W trzeciej części artykułu skupiłem się na szczegółowym opisie poszczególnych elementów audytu logistycznego. Tym razem przedstawię wyniki audytu procesów logistycznych: ich jakość i efektywność.
Ocena procesu przyjęcie towarów w magazynach:
– przyjęcie odbywa się bez uprzedniej awizacji ze strony dostawców
– realizowane są rozładunki na magazynach, w których towar nie jest później składowany (relokacja zapasu)
– rozładunki kontenerów odbywają się w magazynie M3, na rampie otwartej, zewnętrznej
– rozładunki na magazynie M1 są utrudnione ze względu na specyficzny, stromy zjazd w kierunku magazynu
– rozładunki na magazynie M2 realizowane są od czoła magazynu, niemożliwy jest dojazd ciągnika z naczepą od tyłu budynku.
Ocena kompletacja zamówień:
kompletacja odbywa się na podstawie wydrukowanych zamówień, bez użycia skanerów ręcznych (dalej HH)
zamówienia są kompletowane w:
– pojedynczych lokalizacjach (w obrębie jednego magazynu i jednego poziomu),
– pojedynczych lokalizacjach (w obrębie jednego magazynu i wielu poziomów),
– wielu lokalizacjach (konsolidacja z kilku magazynów),
– kompletacja z chaotycznie ułożonych lokalizacji często bez oznaczeń ,
– kompletacje wewnątrz lokalizacji z użyciem wind towarowych o ograniczonej przepustowości i wydajności.
Ocena efektywności i jakości procesów przyjęcia towaru:
– W magazynie M1 jest duże wypełnienie, przez co kolejne dostawy powodują zajmowanie całej powierzchni, zastawianie korytarzy, a tym samym wpływają na zwolnienie realizacji procesów, łamanie zasad BHP, itp.
– W magazynach: M2 oraz M3 wykorzystywane są rampy. Procesy ładunkowe realizowane na rampach są nieefektywne, gdyż w stosunku do doków/bram: wydłużają drogi transportowe, wymagają pracy na zewnątrz (utrudnienia: temperatura, ryzyko wypadkowe), powodują straty energii cieplnej (zimą ciepła, latem chłodu), itp. W nowoczesnych rozwiązaniach rampy nie są już stosowane (ich obecność była spowodowana brakiem właściwych rozwiązań technicznych na pograniczu magazynu i środków transportu, szczególnie z wykorzystaniem taboru kolejowego, itp.).
Szczególnie uciążliwa jest obsługa pojazdów nieprzystosowanych do pracy przy rampach (brak platformy), czego potwierdzeniem są choćby długie czasy rozładunku kontenerów (nawet 6 osób przez 6h, co daje 36 roboczogodzin, a więc tydzień roboczy dla 1 pracownika! dla jednej tylko dostawy).
Procesy przyjęcia nie są efektywne z następujących powodów:
– są realizowane sposobami technicznie niewydajnymi (niska ergonomia, przerywane, rampa, transport, przepakowywanie na palety i późniejsze 2 kontrole, ponowny transport),
– pochłaniają więcej pracy, choćby ze względu na transport na wyższe poziomy na buforowanie i późniejszy ponowny transport do strefy kompletacji, gdy można byłoby utworzyć strefę składowania oferującą jednocześnie strefę kompletacji,
– sam transport jest nieefektywny (np. wykorzystanie windy, która będąc pionowym i przerywanym środkiem transportu pracuje wolniej, tworząc jednocześnie wąskie gardło), w którym duża część procesów to puste przebiegi (powrotne).
Ocena efektywności i jakości procesu rozmieszczenia towaru w magazynie:
– rozmieszczenie towarów w magazynach ma dwojaki charakter: rozmieszczenie w kilku obiektach oraz rozmieszczenie w konkretnych magazynach.
– rozproszenie magazynów powoduje występowanie trudności związanych z łączeniem towarów do wysyłki końcowej, w postaci: trudności proceduralnych (dokumenty), transportu pomiędzy magazynami (czas, konieczność dodatkowych prac ładunkowych, pakowania, itd.) i w końcu wydłużonego czasu realizacji zamówień (odgrywającego coraz większą rolę w obszarze handlowo-sprzedażowym).
– rozmieszczenie towarów w samych magazynach wymaga realizacji pewnych analiz (głównie ABC ze względu na rotację i dodatkowe kryteria). Istnieje szereg utrudnień pozwalających na uporządkowanie tego aspektu (duża ilość towaru nierotującego zajmującego jednocześnie dużą powierzchnię i stanowiącego sporą wartość; składowanie blokowe; rozproszenie magazynów, itd.).
Same towary nierotujące oprócz zamrożonego kapitału i zajętej powierzchni powodują występowanie innych trudności, jak np. konieczność corocznych ewidencji, blokowanie „lepszych” powierzchni, do których drogi są krótsze, niewykorzystanie pełnej wysokości składowania w obiektach ograniczenia wynikające ze stertowania w określonej, maksymalnej ilości warstw).
Analizy rotacyjności towarów (XYZ/ABC)
Kluczowe dla wyników finansowych przedsiębiorstwa, artykuły zaklasyfikowane jako AX, AY, BX stanowią niecałe 4% wszystkich zapasów ABC Sp. j.
W strukturze zapasów przedsiębiorstwa, należy zwrócić uwagę na towary sklasyfikowane jako CZ. Często ich sprzedaż może być w tej chwili niemożliwa lub nieopłacalna, jednakże należy intensywnie szukać rozwiązań mających na celu zbycie tej części majątku firmy.
Szczegółowy rozkład wg rotacyjności zapasów możemy zobaczyć na rysunku nr 5 oraz w tabeli nr 4.
Tabela: Rozkład towarów w analizie ABC/xyz z podziałem na magazyny
Dla uzupełnienia obrazu rozkładu zapasów w magazynach, należy powyższą analizę uzupełnić o kolejne dane tj. o ilości pobrań. Analizując dane (Tabela nr 4 ) obrazujące rozkład rotacyjności towarów w każdym z magazynów, jednakże podstawowa analiza ABC/XYZ nie odpowiada na pytanie jak bardzo czasochłonny jest proces kompletacji danego artykułu w danej lokalizacji. Na jego podstawie należy określić tylko które z produktów mają największy udział w sprzedaży oraz które z nich charakteryzują się dużą częstotliwością odnawiania zapasu (zejść).
Analiza ABC-FC pozwala na kryteria ABC/XYZ nałożyć ilość pobrań (zadań do wykonania w magazynie) i w ten sposób określić grupę produktów które: są wysoko marżowe, często uzupełniane i mają stałe stany magazynowe, wobec czego przy relatywnie niskim nakładzie sił pozwalają przedsiębiorstwu zarabiać.
W celu optymalizacji ścieżek kompletacji w magazynach spółki, przeprowadzono analizę pogłębioną, które pozwoliła ustalić te indeksy towarowe które były pobierane najczęściej. Po ustaleniu listy kluczowych artykułów, stworzono dla nich specjalną strefę wydań, umiejscowiona w pobliżu stanowisko kontroli jakości i pakowania zamówień.
Analiza ABC-FC (Fuzzy Clasification) dla magazynu M3:
Źródło: Opracowanie własne
Należy zwrócić uwagę, że 1% zapasu (z artykułów), generuje > 95% sprzedaży co oznacza dla przedsiębiorstwa bardzo wysoki koszt utrzymywania zapasów w lokalizacji.
Drugim kryterium na które należy zwrócić uwagę jest niski % sprzedaży artykułów sklasyfikowanych jako AX przy ponad 14% ilości pobrań, zaledwie 2,99% sprzedaży.
Prawie 99% zapasu składowanego przez przedsiębiorstwo ABC Sp. j odpowiada za zaledwie ~2% przychodów ze sprzedaży, co wprost przekłada się na zamrożenie kapitału w stanach magazynowych i podniesienie kosztów zapasów.
52 965 artykułów poddanych analizie miało fizyczny stan magazynowy, tymczasem 459 z nich odpowiada za ponad 92 % sprzedaży przedsiębiorstwa.
W przypadku analizy mającej na celu optymalizację ścieżek kompletacji, kluczową informacja dla menadżerów jest ilość pobrań danego artykułu. Ponieważ nie zawsze towary z największą sumaryczna sprzedażą generują największy ruch na magazynie co przekłada się na najwyższy koszt obsługi.
Fot. Bartosz Wawryszuk