Ankstesnę dalį baigėme klausimu, kam mums tos visos naujos technologijos ir telematika. Remiantis keliais pavyzdžiais skubu atsakyti. Šioje dalyje papasakosiu apie failų siuntimo galimybes.
Visai neseniai – prieš dvejus metus, Europoje pasirodė daugybė įrašų apie sutartines nuobaudas vykdant transporto užsakymus, jei transporto įvykdymą patvirtinantys dokumentai nėra išsiųsti absurdiškai trumpu laikotarpiu (pvz., „iki 7 dienų nuo prekių pristatymo“). Neketinu ginčytis dėl sutartinių nuobaudų transporto užsakymuose, tačiau – įsivaizduokite – kaip patogų būtų gauti CMR ir kitus dokumentus iš vairuotojo iš karto po iškrovimo.
Šiandien, jei mums tikrai reikia kažkokio dokumento, turime keletą kitų galimybių. Tačiau turite pripažinti, kad vizija, kurioje po iškrovimo spustelėsite užsakymą savo TMS sistemoje, ir ten matote pridėtus nuskaitytus dokumentus, yra viliojanti.
Telematikos privalumai?
– Elektroniniai dokumentai
Šiuo metu vis daugiau įmonių sutinka priimti sąskaitas faktūras ir transporto dokumentus elektroniniu būdu. Tačiau daugeliu atvejų šiuos dokumentus skenuoja vežėjas tik po to, kai transporto priemonė grįžta iš maršruto, o tai reiškia mokėjimo paspartinimą, tiek, kiek trunka sąskaitos faktūros pristatymas paštu (t.y. nuo vienos iki dviejų savaičių).
Jei dokumentai nuskaitomi ir siunčiami į įmonę naudojant telematiką, šis laikas papildomai sutrumpinamas dar nuo vienos iki dviejų savaičių (priklausomai nuo važinėjimo Europos Sąjungos sistemos).
– Greitas klaidų ištaisymas
Kartais vairuotojas gali praleisti kokią nors detalę (kažkas pristatymo metu parašys kažką CMR dokumente kalba, kurios vairuotojas nesupranta). Kartais vairuotojas netinkamai užpildys CMR dokumentą – jame nėra pakrovimo arba iškrovimo datos. O paskui visi biure galvoja, kada jis tai iškrovė. Kartais vairuotojas po iškrovimo atsiima CMR kopiją be antspaudo (be iškrovimo antspaudo). Jei dokumentus gauname iš karto – įskaitomų skenų forma – galime nedelsdami reaguoti ir vairuotojas gali grįžti, be jokių papildomų išlaidų.
– Greitas reagavimas
Kartais vairuotojas nepasirūpins kad, pavyzdžiui, CMR būtų išrašytas specialiu, specifiniu būdu (neutralizavimo, bet ne tik), o kartais vežėjo darbuotojas (ekspeditorius, dispečeris) pamirš informuoti apie tai vairuotoją. Paprastai tai paaiškėja tik po kelių savaičių, kai dispečeris peržiūri transporto užsakymą ir vairuotojo pateiktus dokumentus. Tačiau tai bus jau per vėlu ištaisyti šią situaciją (ir vėl: nenoriu ginčytis dėl užsakymų neutralizavimo nuostatų teisėtumo). Siunčiant nuskaitytų dokumentų komplektą iš iškrovimo vietos, mes turime galimybę „pagauti“ vairuotoją dar iškrovimo vietoje ir ištaisyti klaidą.
– Sutaupytas laikas
Kai kiekvienas vairuotojas skirs 5 minutes per dieną tam, kad nuskaityti iškrovimo dokumentus, tai nepadarys didelės įtakos jo darbui. Bendrai tai bus 25 minutės per savaitę. Iš kitos pusės, biure gauname nuskaitytus dokumentus, priskirtus konkrečiam užsakymui. Sutaupome laiką susijusį su nuskaitymu, o dėl dokumentų, kuriuos mūsų biuro darbuotojas mato pirmą kartą, priskyrimo prie konkrečių užsakymų.
Be to, šie dokumentai yra reguliariai atsiunčiami – todėl išvengiame situacijos, kai savaitės pabaigoje, kai visi grįžta, biure auga CMR ir užsakymų dokumentų krūva (o mūsų darbuotojai neapdoros to per dieną, o per kelias dienas, kas sukels dar daugiau vėlavimų).
– Darbo optimizavimas
Dauguma vairuotojų šiuo metu bus pasipiktinę: kas aš, sekretorė? Turiu nuskaityti dokumentus ir kas dar? Jau atsakau, šiek tiek ironiškai: kiek kartų jūs, vairuotojai, švaistėte laiką, važinėdami nuo degalinės iki degalinės, ieškodami fakso aparato tam, kad persiųsti „skubų“ dokumentą į biurą, o po to sužinojote, kad nepavyko išsiųsti, biuras fakso negavo, trūksta antros pusės, ar apskritai dokumentas neįskaitomas? Vežėjau, aišku žinote, kad toks faksas kainuoja keletą eurų už puslapį? Nepaminėsiu net prarasto laiko ir sunaudoto kurio fakso aparato beieškant.
– Greitas dokumentų gavimas
Pridėkime prie to faktą, kad daugelis vežėjų nurodo transporto priemonėms grįžti savaitgaliui į bazę – tai yra penktadienį, retai būna tai penktadienio rytas, todėl sąskaitų faktūrų išrašymas ir siuntimas paprastai atidedamas kelioms papildomoms dienoms (savaitgaliui).
O iš kitos pusės: Važtaraščiai, pristatymo patvirtinimai, atsiėmimo iš sandėlio dokumentai, neutralūs CMR, leidimai vežti atliekas: juos gaunate kartu su užsakymu – o jūsų vairuotojas važinėja vėliau ieškodamas fakso degalinėse ir keikia.
Kuras nėra vanduo, kainuoja pinigus, vairuotojo laikas dar brangesnis, ir galiausiai: blogiausias dalykas – vėlavimas į pakrovimą ar iškrovimą, nes vairuotojas… ieškojo fakso aparato. Ar nebūtų lengviau dokumentą siųsti į įrenginį, iš kurio vairuotojas gali patogiai išspausdinti jį kabinoje?
Sąžiningai prisipažinsiu – važinėjau keliais automobiliais, kuriuose vairuotojai neturėjo pilnos telematikos, tačiau jie turėjo planšetinius kompiuterius su internetu ir spausdintuvus. Jus net neįsivaizduojate, kaip tai taupė laiką. Ir vairuotojo, ir mano – nes man nereikėjo stovėti 5 minutes prie fakso ir tikrinti, ar pavyko išsiųsti (o net jei matėsi – „išsiųstas“, vairuotojas nebūtinai jį gaudavo).