Informatikai támogatás nélkül a jelenlegi piac számos cégének elég nehéz lenne a dolga. A TMS (Transportation Management System) jellegű megoldásoknak több feladattal kell megbirkózniuk: segíteni a szállítások megtervezésében, monitorozásábán és elszámolásában a termelő és elosztó cégeknél.
A szállítmányozás tervezése a cégeknél problémás feladat szokott lenni, különösek a nagy cégek esetében, amelyek naponta sok tíz vagy száz járművet indítanak útnak. A késedelmek a szállítmányokban és a hibák az elszámolásokban csak néhány a problémák közül, amelyekkel a flottakezelők szembesülnek. Ezek azonban nem megoldhatatlan problémák.
A TMS rendszerek készítői kiemelik, hogy nehéz ma elválasztani a szállítmányozási szolgáltatásokat a termelő szektortól, a raktári vagy átrakodási szolgálatatásoktól. Lényegében a TMS tehát egy sokoldalú program, amelynek célja a munka megkönnyítése az irodában, a szervező- vagy elosztó irodában. A piacon elérhető megoldások száma gondoskodik róla, hogy a kiválasztás komoly kihívás legyen.
Az ügyfeleinket általában lebeszéljük arról, hogy csak egy ember hozzon döntést, különösen akkor, ha több részleg is dolgozni fog a rendszerrel. Érdemes meghívni beszélgetésre az elosztós kollégát vagy a könyvelőt. Ha a választást nem a tulajdonos végzi, akkor mindenképpen gondoskodni kell arról, hogy részt vegyen az első szakaszban, hogy segítsen világosan meghatározni a célokat és a költségkeretet. Az audit egyértelműen túl nagy szó a tevékenységre, amely alapján eldöntik, hogy az egész csapatnak mire van szüksége. Egy ilyen összejövetelen érdemes felrajzolni az eddigi folyamatokat minden részlegen és elgondolkodni azon, hogy melyik szakaszokat szeretnénk gördülékenyebbé tenni. Az ilyen jól riportolható találkozók nagyon értékes iránymutatással szolgálnak a döntéshozónak, akinek ki kell választania a konkrét eszközt a mindennapi munkához – mondja el Agnieszka Mikołajec, kommunikációs és képzési szakértő a FireTMS-nél.
Azt javasolja, hogy a minket érdeklő variánsok kiválasztása után mélységében is vizsgáljuk meg a kínálatot. Agnieszka Mikołajec véleménye szerint az egyszeri díjfizetés egy rendszerért sokszor csak kezdeti díj lesz, mivel rendszeresen fizetni kell a frissítésekért vagy a technikai segítségért, és a nagyon alacsony összegek a bérleti rendszerekben általában az alapverziót jelentik, vagy korlátozásokat, például a beadott rakományok/megbízások számát illetően.
Ne feledjétek azt sem, hogy számítsátok bele a bevezetés költségeit (beleértve a rászánt időt, amely szintén értékes), a plusz szerverek megvásárlását (néha elengedhetetlen, ha nagy mennyiségű adatok dolgozunk fel helyi programmal), és magának az alkalmazásnak a karbantartását – teszi hozzá Agnieszka Mikołajec.
A TMS többek között a szállítóeszközök leltározásakor, a szállítmányozási események monitorozásakor és a megbízások térképen való ábrázolásakor tűnik nélkülözhetetlennek. Neki köszönhetően a vállalkozó közvetlen adatokat kap a járműflotta kihasználtságáról, a TMS által feldolgozott adatok pedig betekintést nyújtanak a tényleges költségekbe, a megtett kilométerekbe, „teli vagy üresen”, és a felhasznált üzemanyag mennyiségébe.
A konkrét szükségleteknek megfelelő megoldás kiválasztásakor főként a funkcionalitási kritériumokat kell figyelembe venni, azokra a kérdésekre választ adva például, hogy a cég ki fogja-e használni az adott platform komplex lehetőségeit, vagy csak egyes moduljait. Ez a piacon kínált szinte valamennyi megoldásra vonatkozik. És egészen sok van belőlük.
A TMS Nawigator, amelyet a szállítója nem csak eszköznek, hanem szabályosan asszisztensnek nevez a cégvezetés, az elosztók és a fuvartervezők mellett
A térképpel való együttműködésnek köszönhetően a címadatokat földrajzi elhelyezkedés szerint tudja rendezni. A funkciók között szerepel: útvonalak létrehozása és ellenőrzése, geofencing, útvonalak folyosókba rendezése, kommunikáció a járművezetővel, a járművezető munkaidejének felügyelete, riasztások generálása a megbízások helytelen teljesítése miatt, a megbízások teljesítési idejének monitorozása és az útvonalak riportolása. A TMS Nawigator lényegében egy sor modul, amely lehetővé teszi a szállítási szolgáltatások funkcionális tervezését, lebonyolítását, monitorozását és elszámolását.
Közöttük van a Spedycja (spedíció) modul a megbízások automatikus felügyeletével és státuszainak beállításával, grafikus tervezési modullal, SMS kommunikátorral, formadokumentumok nyomtatásával, automatikus ÁFÁS számla generálással és a visszaküldendő csomagolások elszámolásával és belső analitikus összeállítással. Egy másik modul a ROKOS, amely a céges járművek és járművezetők felügyeletével, beosztásával és helyes kezelésével foglalkozó szakembereket és részlegeket célozza meg.
A segítségével lehet elemezni a járművek és megbízások költségeit és megtérülését, és a járművezetők munkáját is lehet értékelni (fizetési-jutalmas forgatókönyvek). Az elemei többek között a következők: járművezetők kartotékja, járművek kartotékja átadás-átvételi jegyzőkönyvekkel együtt, közúti papírok nyilvántartása, előlegek és útiköltségek elszámolása, események ideje, valamint az alkatrészek és szolgáltatások garanciális időszakainak felügyelete. Végrehajtásra kerül az adatok beolvasása is a készpénzmentes üzemanyagkártyákról és az útdíjakról, kezeli a járművek sérüléseit és kárait is.
A ROKOS együttműködik a Kasa (kassza), Magazyn (raktár) és Warsztat (műhely) modulokkal, lehetővé teszi többek között a felszerelés részletes elszámolását, így a visszajuttatandó csomagolásokét is.
Komoly „portfóliója” van az InterLAN-nak (többek között Raben; Rohlig Suus; Kawczyński Logistics), és az InterLAN TMS megoldása, a SPEED többek között kiterjed a fuvarszervezésre és a teljes járműves és a darabárus szállítmányozásra, az elosztásra és a darabárus hálózatokra, beleértve a tervezést, az optimálást és a a vállalati logisztikát.
A Raben esetében a bevezetés előtti elemzés során különleges figyelmet kapott a szállítmányozás tervezése (a bevezetésnek meg kellett könnyítenie az együttműködést Lengyelország északi és déli régiói között) és a flotta kihasználásának optimálása (ún. üresjáratok minimalizálása). Sok modul válaszként jött létre a felhasználók konkrét igényeire, pl. a szállítmányozók elszámolását szolgáló modul, az idegen (szerződéses) flottát kezelő modul. Az automatikus mechanizmusokról is szó van, amikor is a felhasználó valós időben értesítésre kerül a jelentős eseményekről, vagy az üzemanyagvásárlás újraszámlázásáról a speditőr flottás üzemanyagkártyája után.
Maga a program megért egy nemrégi módosítást, amely növelte az alkalmazás funkcionalitását. Az InterLan mSPEED folyamatos, kétoldalú kommunikációra szolgál a járművezetők és a TMS rendszer között. A járművezető valós időben veszi fel a megbízásokat, és rögzíti azok teljesítésének egyes szakaszait, köztük a rakományok felrakodását és lerakodását a raktárban, az átvétel/kiszállítás státuszait, beleértve az anomáliákat, a szállítmány végrehajtását igazoló dokumentumokat/szkennelt változatokat, az ügyfél aláírását a teljesített megbízás alatt, a tárolók elszámolását, a plusz szolgáltatások kezelését, így a visszaadandó dokumentumok kezelését és átvételét (COD).
Az L-Systemsnek JDA termékei vannak, egy olyan cégé, amely világszerte több, mint 4.000 céggel működik együtt.
Az L-Systems által kínált TMS többek között olyan szállítástervező alkalmazás, amely automatikusan lebontja a vevői megrendeléseket szállítmányokra. Javaslatokat tesz, a megrendeléseket útvonal szerint csoportosítja, figyelembe véve többek között az áruátvételi időpontokat az ügyfeleknél, az elérhető szállítási eszközöket és módokat, valamint a szállítmányok végrehajtásának költségeit.
Ezen felül az alkalmazás lehetővé teszi a járműnyilvántartás, a járművezetők, a biztosítási kötvények és műszaki vizsgák lejárati idejének és egyebeknek a kezelését is. Az ügyfél helyének meghatározásához a rendszer a címadatokat használja fel a geolokalizációhoz.
A rendszer a genetikus programozás technológiáját használja a járművek útvonalainak kialakításához. Az ilyen technológiával megírt programok nagyon gyorsan alakítanak ki útvonalakat nagyon nagy mennyiségű bemeneti adatból, amelyek esetében a pontos algoritmusok (a legjobb megoldás megtalálásával) akár évekig is kereshetnék a megoldást.
A genetikus programozás másik tulajdonsága a véletlenszerűségi tényező, amely kihatással van az eredményre – a program kétszeri lefuttatása ugyanazokkal az adatokkal eltérő útvonalakat is eredményezhet (bár mindkettő összehasonlítható minőségű lesz pl. takarékosság szempontjából). A munka felgyorsítása érdekében a rendszer a térképadatokra építve időnként távolságtérképeket hoz létre a cég ügyfelei között. A meghatározott paraméterektől függően frissíti ezeket a távolságokat, és értékeket generál az új pontokhoz (ügyfelekhez) – tájékoztatnak az L-Systemsnél.
Az útvonalak tartalmazzák a megrendelések listáját és a vevőket a megtervezett felkeresési sorrendben
A felhasználó látja, hány kilométer van az egyes pontok között, és mennyi időt vesz igénybe az odajutás. A rendszer lehetővé teszi az elérhető járművek kiválasztásának, a megrendelés kiválasztásának (alapértelmezetten valamennyit az adott napra), a kirakodás idejének (globálisan, vagy az ügyfél szerint) kezelését. Monitorozza a maximális számú pontot a járművezető útvonalán (munkaidő-túllépés tolerálása) és a járművek maximális terhelhetőségét.
Az ügyfél meghatározhat sok kezdeti és végpontot az útvonalak számára (a cég raktárai, központ, parkoló). Az ügyfeleknek a címadatokon és a preferált szállítmány-átvételi időpontokon kívül GPS pozíció szerinti adatai is vannak. Ez a pozíció automatikusan generálódik a címadat alapján. A megrendeléseket közvetlenül a cég rendszeréből lehet importálni vagy fájlon keresztül (státuszok: nem kirendelt, kirendelt, elfogadott, végrehajtott).
A TMS Falcon is (OPTIDATA) segít a szállítmányok optimálásában, a következőkkel: a megrendelések konszolidációja, a szállítmányok tervezése, járművezetők kezelése, járművek és szolgáltatások szállítóinak kezelése, szállítmányozási események monitorozása.
A jármű végig ellenőrzés alatt van, ezért a kezelő előre láthatja az esetleges késéseket a szállítmány megérkezésében. A beszállító felhívja a figyelmet a fejlett árképzési mechanizmusra, amely különböző költségösszetevőket is képes figyelembe venni (távolság, raklapok száma, tömeg, üzemanyagdíj, feladás helyszíne stb.), ami lehetővé teszi a szállítási költségek precíz felbecslését már a megbízások tervezési szakaszában. A felhasználói felület lehetővé teszi a rendszerkonfiguráció gyors megváltoztatását, a működés módját, az űrlapok és a riportok kinézetét. Lehetséges a könnyű integráció a felettes rendszerekkel (ERP/WMS).
Az adatcsere adatbázis-tranzakciók szintjén történik XML-re vagy más objektumokra támaszkodva egyedi specifikációk szerint. A hagyományostól eltérő megbízások kezelése lehetséges a különböző ágazatok számára való tulajdonságok meghatározhatóságának köszönhetően, egyedi szükségletek szerint. Megvan a lehetőség felhasználó által meghatározott árlisták létrehozására szállítmányozási szolgáltatásokhoz, valamit szállítmányozási szolgáltatások elszámolásához. A szállítmányozási költségek riportolása történhet megadott kritériumok mentén (pl. címzett, áruk), míg a szállítmányozók besorolása és az útvonalak optimálása a költségösszehasonlító ívek alapján.
A fuvarozási számlák elszámolása a fuvarmegbízással összekapcsolva történik. Nagyon fontos a fuvarral kapcsolatos események monitorozása a saját szállítmányok menetrendjével tükrében, és a járművezetők idejének beosztása. Fontos az úgynevezett „szociális költségek” csökkentése is (teherautók számának, kibocsájtott égéstermékek és balesetek mennyiségének csökkentése).
A leggyorsabban fejlődő ilyen jellegű rendszer a lengyel piacon a FireTMS
A beszállító azzal győzköd, hogy a modern technológiának köszönhetően a rendszer rugalmas, folyamatosan adnak hozzá új funkciókat, és a konkrét modulok hozzáigazítása az ügyfél szükségleteihez nagyon gyorsan megtörténik.
A FireTMS ereje az infrastruktúra, amelyben a felhasználó mozog. Sok ügyfelünk korábbi képzés nélkül önállóan képes elkezdeni a program alapvető funkcióinak használatát. Az intuitivitás és a tökéletesen kialakított funkcionalitás gondoskodik róla, hogy a bevezetés tarthat mindössze egy, vagy két napig. Továbbá a nem sok program közül az egyikként a FireTMS-t le lehet ingyenesen tesztelni pontosan ugyanabban a verzióban és ugyanabban a környezetben tesztelni, amelyben később majd igazi adatokkal használni fogják. Ez hatalmas előny egy rendszer kiválasztásakor, amely sok éven keresztül fog szolgálni – magyarázza Marcin Borek, értékesítés menedzser, bevezetési és ügyfélképzési szakember a FireTMS-nél.
Fotó: TMS