jahr, und die Unterschiede zwischen den Märkten sind teils erheblich. Bei einer einzelnen Betankung über tausend Liter kann die Ersparnis über achthundert złotych liegen“, sagt Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader bei der Eurowag Group.
Besonders hohe Rückerstattungen werden unter anderem in Belgien, Frankreich und Slowenien erwartet. Wie viel am Ende tatsächlich ausgezahlt wird, hängt laut den Experten jedoch von mehreren Faktoren ab – vor allem von den jeweils geltenden Sätzen und davon, ob die Unterlagen ohne jeden Makel eingereicht werden.
Der größte Bremsklotz: Unterlagen und nationale Vorgaben
In der Theorie klingt das Prinzip einfach. Im Alltag scheitert es in Speditionen jedoch häufig an zwei Punkten: dem vollständigen Zusammenstellen der Dokumente und der korrekten Anwendung der länderspezifischen Regeln.
Schon der kleinste Fehler kann den Rückerstattungsprozess deutlich verlangsamen“, betont Katarzyna Hondowicz, Senior Tax Coordinator bei der Eurowag Group.
Typische Ursachen für Verzögerungen sind:
- fehlende Angaben in Leasingverträgen (zum Beispiel keine Fahrgestellnummer),
- unvollständige Unterschriften oder Stempel,
- fehlerhafte oder widersprüchliche Tank- und Kraftstoffnachweise,
- abweichende Anforderungen von Land zu Land.
Ein Beispiel aus der Praxis: Weil im Leasingdokument der Stempel des Leasinggebers fehlte, verzögerte sich die Auszahlung um mehrere Monate – obwohl das Fahrzeug ordnungsgemäß eingesetzt wurde.
Jedes Land kocht sein eigenes Rezept
Zusätzliche Komplexität entsteht dadurch, dass jedes Land sein eigenes Verfahren hat. Rückerstattungen sind unter anderem in Belgien, Frankreich, Spanien, Italien, Slowenien, Kroatien und Ungarn möglich – die Details unterscheiden sich jedoch überall.
In einigen Märkten kommen weitere Schritte hinzu, etwa:
- eine lokale Steuernummer (zum Beispiel in Spanien und Belgien),
- beglaubigte Übersetzungen von Dokumenten,
- die Zuordnung von Tankkarten zu konkreten Fahrzeugen.
Wichtig ist außerdem, in welchen Intervallen abgerechnet wird – monatlich, quartalsweise oder jährlich. Das entscheidet unmittelbar darüber, wie lange Unternehmen auf ihr Geld warten.
Rückerstattung: von wenigen Monaten bis zu zwei Jahren
Die Wartezeit bis zur behördlichen Entscheidung kann von einigen Monaten bis zu zwei Jahren reichen. Wie schnell es geht, hängt meist ab von:
- der Vollständigkeit des Antrags,
- den Anforderungen der zuständigen Behörden vor Ort,
- der Auslastung der Verwaltung,
- der Art der Leasingverträge und möglichen Übersetzungspflichten.
Entscheidend ist, von Anfang an ein vollständiges Dokumentenpaket aufzubauen und alles korrekt auszufüllen – das beeinflusst, ob der Fall genehmigt wird. Bewährt hat sich, alle notwendigen Unterschriften zu prüfen, Tankkarten festen Lkw zuzuordnen und bei Leasingverträgen sicherzustellen, dass die Vereinbarungen sauber aufgesetzt sind“, so Karolina Styrcz.
So versuchen Speditionen, schneller an ihr Geld zu kommen
Weil sich das Verfahren hinziehen kann, setzen manche Unternehmen auf Finanzierungslösungen oder wählen ein Modell mit häufigerer Abrechnung, um den Cashflow zu stabilisieren.
Ein wirksamer Hebel ist die monatliche Abrechnung – möglich etwa in Belgien, Kroatien und Spanien. Damit kommen Rückerstattungen deutlich schneller als in Ländern, in denen nur Quartalsabrechnungen vorgesehen sind, zum Beispiel Frankreich, Italien und Ungarn, oder sogar nur eine Jahresabrechnung wie in Slowenien“, erläutert Katarzyna Hondowicz.
Echte Entlastung – wenn die Vorbereitung stimmt
Die Rückerstattung der Kraftstoffverbrauchsteuer kann im internationalen Straßentransport ein wirksames Instrument zur Kostenoptimierung sein. Das größte Risiko liegt dabei weniger in den Regeln selbst, sondern in formalen Fehlern und fehlender Routine mit den lokalen Abläufen.
Für viele Flotten bleibt dieses Sparpotenzial bislang ungenutzt. Bei größeren Betrieben können sich – vorausgesetzt, die Administration läuft effizient – über das Jahr hinweg Beträge in der Größenordnung von mehreren zehntausend złotych summieren.
