Etykieta logistyczna, element międzynarodowego systemu standardów GS1, integruje uczestników łańcucha logistycznego, może też przyczynić się do obniżenia kosztów działania firm. GS1 to jednak nie tylko kawałek papieru, to także standard komunikacyjny pomagający w kontaktach pomiędzy kontrahentami w transporcie.
Do samych kodów kreskowych zdążyliśmy się już przyzwyczaić, jednak etykiety logistyczne bazujące na GS1, dzięki którym możliwe jest automatyczne odczytywanie danych zawartych w kodzie kreskowym, stosuje w Polsce na razie jedynie kilkanaście procent firm. Dla porównania, w krajach skandynawskich dziewięć na dziesięć wszystkich etykiet na paletach w magazynowaniu i dystrybucji to etykiety zgodne z GS1.
Ustandaryzowana etykieta umieszczana jest na dowolnej jednostce logistycznej, np. palecie. Producenci, hurtownicy, dystrybutorzy, przewoźnicy i operatorzy logistyczni przekazują sobie dzięki niej informacje o transportowanym towarze w jednolity sposób.
Dane na etykiecie podane są zarówno w formie tekstu, jak i w postaci kodu kreskowego GS1-128, za pomocą którego możliwy jest automatyczny odczyt informacji na temat zawartości jednostki logistycznej (np. palety), ilości towaru, a także:
– daty ważności,
– oznaczenia partii produkcyjnej,
– danych nadawcy i odbiorcy,
– innych, ważnych w łańcuchu dostaw informacji biznesowych.
GS1 i elektroniczna awizacja skracają czas dostawy
Z badań Instytutu Logistyki i Magazynowania wynika, że dzięki zastosowaniu etykiety wraz z elektroniczną awizacją skraca się do 33 proc. czas przyjęcia dostawy z zewnątrz (w porównaniu do przyjęcia realizowanego tradycyjnie).
W Europie, od lat działa grupa robocza GS1, która zajmuje się rozwojem i wdrażaniem ustandaryzowanych rozwiązań logistycznych. Wraz z ponad dwudziestoma organizacjami krajowymi (m.in. GS1 Polska) określono np. zawartość informacyjną etykiet logistycznych, szczególnie informacji przedstawianych w kodzie kreskowym GS1-128, czyli przewidzianych do odczytu maszynowego.
Obowiązkowym elementem etykiety jest Seryjny Numer Jednostki Wysyłkowej – SSCC (z ang. Serial Shipping Container Code). Etykieta logistyczna musi zawierać ponadto:
– numer GTIN jednostki handlowej (jednostki stanowiącej przedmiot zamówienia)
– liczbę jednostek handlowych zawartych w jednostce logistycznej
– datę ważności, datę pakowania lub datę produkcji
– jeśli paleta zawiera produkty z różną datą przydatności, na etykiecie powinna być uwidoczniona data najkrótsza oraz dodatkowo: oznaczenie serii / partii produkcyjnej (jeżeli produkt jest takim numerem oznakowany).
Zastosowanie etykiety ma przynieść wymierne korzyści organizacyjne i finansowe. Przykładem jest sieć Rossmann, która wprowadziła to rozwiązanie przed czterema laty, skracając m.in. przyjęcie dostaw do centrów dystrybucyjnych z etapów: rozładunku, rozpakowania palety i skanowania kodu towaru detalicznego, liczenia, wprowadzania danych do systemu IT oraz wydruku etykiety do: przyjęcia towaru, skanowania etykiety wygenerowanej przez dostawcę i wydruku etykiety.
Korzyści z użycia globalnego standardu
Rozwinięciem systemu GS1 jest globalny standard komunikacyjny GS1 XML, służący do elektronicznej wymiany informacji pomiędzy kontrahentami. Sprawia on, że zlecenia i inne otrzymywane i przekazywane komunikaty transportowe mają jednolitą postać.
Jedną z firm transportowych, stosujących go od niedawna jest Grupa Raben.
Krzysztof Garstecki, EDI IT manager w Grupie Raben podkreśla, że za sprawą stosowania tego standardu poprawiła się efektywność, dzięki automatyzacji procesu oraz zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów występujących przy generowaniu i analizie dokumentów transportowych.
– Operowanie standardami w elektronicznej wymianie informacji (EDI) niesie wymierne korzyści dla organizacji: skraca czas integracji, obniża jej koszt oraz sprawia, że proces integracji jest bardziej przewidywalny. Dobre standardy powinny być szczegółowo udokumentowane i zawierać jasne wskazówki wykorzystania. Powinny zarazem być ścisłe – aby minimalizować dowolność interpretacji, i elastyczne – by nadążać za zmieniającymi się potrzebami rynku. W Grupie Raben wierzymy, że takim właśnie standardem w elektronicznej wymianie danych jest GS1 XML – tłumaczy Krzysztof Garstecki.
Wśród korzyści z wprowadzenia GS1 XML wymienia się:
– skrócenie integracji systemów między partnerami biznesowymi,
– obniżenie kosztów projektów EDI (elektronicznej wymiany dokumentów),
– zwiększenie przejrzystości transakcji elektronicznych,
– przyspieszenie obsługi błędów związanych z nieprawidłowymi danymi w komunikatach transportowych.
GS1 przydaje się np. w instrukcjach transportowych używanych w relacjach klienta z przewoźnikiem i operatorem logistycznym. Zawierają one zlecenie przewozu towaru do jednego lub wielu miejsc dostaw. Instrukcje mogą dotyczyć jednego lub wielu towarów. Towary mogą być z kolei pakowane w jednostki transportowe. Identyfikacja tych jednostek może natomiast odbywać się przez identyfikator SSCC.
GS1 XML rozróżnia przesyłkę od wysyłki
W standardzie GS1 XML występuje rozróżnienie pomiędzy dwoma rodzajami dostaw, oznaczanymi jako „consignment” (przesyłka) oraz „shipment” (wysyłka). W pierwszym przypadku transport może być kilkuetapowy, grupuje zlecenia przeznaczone dla różnych miejsc załadunku i wyładunku, realizowane jednym środkiem transportu i służy do odwzorowania trasy przejazdu. „Consignment” może również zawierać szczegóły każdej z przesyłek z osobna lub tylko ich identyfikatory. W drugim przypadku dopuszczalny jest jedynie jeden etap transportu.
Infografika: GS1 Polska
Przekazywane komunikaty związane są z fizycznym przemieszczaniem towarów oraz ich monitorowaniem. Dane wymieniane z firmą transportową mają inny charakter niż te, które wymieniane są pomiędzy sprzedającym a kupującym.
Dla firmy transportowej kluczowy jest identyfikator przesyłki i jednostki transportowej. Komunikat, oprócz podstawowych danych, jak miejsce i data odbioru i dostawy, zawiera identyfikatory towaru i jednostek logistycznych, fizyczne parametry przesyłki, szczegóły dotyczące warunków transportu towaru, informacje na temat środka transportu, oraz dane podmiotów powiązanych z samym zleceniem (płatnik, odbiorca towaru, nadawca towaru, agencja celna, właściciel towaru, miejsce przeładunku, ubezpieczyciel), dane dotyczące towarów niebezpiecznych ADR. Komunikat ten nie jest oderwany od przepływu towarów, ponieważ dzięki wykorzystaniu numeru SSCC, każda jednostka logistyczna ma unikatowy numer w całym łańcuchu dostaw” – wyjaśnia GS1 Polska.
Numer można powiązać np. z zamówieniem, awizem dostawy i innymi dokumentami.
Foto: Pixabay/RomanoWalloy