Elektroniczne dokumenty w logistyce, czyli korzyści nie tylko dla przewoźników

Aspekt wypełniania, przekazywania i podpisywania dokumentów jest dla wszystkich czymś naturalnym i na pierwszy rzut oka nie widać potrzeby optymalizacji tego procesu. Jego digitalizacja może zapewnić zauważalne oszczędności, poprawić komfort pracy oraz usprawnić wiele procesów.

Papier kosztuje więcej

Administracja papierowych dokumentów jest niewątpliwie czasochłonnym procesem. W nawiązaniu do analizy wykonanej przez SIRA Consulting research dla Ministerstwa Transportu w Danii, zastosowanie elektronicznych wersji dokumentów pozwala na znaczące oszczędności administracyjne. Wydrukowanie listu przewozowego (1 minuta), zaktualizowanie statusu listu przewozowego (3 minuty), zarchiwizowanie papierowego listu przewozowego (3 minuty) i wysłanie dowodu dostawy (5 minut). W sumie proces administracji papierowego listu przewozowego zajmuje 11 minut. Średni koszt listu przewozowego (papierowego), przy założeniu, że czas przetwarzania wynosi 11 minut, wynosi 6,23 euro.

Cyfrowy list przewozowy kosztuje średnio 1,69 euro. Jest to oszczędność kosztów rzędu 4,53 euro na list przewozowy w oparciu o średni godzinowy koszt pracy w wysokości 18,50 euro. 

W Polsce z uwagi na mniejszą stawkę minimalną w porównaniu do krajów zachodnich ten koszt będzie niższy proporcjonalnie w stosunku euro do złotego, jednak wciąż pokazuje to skalę oszczędności związanych z samą administracją dokumentów. W skali roku i biorąc pod uwagę liczbę dokumentów w obrocie, powstaje kwota, która pozwoli nawet na 4-krotną  redukcję kosztów! 

Co w przypadku wystąpienia błędu? Gdy dokumenty wypisywane są ręcznie lub zostaną wydrukowane, trzeba je od nowa wypełniać. To generuje dodatkowy stres i wymaga poświęcenia dodatkowego czasu.

W przypadku korzystania z systemu GreenTransit, który w pełni zastępuje papierowe dokumenty na wersje elektroniczne, poprawa błędu jest szybsza i prostsza. Dokument zwyczajnie zostaje usunięty, a w jego miejsce pracownik generuje nowy dokument na podstawie wcześniej wprowadzonych danych, które możemy edytować w miejscu, w którym powstał błąd. Dane wprowadzają się automatycznie i zamiast od nowa wypełniać dokument i go drukować, wystarczy poprawić błąd i kliknąć “generuj”. Oszczędność czasu jest gwarantowana, a co za tym idzie oszczędzamy również pieniądze i cenny czas pracowników.

Słaby przepływ informacji między przewoźnikiem a załadowcą grozi opóźnieniami

W procesie jednego przewozu może brać udział wiele podmiotów. Przekazanie informacji o  planowanym czasie przyjazdu, czyli ETA (Estimated Time of Arrival), lub ważnych wytycznych dotyczących przewożonego ładunku jest z tego powodu utrudnione i często skutkuje opóźnieniami w załadunku lub rozładunku. Gdy dodamy do tego nieczytelne dokumenty lub wystąpienie w nich błędu, powstaje ryzyko opóźnień oraz kar z tego tytułu.

Elektroniczne wersje dokumentów dają nam możliwość, aby jeszcze przed dojazdem auta do magazynu, pracownicy mieli wgląd do odpowiednich dokumentów. W czasie rzeczywistym mają możliwość sprawdzenia, jakie auto przyjedzie, o której godzinie i kto odbierze dany towar. Przyśpieszy to proces załadunku bądź rozładunku związany z kontrolą dokumentów lub słabym przepływem informacji między przewoźnikiem a załadowcą, co często wiąże się z koniecznością oczekiwania aut na załadunek. W branży TSL bardzo ważny jest czas, a jeżeli wystąpi nawet najmniejsze opóźnienie, często skutkuje to przestojem aut, karami, opóźnieniami w produkcji, a w najgorszym przypadku kończy się to utratą kontrahenta.

Na tym etapie warto również wspomnieć o aspekcie występowania spedycji lub neutralizacji, czyli konieczności zabezpieczenia poufnych danych. Po rozebraniu procesu transportowego na części pierwsze i przeanalizowaniu obecnych norm i zwyczajów, udało nam się zachować anonimowość tych podmiotów, które tego oczekują przy jednoczesnym dostępie do potrzebnych dokumentów. W związku z tym elektroniczne dokumenty usprawniają również pracę spedycji i pozwalają na zdecydowanie łatwiejszy kontakt między spedytorem a kierowcą. 

Koszty obiegu dokumentów dotyczą nie tylko czasu pracy pracowników

Magazyny są w stanie w ciągu dnia zużyć parę ryz papieru na same dokumenty. W skali miesiąca sumując koszty związane z amortyzacją drukarek, zużyciem tonerów i papieru, a także czasem poświęconym przez pracownika na obsługę dokumentów jest to pokaźna kwota. Gotowe dokumenty świadczące o zakończeniu procesu transportu i wydaniu towaru z magazynu należy również przechowywać przez okres co najmniej 1 roku, co generuje dodatkowe wydatki.

Firmy magazynowe zdają sobie sprawę z kosztów i niewygody związanych z tym procesem, dlatego istnieją systemy, które umożliwiają generowanie dokumentów lub ich przechowanie. Nie jest to jednak optymalne rozwiązanie z uwagi na konieczność drukowania i skanowania dokumentów. Proces ten wciąż zajmuje dużo czasu i wymaga dodatkowej pracy. Platforma GreenTransit wyklucza konieczność drukowania i skanowania dokumentów, a cały proces od wprowadzania danych przez składanie podpisów po archiwizację odbywa się za pomocą bezpiecznej platformy przy użyciu komputera, telefonu lub tabletu.

System można również implementować do obecnie stosowanych systemów WMS, co gwarantuje jeszcze szybsze wypełnianie dokumentów oraz brak konieczności gruntownych zmian. Wprowadzenie zmiany i stosowanie elektronicznych wersji dokumentów jest więc niesamowicie proste i szybkie, a korzyści widać już po jednym miesiącu użytkowania systemu.

Elektroniczne dokumenty uproszczą kwestię higieny pracy

Obecna sytuacja spowodowana wirusem COVID-19 zmusza nas również do przemyśleń związanych z zachowaniem higieny obiegu dokumentów. Dokumenty te przekazywane są z rąk do rąk przez bardzo dużą liczbę osób. Jest to zagrożenie dla ludzi, którzy mają z nimi styczność. Obecna sytuacja zmusza nas do wprowadzenia kolejnych norm eliminujących możliwość rozwoju pandemii.

Nie wiemy, ile czasu zajmie powrót do normalności, ale konieczność zachowania ostrożności pozostanie z nami przez bardzo długi czas. Obecna technologia pozwala nam na skorzystanie z dokumentów, które możemy sprawdzić i podpisać za pomocą naszego osobistego urządzenia. Jest to nie tylko tańsze i szybsze, ale również zdrowsze dla nas i dla środowiska.

Tworząc system GreenTransit naszym celem było zoptymalizowanie każdego procesu związanego z dokumentami potrzebnymi do wykonania transportu, dlatego dużą uwagę przywiązaliśmy do codziennych użytkowników systemu – kierowców i magazynierów. Są to osoby, które codziennie spotykają się z czasochłonnym wypełnianiem oraz problematycznym przechowywaniem dokumentów. Po analizie pracy użytkowników dostosowaliśmy interfejsy do wyświetlania najważniejszych i potrzebnych funkcji, które pozwolą na uzupełnienie i podpisanie dokumentów za pomocą paru kliknięć. Zajmuje to zdecydowanie mniej czasu, a proces implementacji naszego rozwiązania jest niesamowicie prosty i szybki. 

Fot. Pixabay/kreatikar