Najważniejsze informacje:
- W opisywanej sprawie miało dojść do 3956 tankowań i wyłudzenia ponad 102,9 tys. litrów oleju napędowego, a straty spółki oszacowano na ponad 628 tys. zł.
- Jednym z sygnałów ostrzegawczych może być użycie karty w miejscu, które nie odpowiada faktycznej lokalizacji pojazdu.
- Bezpieczeństwo nie powinno opierać się wyłącznie na PIN-ie lub limitach – znaczenie mają także monitoring transakcji, podział uprawnień i regularne audyty.
- Ryzyko rośnie, gdy jedna osoba może jednocześnie zamawiać karty, zmieniać ich parametry i kontrolować rozliczenia.
- W przypadku podejrzanej transakcji najpierw należy ograniczyć możliwość kolejnych operacji, a dopiero potem wyjaśniać zdarzenie.
We wrześniu 2026 r. Prokuratura Okręgowa w Ostrowie Wielkopolskim poinformowała o śledztwie dotyczącym wyłudzania paliwa na szkodę jednej ze spółek transportowych.
Według śledczych były dyrektor ds. transportu miał wykorzystać administracyjny dostęp do systemu obsługi kart paliwowych i wyrabiać dodatkowe karty przypisane do autentycznych pojazdów przedsiębiorstwa.
Drugi z podejrzanych miał następnie wykorzystywać je do tankowania paliwa do dużych zbiorników typu „mauser”, podczas gdy pojazdy, do których formalnie przypisano karty, znajdowały się w innych miejscach – niekiedy oddalonych o dziesiątki kilometrów.
Według ustaleń śledczych od 1 sierpnia 2025 r. do 31 sierpnia 2026 r. miało dojść do 3956 tankowań obejmujących co najmniej 102 905,12 litra oleju napędowego. Straty spółki oszacowano na 628 251,12 zł. Obaj podejrzani usłyszeli zarzuty i zostali tymczasowo aresztowani na trzy miesiące. Sprawa nie zakończyła się jeszcze prawomocnym wyrokiem.
Jak więc przewoźnik może wcześniej wychwycić podobny schemat?
PIN i limit nie wystarczą
Zdaniem Andreia Arkhutsika, Product Managera w E100, jednym z podstawowych błędów jest traktowanie pojedynczego zabezpieczenia jako wystarczającej ochrony.
W przypadku kart paliwowych największym błędem jest założenie, że bezpieczeństwo zapewnia jedno zabezpieczenie, na przykład PIN, limit czy blokada karty. Ryzyko może pojawić się na wielu etapach — wskazuje ekspert.
Jak dodaje, system bezpieczeństwa powinien obejmować jednocześnie procedury po stronie pracowników, właściwą konfigurację kart, bieżące monitorowanie transakcji oraz – w większych flotach – automatyczną analizę podejrzanych operacji.
Podstawą nadal pozostają najprostsze zasady: kierowca nie powinien przekazywać karty innym osobom ani przechowywać PIN-u razem z nią, a firma powinna wiedzieć, które karty są aktywne, do jakich pojazdów zostały przypisane i kto ma prawo z nich korzystać.
Przy kilkudziesięciu czy kilkuset pojazdach ręczna kontrola każdej operacji szybko staje się jednak niewykonalna.
Ciężarówka w jednym miejscu, karta kilkadziesiąt kilometrów dalej
Opisany przypadek dobrze pokazuje znaczenie porównywania miejsca transakcji z rzeczywistą lokalizacją pojazdu.
Jeżeli karta przypisana do konkretnej ciężarówki jest używana na stacji, podczas gdy dane GPS wskazują, że samochód znajduje się w zupełnie innym miejscu, powinno to być sygnałem do szybkiej weryfikacji.
Sygnałem ostrzegawczym może być na przykład tankowanie w miejscu, które nie pasuje do faktycznej trasy pojazdu, seria transakcji w krótkim czasie, nietypowy wolumen paliwa albo nagła zmiana częstotliwości korzystania z karty — wyjaśnia Arkhutsik.
Zastrzega jednocześnie, że pojedyncza anomalia nie musi automatycznie oznaczać oszustwa. Dodatkowe tankowanie czy większy niż zwykle wolumen mogą wynikać z realnej sytuacji operacyjnej.
Znaczenie ma przede wszystkim zestawienie kilku informacji: miejsca i czasu transakcji, historii korzystania z karty, rzeczywistej trasy pojazdu oraz jego faktycznej lokalizacji.
Limity powinny odpowiadać rzeczywistej pracy pojazdu
Jednym z podstawowych narzędzi ograniczających skalę potencjalnej straty są limity kart. Nie chodzi jednak o ustawienie ich możliwie nisko.
Najważniejsze jest dopasowanie ustawień do konkretnego pojazdu i charakteru jego pracy. Przy konfiguracji warto brać pod uwagę m.in. typową wielkość tankowania, pojemność zbiorników, częstotliwość tankowań, przebieg tras oraz kraje i stacje, z których pojazd rzeczywiście korzysta — mówi ekspert E100.
W praktyce przewoźnik może stosować ograniczenia kwotowe lub ilościowe, a także zawężać możliwość korzystania z karty do określonych krajów czy stacji.
Zbyt restrykcyjne parametry mogą jednak utrudnić realizację transportu, natomiast zbyt szerokie pozostawiają większe pole do nadużyć. Ustawienia powinny być też aktualizowane wraz ze zmianą tras, pojazdów czy sposobu organizacji pracy.
Ryzyko rośnie, gdy jedna osoba zamawia karty i kontroluje rozliczenia
W ostrowskiej sprawie szczególnie istotny jest jeszcze jeden element: podejrzany miał mieć administracyjny dostęp do systemu kart paliwowych, a jednocześnie – według śledczych – możliwość ingerowania w dane wewnętrzne firmy.
To wskazuje na ryzyko wynikające z nadmiernej koncentracji uprawnień.
Ta sama osoba może wtedy wykonać wrażliwą operację, a później sama ją kontrolować. Dlatego warto rozdzielić co najmniej trzy obszary: zamawianie kart i zmianę ich parametrów, kontrolę bieżących transakcji oraz rozliczanie wydatków — wskazuje Arkhutsik.
Nie oznacza to konieczności tworzenia trzech osobnych stanowisk. Chodzi o to, aby przy najważniejszych operacjach istniał niezależny punkt kontroli.
Przy zamawianiu nowych kart czy zmianach ich parametrów można stosować również zasadę „czterech oczu”, czyli zatwierdzanie operacji przez drugą osobę.
Ekspert rekomenduje także zasadę minimalnych uprawnień – pracownik powinien mieć dostęp wyłącznie do tych funkcji, których rzeczywiście potrzebuje do wykonywania swoich obowiązków.
Karty i uprawnienia trzeba regularnie przeglądać
Problemy mogą pojawiać się także bez celowego nadużycia. Kierowca odchodzi z firmy, pojazd zostaje sprzedany, zmieniają się trasy albo zakres obowiązków pracownika, a karta lub dostęp administracyjny pozostają aktywne. Zdaniem eksperta pełny przegląd kart i uprawnień warto wykonywać co najmniej raz na kwartał, a po zmianach personalnych czy sprzedaży pojazdu – od razu.
Kontrola powinna odpowiedzieć przede wszystkim na kilka pytań: czy każda aktywna karta jest nadal potrzebna, czy została przypisana do właściwego pojazdu, czy karty związane z wycofanymi samochodami zostały dezaktywowane oraz czy pracownicy nadal mają tylko taki zakres dostępu, jaki jest im potrzebny.
Szczególnej kontroli wymagają konta administracyjne.
Co zrobić po wykryciu podejrzanego tankowania?
W przypadku podejrzenia nadużycia nie warto zaczynać od długiej analizy.
W takiej sytuacji liczą się właściwie nie godziny, ale pierwsze minuty. Pierwszym krokiem powinno być zatrzymanie możliwości wykonania kolejnych transakcji – czasowa blokada karty lub innego dostępu, którego dotyczy podejrzenie — podkreśla Arkhutsik.
Dopiero po ograniczeniu możliwości kolejnych strat należy przejść do ustalania, co dokładnie się wydarzyło.
Firma powinna natychmiast zabezpieczyć:
- czas i miejsce transakcji,
- dane dotyczące operacji i użytej karty,
- rzeczywistą lokalizację pojazdu w tym samym momencie,
- historię wcześniejszych tankowań,
- informacje o kontach i osobach mających dostęp do systemu.
Jeżeli istnieje podejrzenie, że naruszenie dotyczy również kont użytkowników, trzeba zweryfikować ich uprawnienia i bezpieczeństwo dostępu.
Istotny jest także szybki kontakt z operatorem kart, aby sprawdzić, czy nie pojawiły się kolejne nietypowe transakcje i rozpocząć formalne wyjaśnianie zdarzenia.
Automatyzacja zyskuje na znaczeniu wraz ze wzrostem floty
W małej firmie właściciel może jeszcze osobiście zauważyć, że dana karta została użyta w nietypowym miejscu albo że jeden pojazd tankuje zdecydowanie częściej niż zwykle.
Przy 100 czy 300 samochodach taki model kontroli przestaje być realny.
W większych flotach coraz większe znaczenie mają więc systemy, które automatycznie zestawiają miejsce użycia karty z lokalizacją pojazdu. Jeżeli karta przypisana do konkretnej ciężarówki zostaje użyta w miejscu niezgodnym z jej trasą, system może oznaczyć operację jako podejrzaną lub zareagować jeszcze na etapie autoryzacji transakcji.
Podobnie można analizować częstotliwość tankowań, ich wolumen, lokalizację oraz powtarzalność nietypowych operacji. Automatyzacja nie eliminuje potrzeby kontroli po stronie firmy, ale przy większej liczbie kart pozwala szybciej wychwytywać zdarzenia wymagające sprawdzenia.
Pięć rzeczy, które przewoźnik może sprawdzić od razu
Z odpowiedzi eksperta można wyprowadzić pięć praktycznych zasad:
- Karta jak karta płatnicza: PIN nie powinien być przechowywany razem z nią, a utrata karty musi prowadzić do natychmiastowej blokady.
- Dopasowane limity: karta nie powinna mieć szerszych możliwości, niż wymaga praca pojazdu. Limity, kraje i stacje powinny odpowiadać faktycznym trasom.
- Alert musi prowadzić do działania: samo generowanie powiadomień nic nie daje, jeśli nikt ich nie analizuje.
- Regularne porządki: trzeba cyklicznie weryfikować aktywne karty i dostępy, szczególnie po zmianie kierowcy, sprzedaży pojazdu albo odejściu pracownika.
- Automatyczne porównywanie danych: miejsce tankowania, położenie pojazdu, częstotliwość operacji i wolumen paliwa analizowane razem mogą ujawnić schemat, którego nie widać przy pojedynczej transakcji.
Ochrona przed nadużyciami nie kończy się na kierowcy i samej karcie. Równie ważne jest to, kto w firmie może tworzyć nowe karty, zmieniać ich parametry, edytować dane i kontrolować rozliczenia. Im więcej tych uprawnień skupionych jest w jednym miejscu, tym ważniejsza staje się niezależna kontrola.
