Taniej, szybciej i wydajniej, czyli dlaczego warto wdrażać elektroniczny list przewozowy

Wypełnianie papierowych dokumentów transportowych to monotonny oraz czasochłonny proces, który może skutkować wieloma błędami, a co za tym idzie wydłużeniem czasu obsługi dokumentów oraz zwiększeniem ilości wykorzystywanego papieru, który jak wiemy w obecnych czasach staje się coraz droższym zasobem.

Każdemu z nas zależy na czasie, zwłaszcza kierowcom, którzy mają sztywno określone godziny załadunku i rozładunku. W przypadku zastosowania cyfrowych dokumentów spedytor ma możliwość przygotowania niezbędnych dokumentów przed przyjazdem pojazdu na miejsce załadunku, co zdecydowanie skraca czas oczekiwania kierowcy na ładunek. Pliki przechowywane są w jednym bezpiecznym miejscu – w chmurze, dzięki czemu zyskujemy możliwość łatwego i szybkiego znalezienia dokumentów oraz uwag dotyczących konkretnego transportu.

Pamiętajmy też, że czas przechowywania dokumentacji transportowej wynosi 5 lat. Duża liczba zleceń sprawia, że jest nam potrzebna również duża przestrzeń do przechowywania dokumentacji, co generuje dodatkowe i niepotrzebne koszty. 

Taniej

Odnosząc się do analizy wykonanej przez SIRA Consulting Research dla Ministerstwa Transportu w Danii, możemy łatwo zobaczyć jakie oszczędności przynosi zastosowanie eCMR. Analizując, wypełnienie i kontrola listu przewozowego zajmują 5 minut, druk listu przewozowego (1 minuta), kontrola ładunku (4 minuty), potwierdzenie odbioru ładunku (0,5 minuty), wysłanie dowodu dostawy (5 minut) i archiwizacja dokumentacji (3 minuty). Proces administracji papierowego listu przewozowego trwa 23 minuty. Niesie to za sobą koszty rzędu 15,61 zł.

Przy zastosowaniu elektronicznego listu przewozowego czas obsługi ulega skróceniu do 9 minut, co redukuje koszty do 6,11 zł na jednym dokumencie! 

Szybciej

Kolejnym bardzo ważnym aspektem jest sam proces płatności za wykonaną usługę, który w przypadku papierowej wersji dokumentów, rozpoczyna się dopiero po przedstawieniu podpisanych oryginałów dokumentów. Termin płatności po wykonaniu transportu dochodzi nawet do 3 miesięcy. Biorąc pod uwagę również konieczność przesłania dokumentów kurierem lub dowiezienia ich do siedziby przewoźnika cały ten proces wydłuża nam się do nawet 111 dni! Wysyłka dokumentów kurierem skróci czas oczekiwania na dokumenty, będzie się jednak wiązała z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami.

Wykorzystując eCMR zyskujemy dostępność dokumentów od razu po zakończonym procesie transportu, dzięki czemu proces fakturowania może rozpocząć się zaraz po zebraniu podpisu odbiorcy ładunku. 

Wydajniej

Cyfryzacja dokumentacji jest znaczącym krokiem w kierunku usprawnienia i zwiększenia wydajności. Wprowadzenie elektronicznego listu przewozowego to ograniczenie emisji CO2 o około 60 tysięcy ton rocznie. Odpowiada to oszczędnościom związanym z kosztami zewnętrznymi w wysokości 3,5 mln euro rocznie.

Wykorzystanie elektronicznego listu przewozowego wiąże się również z redukcją kosztów administracyjnych tzn. kosztów związanych z zarządzaniem i wymianą informacji i dokumentacji dotyczących transportu. Jest to równoznaczne z zaoszczędzeniem 75-102 mln godzin rocznie lub czynności wykonywanych przez 36-49 tysięcy pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy.  

Cyfryzacja w branży TSL

Branża transportowa od niemal pół wieku posługuje się papierową wersją dokumentu CMR. 

Rozwój technologii i tym samym dążenie do transformacji cyfrowej wielu firm, umożliwiło stworzenie rozwiązań, które całkowicie eliminują papierowe dokumenty, również w transporcie. Powstałe rozwiązania oferowane przez platformy transportowe (np. GreenTransit) łączą obecne możliwości technologiczne z praktyczną wiedzą dotyczącą digitalizacji dokumentów, gdzie bardzo ważną rolę odgrywa również standaryzacja. Biorąc pod uwagę fakt, że w procesach digitalizacji przekształcamy tradycyjne obiekty czy dokumenty na ich cyfrowe odpowiedniki, należy wziąć pod uwagę kwestie standardowej i jednoznacznej identyfikacji poszczególnych elementów oraz standardowy sposób przekazywania sobie informacji na ich temat.

Tu z pomocą przychodzą standardowe formaty Elektronicznej Wymiany Dokumentów oferowane przez GS1 – w końcu digitalizacja dokumentów papierowych to obecnie podstawowy aspekt transformacji cyfrowej każdej organizacji. Standard EDI eCMR opracowany przez GS1 Polska umożliwia integrację z obecnie używanymi systemami w przedsiębiorstwach, co znacznie ułatwia cały proces wprowadzenia systemu do firmy. Dzięki temu dokumenty będą wygenerowane oraz przesłane do kierowców i pozostałych uczestników przewozu bez konieczności ludzkiej interwencji. Celem nie jest tylko digitalizacja, lecz automatyzacja przesyłania danych między podmiotami w łańcuchu dostaw.

Współautor: Agata Horzela, menedżer ds. standardów GS1 w TSL