Te funkcje telematyki zaoszczędzą ci wielu problemów. Z nimi prowadzenie firmy transportowej jest łatwiejsze

W 2009 r., w prostszej wersji podłączało się urządzenie TomToma po prostu do zapalniczki pojazdu ciężarowego – i już. A jeśli ktoś nie chciał, aby kierowca mógł zbyt łatwo się “zgubić” wystarczyło wybrać wersję nieco droższą, gdzie podstawową “skrzyneczkę” można było ukryć gdzieś pod deską rozdzielczą. To także instalowało się prosto – wystarczyło podpiąć trzy kabelki: masę, napięcie, +napięcie z miejsca, które włączało się po przekręceniu stacyjki (wtedy pojawiał się dodatkowo sygnał, czy stacyjka jest włączona, czy nie).

Podpięcie się do tachografu cyfrowego? Żaden problem! Wystarczyło podpiąć jeden (JEDEN!) przewód do tacho, dokładnie do gniazda D8 (K-Line). Co prawda TomTom za ten przewód zawsze liczył sobie skandalicznie drogo, ale… zawsze można kupić po prostu złącze D do tachografu (kilkanaście złotych w hurtowni części auto-moto) i podpiąć zwyczajny miedziany przewód. Gwarantuję – działa identycznie. Podpięcie się pod szynę CAN? Proszę, jest końcówka. Wszystkie urządzenia łączyły się już wtedy między sobą przez bluetooth, więc – zero kabli.

Efekt? Komunikacja z kierowcą – darmowa (w abonamencie, wtedy ok. 100 zł, nielimitowana w UE). A mówimy o 2009 roku, kiedy same SMS-y kierowców z zagranicy kosztowały dość sporo. Pozycja auta – praktycznie w czasie rzeczywistym, z opcją na przełączenie się na widok ze zdjęciami satelitarnymi. Och, jakie było zdziwienie kierowców przywożących lewe kwity za postój na “serwisach” w Anglii. Kierowca nie potrafi znaleźć firmy – nie ma problemu: szukam, klikam w mapę, wybieram pojazd, a kierowca na swojej nawigacji dostaje pytanie: czy prowadzić cię w to miejsce?

Spalanie – z komputera, w czasie rzeczywistym. I przy każdym aucie/kierowcy informacja czyja karta jest włożona do tachografu oraz ile godzin jazdy dziś już dany kierowca „wyjechał”. Pamiętajcie: cały czas mówimy o roku 2009. 10 lat temu. Dla odmiany w Polsce mieliśmy wtedy rozwiązania przesyłające pozycję auta kilka razy dziennie sms-em.

A dzisiaj?

Dziś polscy producenci dogonili, a w niektórych przypadkach nawet przegonili konkurencję. Dziś coraz rzadziej mówimy też o monitoringu, a coraz częściej o telematyce.

Telematyka – czym różni się od monitoringu GPS?

Nie zanudzając was – termin pochodzi z języka francuskiego. Przesłanie pozycji GPS waszego auta na wasz komputer, to monitoring. Lecz gdy widzicie na bieżąco nie tylko pozycję – lecz dane z tachografu cyfrowego, dane dotyczące spalania, możecie też wysłać kierowcy coś w drugą stronę (miejsce załadunku, współrzędne do których kierowcę poprowadzi nawigacja, wiadomość co ma załadować), wreszcie: wszystko to jest spięte z jakimś systemem który pokazuje po stronie nadzorującego np. natężenie ruchu drogowego – to już telematyka.

Postawię teraz dość odważną tezę: dziś nie da się prowadzić konkurencyjnej firmy transportowej bez porządnej telematyki w autach.

Konkurencja na rynku jest coraz większa, koszty rosną – a stawki dla przewoźników niekoniecznie. To, na co można było jeszcze kilka lat temu “przymknąć oko”, przy dzisiejszych niskich marżach w transporcie może stanowić o “być albo nie być” przewoźnika drogowego. Na początek jednak spróbujmy określić, jakie cechy powinna mieć porządna telematyka:

– na pewno monitoring pozycji auta (GPS) w czasie niemal rzeczywistym, tj. odświeżany nie rzadziej niż 2 x na minutę,

– podłączenie do szyny CAN, dostęp do podstawowych informacji z komputera pokładowego,

– możliwość podłączenia drukarki i skanera w pojeździe oraz przesyłania plików – w obydwie strony (biuro <-> kierowca),

– podłączenie do tachografu cyfrowego i szybki, intuicyjny dostęp do bieżącego czasu jazdy kierowcy,

– podłączenie do urządzenia z nawigacją, tak aby zdalnie można było zobaczyć, co kierowca ma “wbite” u siebie jako punkt docelowy, a także wysłać kierowcy punkt docelowy bezpośrednio do nawigacji,

– API – tak aby to wszystko dało się zintegrować z porządnym TMS-em,

– możliwość podglądu ostatnich tygodni czasu pracy/jazdy kierowcy,

– automatyczna identyfikacja kierowcy po numerze karty kierowcy i wyświetlanie tych danych na mapie przy pojeździe,

– możliwość zaznaczenia stref na mapie, z opcją wysyłania notyfikacji (e-mail/sms), gdy pojazd znajdzie się w danej strefie.

Jeśli powyższe funkcje brzmią dla was trochę jak z filmu science-fiction, to nie jest zbyt dobrze…

No tak, spytacie, tylko po co mi to wszystko? Już piszę, posiłkując się przy okazji kilkoma przykładami.

Możliwość przesyłania plików

Stosunkowo niedawno – jakieś dwa lata temu pojawił się w zleceniach transportowych istny wysyp zapisów mówiących o karach umownych w przypadku, w którym dokumenty potwierdzające zrealizowanie transportu nie będą dosłane w absurdalnie krótkim terminie (np. “do 7 dni od dostarczenia towaru”). Nie zamierzam tutaj wchodzić w polemikę dotyczącą samych kar umownych w zleceniach transportowych, niemniej – wyobraźcie sobie – jak wygodnie byłoby mieć CMR i inne dokumenty od kierowcy zaraz po rozładunku.

Dziś, jeśli rzeczywiście jakiegoś dokumentu bardzo potrzebujemy – mamy oczywiście kilka innych opcji. Jednak musicie przyznać, że wizja w której po rozładunku klikacie w swoim systemie TMS na zlecenie i tam widzicie dołączone czytelne skany dokumentów, jest kusząca 🙂 Korzyści?

– Obecnie coraz więcej firm zgadza się na przyjmowanie zarówno faktur, jak i dokumentów transportowych w wersji elektronicznej. W większości przypadków jednak dokumenty te skanowane są przez przewoźnika dopiero po powrocie pojazdu z trasy, co oznacza przyspieszenie płatności o czas dostarczenia faktur pocztą (czyli od tygodnia do dwóch). Po zeskanowaniu dokumentów i przesłaniu ich przez telematykę do firmy po zakończeniu transportu, czas ten dodatkowo skróci się o kolejny tydzień do dwóch (w zależności od systemu jazdy po EU).

– Czasem kierowcy może umknąć jakiś szczegół (ktoś przy odbiorze wpisze mu coś w języku, którego kierowca nie rozumie w dokument CMR). Czasem też kierowca wypełni dokument CMR nieprawidłowo – a to nie ma na nim daty załadunku, a to nie ma na nim daty rozładunku. A później wszyscy w biurze zastanawiają się, kiedy on to naprawdę zrzucił. Czasem kierowca weźmie z rozładunku nie podbitą kopię CMR (bez pieczątki z rozładunku). Mając dokumenty od razu – w formie czytelnych skanów, możemy błyskawicznie zareagować i “cofnąć” kierowcę do biura bez dodatkowych kosztów.

– Czasami kierowca nie dopilnuje np. specjalnego, określonego sposobu wystawienia CMR (neutralizacji, ale nie tylko), a czasami to pracownik przewoźnika (spedytor, dyspozytor) zapomni kierowcy to przekazać. Zazwyczaj okazuje się to dopiero tygodnie później, gdy dyspozytor weźmie do ręki zlecenie transportowe i dokumenty od kierowcy. Tyle, że wtedy jest już za późno na naprawienie takiej sytuacji (i znów: nie chcę w tym miejscu wdawać się w polemikę nt. legalności zapisów o neutralizacji zlecenia). Dzięki przesłaniu kompletu zeskanowanych dokumentów jeszcze z rozładunku, mamy szansę złapać kierowcę jeszcze w miejscu rozładunku i naprawić błąd.

– Gdy każdy kierowca poświęci 5 minut dziennie na zeskanowanie dokumentów z rozładunku, nie wpłynie to znacząco na jego pracę. Będzie to raptem koszt 25 minut tygodniowo. Z drugiej strony, otrzymujemy w biurze zeskanowane już dokumenty przyporządkowane do konkretnego zlecenia. Oszczędzamy czas nie na skanowaniu, lecz na przyporządkowywaniu dokumentów które nasz pracownik biurowy widzi pierwszy raz na oczy do konkretnych zleceń. Dodatkowo, dokumenty te spływają na bieżąco – więc unikamy sytuacji w której pod koniec tygodnia, gdy wszyscy zjeżdżają, piętrzy nam się w biurze stos CMR i zleceń (a przepracowanie ich zajmie naszym pracownikom nie dzień, lecz kilka dni, powodując kolejne opóźnienia).

– Większość kierowców w tym momencie się oburzy: a co ja, sekretarka? Mam skanować dokumenty i co jeszcze? Już odpowiadam, nieco przewrotnie: a ile razy wy, kierowcy, traciliście czas, jeżdżąc od stacji paliw do stacji paliw, żeby znaleźć faks i przesłać jakiś “pilny” dokument do biura, a później dowiedzieć się, że jednak “nie przeszło”, “nie doszło”, “urwało, brakuje drugiej strony”, czy w ogóle “nieczytelne”? Przewoźniku, oczywiście wiesz, że taki faks kosztuje kilka euro za stronę? O paliwie i czasie straconym na poszukiwania faksu nawet nie wspominam.

– Dodajmy do tego fakt, że większość przewoźników ściąga auta na bazę na weekend – a więc w piątek, rzadko kiedy jest to piątek rano, więc wystawienie i wysłanie faktur zazwyczaj przełożone jest o kilka dodatkowych dni (weekend).

I w drugą stronę: Lieferscheiny, deliverki, WZtki, neutralne CMR-ki, zezwolenia na transport odpadów: dostajesz je, przewoźniku, razem ze zleceniem – a Twój kierowca jeździ później po stacjach, przeklina cię na czym świat stoi i szuka faksu. Paliwo nie woda, swoje kosztuje, czas kierowcy jeszcze więcej, no i wreszcie: nie ma to jak spóźnić się na załadunek lub rozładunek, bo kierowca… szukał faksu. Czy nie prościej byłoby to wysłać na urządzenie, z którego kierowca może to wygodnie wydrukować u siebie w kabinie?

Przyznam się szczerze – prowadziłem kilka aut, w których kierowcy nie mieli pełnej telematyki, lecz mieli tablety z internetem i drukarki. Nie wyobrażacie sobie nawet, jak bardzo to oszczędzało czas. I to zarówno kierowcy, jak i mój – bo nie musiałem sterczeć po 5 minut nad faksem sprawdzając czy “się wysłało” (a nawet jak “się wysłało”, kierowca niekoniecznie to dostawał).

Telematyka spięta z tachografem cyfrowym

Drugą, równie ważną możliwością jest podpięcie się z telematyką pod tachograf cyfrowy. Żeby było weselej, tak jak pisałem: robi się to jednym kablem. Korzyści z takiego rozwiązania także nie da się przecenić.

– Widzicie, czyja karta kierowcy jest w tachografie. Wszelkie kombinacje kierowcy – jazda bez karty, jazda na innej karcie – które, w razie wykrycia uderzą także w was – są od razu widoczne jak na dłoni. To wam w razie czego zatrzymają za granicą auto z towarem do czasu uregulowania mandatu (dziwnym zbiegiem okoliczności kierowcy mimo zarobków w okolicach 7 tys. zł wszyscy są na tyle ubodzy, że nie mają ~1000 euro na zapłacenie mandatu za swoje kombinacje). W Polsce – w razie “w” podobnie, tylko jeszcze gorzej, bo dodatkowo mandat na firmę i kontrola.

– Dyspozytor/spedytor widzi jak na dłoni, ile godzin jazdy w danym momencie kierowca ma “wyjechane”. Wiedząc (a czasem – widząc, ale o tym poniżej) gdzie dane auto ma rozładunek, może wstępnie sam oszacować kiedy kierowca będzie na rozładunku (czy nie musi zrobić dodatkowej pauzy, lub czy w ogóle na tym czasie jazdy dojedzie na rozładunek). Oszczędzamy czas – i swój, i kierowcy, i klienta, który wisi nam na telefonie. Jasne, nic nie zastąpi telefonu do kierowcy, nie da się tego zupełnie wyeliminować – ale potrzebną “na już” informację, gdzie kierowca jest i czy będzie musiał robić dodatkowo pauzę zanim gdzieś dojedzie, mamy dostępną także “na już”.

– Przy tak skonstruowanym monitoringu wychodzą od razu przyzwyczajenia kierowcy – bez konieczności robienia raportów widzimy, ile czasu dziennie “wyjeżdża”. Czy zbliża się do przepisowej granicy 9 h jazdy, czy staje po 7 h, bo lubi stawać na *Krzywej (*niech każdy sobie to uzupełni ulubionym parkingiem swojego kierowcy). I właściciel/dyspozytor może zareagować od razu. Bo pytanie kierowcy dwa tygodnie później, dlaczego w ten dzień wyjechał tylko 7 godzin jazdy, mija się z celem.

Dodam tutaj – jeden z polskich dostawców telematyki ma interfejs, w którym – po kliknięciu w dane auto na mapie – na dole widzimy wykres jazdy/pracy/odpoczynków kierowcy z ostatnich dwóch tygodni. W przejrzystej graficznie i czytelnej formie – od ręki możemy sobie sprawdzić, który cykl jazdy dziennej kierowca robi, kiedy będzie musiał zrobić pauzę weekendową i czy może zrobić pauzę skróconą. Mówię wam – bajka! Jakbyście sczytali jego kartę kierowcy, tylko online, w czasie rzeczywistym.

Podłączenie telematyki do nawigacji

To także bardzo funkcjonalne rozwiązanie. Wysyłacie kierowcy nie adres, ale punkt. Nie ma możliwości, że przekręcimy kod pocztowy i kierowca wyląduje kilkaset kilometrów dalej. Widzimy gdzie go wysyłamy. Eliminujemy tym samym konieczność “przepisywania” (w całym łańcuchu dostaw – dodam, przepisywania po raz kolejny!) tego samego adresu przez kierowcę. Po prostu wpisujemy adres w system (jak w google), sprawdzamy czy jest OK, a kierowca dostaje na nawigacji komunikat: przyszedł nowy adres, czy mam cię tam poprowadzić? Korzyści?

– Ograniczamy możliwość pomyłki w wyborze właściwego adresu przez kierowcę. Co prawda nie zdarzają się one zbyt często, ale gdy już się zdarzą… Oj, przyłapałem ja w życiu paru gigantów. Jeden z nich jechał ze Śląska do Turynu. Na początku porządnie wklepał kod i miejscowość. Później coś majstrował przy nawigacji, a wpisując ponownie miejscowość wpisał tę samą – lecz już bez kodu. Przyłapałem go gdy mijał Rzym (i to tylko dlatego, że powiedział mi że dziś powinien dojechać do Neapolu!). Za każdym razem gdy słyszałem w słuchawce: “Paweł, weź to sprawdź bo tu nie ma takiej firmy”, zastanawiałem się: gdzie ty, człowieku, jesteś? Co prawda – jak pisałem – takie sytuacje nie zdarzają się często, ale gdy już się przydarzą, razem z obciążeniami za spóźnienie potrafią kosztować więcej niż komplet urządzeń do telematyki do jednego auta.

– Jeśli wozimy materiały sypkie, kwiaty, owoce, warzywa (silosy, wywrotki, WF-y, chłodnie, izotermy) – słowem, ładujemy i rozładowujemy auta nie na strefach, ale u rolników, w gospodarstwach, kamieniołomach, kopalniach kruszywa – czasem współrzędne GPS to jedyny sposób, aby kierowca nie błądził tracąc czas (i Twoje pieniądze) na poszukiwanie miejsca załadunku czy rozładunku. Często sami zresztą w takiej sytuacji dostajemy tylko kod pocztowy, firmę i miejscowość. Wiem, to zajmuje czas, ale często prościej będzie znaleźć lokalizację gospodarstwa w Hiszpanii nam, w biurze, mając dostęp do widoku satelitarnego i szybkiego internetu, niż kierowcy na miejscu. Dodatkowo, ograniczamy ryzyko, że kierowca szukając jakiegoś adresu wjedzie nam w uliczkę, z której “szefie, chyba tylko helikopter mnie stąd wyciągnie”. O paliwie wypalonym na zwiedzanie okolicy nawet nie wspominam.

– Mając takie podłączenie widzimy także, co kierowca sobie wbił w nawigację. Jeśli zobaczymy tam “ES, La Jonquera” – to już znamy jego plany na weekend. A tak na serio – dobra telematyka “widząc” co kierowca ustawił sobie jako cel w swojej nawigacji, przeliczy nam czas potrzebny na dojazd z uwzględnieniem aktualnych warunków drogowych. To – w połączeniu z informacją z tachografu o “wyjechanym” przez kierowcę czasie, powoduje, że często “widzimy do przodu” i wiemy lepiej niż kierowca (bo uwzględniając aktualny ruch), kiedy nasza ciężarówka dotrze na załadunek lub rozładunek.

Możliwość ustawienia automatycznych alertów dla wybranych stref

Wybierając telematykę warto zwrócić uwagę na tę opcję. Pozwoli ona zautomatyzować pewne działania “nadzorcze” i niejako automatycznie pilnować kierowców. Korzyści?

– Każdy kierowca wie, że nikt nie ma czasu analizować 100 proc. jego tras. Więc monitoring monitoringiem, a kierowca swoje – zwłaszcza w godzinach, w których “nikt nie patrzy”. Wiadomo, przed wyjazdem w trasę każdy chce “posiedzieć” jak najdłużej w domu. Poniedziałki – to był mój koszmar. Cała ekipa wyjeżdżała z bazy spóźniona, a ja nie miałem czasu, aby sprawdzać historię i ślady GPS dla kilkunastu aut. Dlatego za wyjazdem z firmy ustawiłem dwie wirtualne strefy (można było wyjechać tylko główną drogą w lewo lub w prawo) – i dostawałem monity o każdym wjeździe ciężarówki w tę strefę. Rezultat? W poniedziałek rano miałem gotowy raport, kto o której wyjechał z firmy.

– Dodatkowo, możecie takimi strefami oznaczyć wszystkie podejrzane miejsca: czasem będzie to skup palet (i paliwa), czasem miejsce zamieszkania kierowcy (gdy nie pozwalamy parkować “pod domem”), a czasem skup zboża (jeśli wozimy zboża) lub skład opału (jeśli wozimy węgiel). I znów: nie raz i nie dwa po wizycie pod czyimś domem znalazłem na drodze tłuste plamy po ropie.

– Nie chcecie, żeby kierowcy wjeżdżali do Polski A18 z powodu fatalnej nawierzchni (płyty – kto jeździł, ten sam wie, jak zawieszenie dostaje w kość na tym odcinku)? Ustawcie strefę odpowiednio wcześniej, telematyka przypilnuje tego za was i da wam znać, gdy ktoś będzie się w ogóle wybierał w tamtą stronę.

– Liczycie ręcznie delegacje, czy minimalne pensje za granicą? Ustawcie sobie takie strefy na przejściach granicznych. Dla ciężarówek o dmc 40 t nie ma ich tak wiele. Tutaj warto zaznaczyć, że część dostawców telematyki potrafi automatycznie rozpoznawać ile dni i godzin auto przebywało na terenie każdego z krajów, a nawet wyliczyć na tej podstawie minimalną pensję.

Co wybrać – telematykę, czy prosty monitoring GPS?

Biorąc pod uwagę dzisiejszą sytuację na rynku odpowiedź może być tylko jedna. Oczywiście że telematykę. Choć rozwiązanie takie jest droższe niż prosty monitoring GPS, jednakże jak widzicie telematyka daje znacznie więcej korzyści. Nawet jeśli nie wszystko, co wyżej opisałem, jest wam dziś potrzebne – to nawet wykorzystanie niektórych przewag powinno zrównoważyć wyższe koszty takiego rozwiązania.

Warto też wybrać rozwiązanie przyszłościowe – jeszcze kilka lat temu np. tak powszechny dziś zapis o konieczności dosłania dokumentów w terminie do 7 dni od rozładunku pod groźbą kary umownej przyjąłbym ze śmiechem – i wybrał innego zleceniodawcę. Dziś jednak coraz więcej spedycji kopiuje takie zapisy do swoich zleceń i coraz trudniej to ominąć wybierając innego zleceniodawcę. A to przecież tylko jeden z przykładów, jedna z korzyści.

Celowo nie pisałem tutaj też o API i możliwościach płynących z połączenia telematyki i systemu TMS – bo to obszerny temat zasługujący na osobny artykuł.

Fot. Wikimedia/Travelarz CC SA 3.0