A TMS-típusú megoldások (Transportation Management System) segítenek a szállítmányozás tervezésében, felügyeletében és elszámolásában. Az egyes rendszerek hasonlítanak egymásra, de nem egyformák. Egy konkrét, és nem egy másik rendszer melletti döntés esetén nem csak a funkcionalitására kell figyelni, de arra is, hogy „belesimulhasson” a konkrét felhasználó igényeibe. Tehát: hogyan vezessünk be egy ilyen megoldást?
A TMS-ek egyre inkább nélkülözhetetlennek tűnnek a mai cégek számára. A felhasználóknak számít a megfelelő interfész, a barátságosság, a könnyű kezelhetőség, de az alkalmazás rugalmassága is. Ez azonban nem minden. Ahhoz, hogy a lehető legjobb módon tudják felügyelni a szállítmányozási eseményeket, segítsenek a szállítmányozási eszközök leltárában és a megbízások vagy a dokumentumok megjelenítésében az adott felhasználó számára legmegfelelőbb módon, minél jobban be kell vezetni egy ilyen rendszert.
Kulcskérdés a biztonság
Amikor úgy döntenek a cégtulajdonosok, hogy bevezetnek egy informatikai kezelő rendszert, komoly kockázatot vállalnak. Éppen a programtól fog függeni az egész cég működése. HA „lehal” a szerver, nem lehet folytatni a folyamatos munkát. Még rosszabb a helyzet, ha a szerverek nincsenek megfelelő mértékben biztosítva, és az érzékeny adatok kikerülnek a nyilvánosságra. Olyan rendszereket kell keresni, amelyek megfelelő módon biztosítják az adatokat titkosítással és a banki tárolási szabványok alkalmazásával. Nagyon fontos, hogy az adatok rendszeresen archiválva legyenek.
Az ügyfelek egyre gyakrabban állnak át a drága és fejlett rendszerekről azokra, amelyek online elérhetők, és amelyek kezeléséhez nem szükséges több hónapos képzés. Eljött az ideje a részleteknek. A rendszer bevezetéséhez a beszállítónak lehetőleg sok adatra van szükségük a szállítmányozás szervezésével kapcsolatban. Ennek köszönhetően képesek hozzáigazítani a programot a vevő jelenlegi gyakorlatához, vagy új, egyszerűbb folyamatokat kialakítani, aminek köszönhetően időt takaríthatnak meg, és könnyebb ellenőrzést kapnak a szállítmányozási folyamatok felett.
Néha jelentéktelen részletek a vevő részéről nagyon fontosnak bizonyulnak a bevezetés szempontjából. Minél pontosabb a helyzetfelmérés, annál jobban sikerül a bevezetés. Néha rá kell szánni néhány napot a folyamatok közös elemzéséhez különböző nézőpontokból: a fuvarszervező, az elosztó, a könyvelő, a járművezető, stb. szemszögéből. Egy folyamatnak több dimenziója is lehet, attól függően, hogy milyen szemszögből nézzük” – magyarázzák a LIS Polskánál.
A Logintegra kiemeli, hogy a termékek az ügyfél egyedi igényeihez vannak igazítva, és emiatt a bevezetés megkezdése előtt műhelymunkát kell végezni az ügyfél székhelyén valamennyi, a rendszerben leírt szerepkör képviselőinek a részvételével. A műhelyek eredményeként létre lehet hozni a folyamatokat és specifikus sémákat, amelyek a további bevezetési munkák alapjai lesznek.
A TMS-t a megfelelő pillanatban kell alkalmazni
A túl kései döntés a szállítmányozást kezelő rendszer bevezetéséről, vagy a nem megfelelő megoldások alkalmazása jelentős hatással lehet a cég fejlődésére, ezért érdemes folyamatosan figyelni a TMS- és más IT-alkalmazások beszállítóinak kínálatát.
Léteznek megoldási modellek a bevezetéssel kapcsolatban, de az ezekhez való merev ragaszkodás nem mindig hozza meg a szükséges eredményeket. Dariusz Warda, IT projekt koordinátor logisztikai megoldások számára, a Logintegra igazgatótanácsának tagja kiemeli, hogy a TMS rendszer bevezetése annyira kulcsfontosságú a vevő számára, hogy a tulajdonosok nagyon komoly részvételére van hozzá szükség (vagy a vállalat igazgatótanácsáéra).
A legjobb az, ha a legfelsőbb vezetésből valaki, aki döntéshozásra jogosult, legyen a projektvezető megfelelője a beszállító részéről, mivel olyan rendszerről van szó, amely a szállítmányozó-spedíciós cég fő folyamatát fogja kezelni.
Dariusz Warda egyúttal azt is kiemeli, hogy a tervezés vagy a rendszer finomhangolása során elengedhetetlen az operációban dolgozó munkavállalók együttműködése: a speditőröké, az elosztóké, az elszámolási specialistáké stb. A legtöbbször a TMS rendszerek vevői nem vesznek fel IT-szakembereket. Ezért a szakember véleménye szerint nagyon fontos, hogy a beszállító oldalán a bevezetésben részt vegyen olyan valaki, aki a szállítmányozási és logisztikai területen szerzett tapasztalatot össze tudja kapcsolni a kezelést támogató rendszerek használatáról szerzett tudással.
A gyakorlat azt mutatja, hogy minden projekt eltér az összes többitől gyakorlatilag minden vonatkozásában
Ezt szem előtt kell tartani, és kulcsfontosságú, hogy a TMS rendszerek bevezetéséhez megfelelő mennyiségű idő és „humán erőforrás” álljon rendelkezésre. Nincs afelől kétség, hogy a TMS típusú rendszerek bevezetésekor nehézségekre kell számítanunk, hogyha nem készülünk fel megfelelően az egész folyamatra. Minden cégnek megvannak a kidolgozott módszerei a működésre, amelyeket a rendszernek támogatnia kell. Ezért érdemes minden részleg munkavállalóinak szükségleteire koncentrálni már a program kiválasztásának kezdeti szakaszában.
A funkcionalitás kereskedelmi prezentációja gyakran csapda. Hogy a program kezelhetőségét megbecsülhessük, a legjobb letesztelni a TMS-t a saját csapattal. Senki nem fogja jobban tudni, hogy a rendszer megfelel-e a felhasználók reális szükségleteinek. Paradox módon a túl sok szükségtelen funkció megbéníthatja az egész céget. A sok hónapos tanulás és az elmaradás az irodai munkával nem az, amiről a munkatársaink álmodoznak, amikor azt hallják, hogy „könnyítéseket fogunk bevezetni”. A megfelelő hosszúságú tesztidőszak lehetővé teszi annak a megítélését, hogy a rendszer tényleg olyan gördülékenyen megy-e, mint a bemutatón. Sajnos ez főleg a felhőalapú TMS-ek esetében lehetséges. Azok esetében, amelyekben a vevőnél építenek infrastruktúrát, nem mindig adnak lehetőséget kipróbálásra a végső környezetben. A szükségletek jó meghatározása és a pontos tesztelés lehetővé teszi a hosszú és kimerítő bevezetési folyamatba való beruházás elkerülését – magyarázza Anna Mucha, technikai kiszolgálási szakember a FireTMS-nél.
Való igaz, hogy nehéz teljesen kizárni a hibák kockázatát, főleg egy TMS osztályú megoldás kiválasztásakor és bevezetésekor. D. Warda a Logintegrától a leggyakoribbnak az úgynevezett „dobozos” megoldást tartja.
– Azt halljuk az ügyfelektől, hogy az ilyen megoldás választása csak látszólag engedett meg megtakarításokat, és nem oldotta meg a fő problémákat. Amennyiben a szigorúan vett spedíciós vállalatok folyamatai kevésbé összetettek, úgy a szállítmányozóknak saját flottája van, és sokkal rugalmasabb, testre szabottabb megoldásokra van szükségük – állapítja meg beszélgető partnerünk, összehasonlítva a különbségeket azokkal, amelyek adottak a kereskedelmi és gyártással foglalkozó vállalatok között – tervezés, kezelés vagy akár csak a költségek elszámolása ez utóbbiak esetében sokkal összetettebb és egyedibb.
A beszállítók egyetértenek abban, hogy egy dedikált rendszer megvásárlásával a vállalatra szabott megoldást kapunk, nem pedig fordítva.
Jellemzően a beszállító garantálja a módosítások bevezetésének lehetőségét is, amelyeknek a célja a megoldás tökéletesítése és módosítása a vállalkozás változásaival összhangban.
A TMS bevezetésével kapcsolatos másik fontos aspektusra hívják fel a figyelmet a LIS Polska szakemberei. Alapvető hibának tartják azt az elképzelést, hogy a rendszer telepítése után az azonnal hozzá lesz igazítva az ügyfél igényeihez, és a bevezetés csak néhány napig fog tartani. Közben pedig a bevezetés jellemzően több hónapig tart, ami alatt információt gyűjtenek, konzultációk folynak az érintett cégekkel, programozókkal, és képzések is zajlanak. Gyakori hiba az az elképzelés is, hogy a TMS rendszer mindent tud, és minden automatikusan történik. A TMS rendszer a tervezést, az automatizálást és a cég folyamatainak kezelését hivatott megkönnyíteni, de nem zárja ki teljesen az emberi tényezőt.
A TMS rendszerekbe fektető vállalkozások “réme” az, hogy minden részlegen külön kell telepíteni. Ez is csak egy közkézen forgó vélemény. Vannak már olyan TMS-ek – pl. a FireTMS – amely az úgynevezett „felhőben” üzemel. Egy ilyen TMS-t lehet használni mindenhol, és bármely számítógépen. Elég csak úgy bejelentkezni, mint az e-mail postafiókba.
A saját TMS kiválasztásakor ügyelj nem csak arra, hogy legyen mobil felhasználási lehetőség is, de arra is, hogy integrálva van-e más alkalmazásokkal: szállítmányozási tőzsdékkel, könyvelő programokkal, vagy a telematikai rendszerekkel Ez nagyban megkönnyíti a munkát.
Minden telepítés előtt az ügyfél részletes rendszertervet kap, amelyben benne vannak a pontos specifikációk, a költségkeret, valamint a bevezetés időterve. Ez lehetővé teszi az ügyfél számára a személyi, pénzügyi és időbeni erőforrások megfelelő tervezését. A bevezetés – minden alkalommal a termelő rendszerek bevezetését teljes tesztek elvégzése és prototípusok elindítása támogatja az ügyfél üzleti környezetében. A termelő rendszer bevezetése fennakadás nélkül zajlik, és a bevezetést végző csapatok megfelelő személyes segítségnyújtást biztosítanak a rendszer elindítása után a rendszer felhasználói és adminisztrátorai számára” – magyarázzák az OPTIDATÁNÁK (TMS Falcon).
Fotó: Pixabay