Tabela paliwowa, czyli jak ograniczyć ryzyko zmiennych cen oleju napędowego

Wielu nadawców i spedytorów wykorzystuje tę sytuację i zaniża wysokość stawek. Często spotykana sytuacja: 20 proc. tańsze paliwo = 20 proc. niższa stawka – to błąd.

Jest też skuteczne rozwiązanie, które zapobiega takim praktykom. Z punktu widzenia uczestników rynku logistycznego ważniejsze jest, jak na te zmiany reagować, jak się przed nimi zabezpieczać, jak elastycznie modyfikować stawki za usługi logistyczne w zależności, od tego jakie są aktualne ceny paliw.

Wpływ ceny oleju napędowego na wysokość stawki transportowej

Kilka tygodni temu miałem okazję dyskutować z właścicielem sporej firmy transportowej, który z dużym niepokojem komentował zaniżanie stawek transportowych. Na moje pytanie – „Jak reagujecie na zmienne ceny paliw?” – nie było żadnej konkretnej odpowiedzi. Ta sytuacja stała się inspiracją do napisania tego artykułu.

Analiza kosztów firmy transportowej pokazuje, że cena oleju napędowego stanowi od 20 proc. aż do około 50 proc. kosztów każdego przejechanego kilometra. Wszystko zależy od profilu analizowanej firmy, średniej wartości frachtu, dystansu i kierunków transportu. Zmiana hurtowych cen paliw o kilka-kilkanaście procent może w znaczącym stopniu wpływać na ogólny wynik finansowy, funkcjonowanie i rentowność działania firmy transportowej.

Inne dane analityków transportu wskazują, że średnia marża w transporcie nie przekracza 3-5 proc. Przy tak niskiej marży, każde większe wahania cen paliw w znaczący sposób wpływa na rentowność realizowanych usług.

Rozwiązaniem jest mechanizm tabeli paliwowej, który gwarantuje utrzymanie tego samego poziomu rentowności przy dynamicznych zmianach rynkowych cen paliw.

Z perspektywy nadawcy, producenta, dystrybutora, koszty transportu i dystrybucji to najczęściej także najważniejsza linia kosztowa w budżecie logistyki. Zmienne ceny paliw to również kluczowa kwestia dla osób zarządzających łańcuchami dostaw po stronie nadawców.

Konstrukcja tabeli paliwowej

Tabela paliwowa to mechanizm, który automatycznie zmienia uzgodnione w umowie stawki, w zależności od zmian cen paliw na rynku. To także metoda ograniczania i przenoszenia ryzyka pomiędzy stronami zawartej umowy.

Większość dużych międzynarodowych operatorów logistycznych ma opracowane swoje własne mechanizmy kalkulacji tabeli paliwowej. Główna przyczyna takiej sytuacji to inna stawka bazowa przyjęta w modelu. Wprowadzenie modelu pozwala automatycznie korygować wysokość stawek transportowych bez konieczności każdorazowej renegocjacji. To podstawowa zaleta tabeli paliwowej, ale o tym później.

Brak takich mechanizmów w przypadku znacznych wahań cen paliw powoduje w konsekwencji:

– zbyt duże ryzyko leżące po jednej lub drugiej stronie umowy,

– konieczność częstych renegocjacji warunków umowy i wysokości stawek w zależności od sytuacji rynkowej.

Jak tabela paliwowa w praktyce wpływa na stawki?

Tabela paliwowa jest dość często spotykanym rozwiązaniem, ale okazuje się, że stosowanym głównie przez dużych operatorów logistycznych oraz firmy zlecające duże ilości przesyłek.

Dlaczego to rozwiązanie nie jest stosowane na szeroką skalę? Wątpliwości wynikają głównie z niezrozumienia modelu, braku umiejętność prawidłowego wdrożenia tego rozwiązania oraz możliwości szybkiej aktualizacji cennika ze stawkami.

Wszystkie większe portale prezentują informację na temat cen paliw. W praktyce logistycznej przyjęło się, że bazą referencyjną są tzw. hurtowe ceny paliwa publikowane przez PKN Orlen.

Wysokość dodatku paliwowego zależnego od notowanych bieżących średnich cen paliw liczona jest na podstawie mechanizmu złożonego z następujących elementów:

• Bazowa (referencyjna) cena palowa – średnia cena paliwa komunikowana na moment ogłoszenia przetargu lub rozpoczęcia współpracy pomiędzy stronami. Do tej bazowej średniej  porównywane są przyszłe notowania cen paliw.
• Aktualna średnia cena za bieżący okres – aktualne dane na temat cen paliw publikowane np. przez PKN Orlen, o którym wspominałem powyżej.
• Udział paliwa w stawce kontraktowej – uzgodniony pomiędzy stronami udział kosztów paliwa w całościowych kosztach usługi realizacji usługi transportowej (np.: 20, 30, 40 proc.)
• Korekta paliwowa – to wartość  proc. zmiany stawki bazowej za realizowaną usługę transportową wynikająca z uwzględnienia trzech powyższych składowników.

Korekta paliwowa może mieć wartość ujemną (obniżka stawki), bądź dodatnią (podwyżka cen usług). Częstotliwość może być różna (miesięcznie, kwartalnie itd.)

Można to określić wzorem:

Taki wzór pozwala automatycznie policzyć wysokość korekty paliwowej niezależnie czy aktualne notowania cen paliw są wyższe/niższe niż bazowa cena paliwa obowiązująca na dzień podpisania umowy.

W praktyce analizuje się średnie stawki z okresu X (miesiąc/kwartał ) do korekty paliwowej na okres X+1.

UWAGA: jako bazę do korekty zawsze przyjmuje się średnie ceny na dzień uzgodnienia stawek a nie średnią z ostatniego okresu.

Sam wzór i mechanizm nie jest bardzo skomplikowany, ale każdy z tych elementów może być negocjowany i każdy z nich w znaczący sposób wpływa na finalną wysokość korekty paliwowej.

W czasie negocjacji dotyczących tabeli paliwowej jest kilka kluczowych kwestii, na które trzeba zwrócić uwagę ponieważ mogą w znaczący sposób wpłynąć na rentowność współpracy. Są też plusy i minusy wdrażania tabeli paliwowej.

Case study

Wersja 1: wysoka cena paliwa

• Cena za fracht: 1000 zł/km za trasę z punktu z punktu A do B,
• Bazowa cena paliw: 4000 zł/m3 (metr sześcienny) według PKN ORLEN, czyli średnia cena oleju napędowego na dzień uzgodnienia stawek
• Aktualna cena paliw: 5000 zł/m3 czyli +25 proc. wzrost vs średnia cena z dnia uzgodnienia stawek.
• Udział paliwa w stawce: 40 proc.

Wysokość proc. korekty paliwowej: (5000/4000 -100 proc.)* 40 proc. = 10 proc.

Wartość korekty = 10 proc. * 1000 zł (proc. korekta * bazowa cena za fracht) = 100 zł

Dodatek paliwowy powoduje, że nowa stawka wynosi 1000 zł + 100 zł = 1100 zł

Wersja 2: niska cena paliwa

• Cena za fracht: 1000 zł/km  za trasę z punktu z punktu A do B,
• Bazowa cena paliwa: 4000 zł/m3 (metr sześcienny) wg PKN ORLEN czyli średnia cena oleju napędowego na dzień uzgodnienia stawek
• Aktualna cena paliw: 3000 pln/m3 czyli (-)25 proc. spadek vs średnia cena z dnia uzgodnienia stawek.
• Udział paliwa w stawce: 40 proc.

Wysokość proc. korekty paliwowej: (3000/4000 -100 proc.)* 40 proc. = (-)10 proc.

Wartość korekty = (-) 10 proc. * 1000 zł (proc. korekta * bazowa cena za fracht) = (-) 100 zł

Dodatek paliwowy powoduje, że nowa stawka wynosi 1000 zł – 100 zł = 900 zł

Kiedy warto stosować korektą paliwową?

Tabela paliwowa wprowadzana jest najczęściej tylko w przypadku długoterminowych umów logistycznych. Kiedy można powiedzieć, że umowa jest długoterminowa? Pierwsze skojarzenie podpowiada, że około 6 miesięcy. Analizując jednak obecną dynamikę zmian cen paliw, nawet przy umowie trzymiesięcznej (jeśli taka jest zawarta), warto było mieć zapisy regulujące automatyczną zmianę stawek transportowych lub możliwość renegocjacji stawek, ze względu na zmiany rynkowe.

Czy tabela paliwowa znajdzie się w umowie, czy też nie, zależy między innymi od aktualnej ekonomicznej sytuacji rynkowej, prognoz dotyczących cen paliwa, akceptowalnego poziomu ryzyku przez strony podpisujące umowę.

Jeżeli jesteś producentem/nadawcą dostaw, ale nie pracujesz w oparciu o stałą umowę logistyczną, zapewne szukasz przewoźników na giełdzie transportowej. W takiej sytuacji korekta paliwowa nie jest potrzebna, gdyż ceny które dostajesz są już kalkulowane przez przewoźnika w oparciu o aktualne rynkowe ceny paliwa.

Ceny paliw podlegają cyklom ekonomicznym i będą się zmieniać. Dynamika tych zmian może być różna i na to nie mamy wpływu. Mamy jednak wpływa na to jak zarządzamy tym ryzykiem, wpływamy na zapisy w umowie oraz na wysokość parametrów które wprowadzimy do umowy transportowej i tabeli.

Fot. Bartosz Wawryszuk