TMS-y do zmiany. Rewolucja cyfrowa ich nie ominie

– Jednym z najważniejszych dziś trendów na rynku TSL jest automatyzacja procesów, w związku z czym również dostawcy usług dla transportu będą musieli się zintegrować. To dotyczy również systemów TMS – przyznaje Maciej Wolny, współwłaściciel Marcos Bis, firmy produkującej systemy informatyczne dla transportu. – Musimy się łączyć z innymi dostawcami danych, aby ułatwić proces wyboru podwykonawcy czy negocjacji ceny. Mówiąc wprost – aby spedytor nie musiał już szukać ładunku w wielu miejscach, ale by wybierał go z dostępnych opcji na rynku, już z poziomu TMS.

A to na razie nie jest możliwe.

Właściwie wszystkie firmy spedycyjne łączy realizacja procesu organizacji transportu dla swoich klientów – w ramach której mieści się proces doboru przewoźnika lub środka transportu. Niestety, TMS-y pozwalają na wybór tylko z puli własnych przewoźników lub z floty własnej i dają bardzo słabą możliwość dobierania dalszych podwykonawców oraz przeprowadzania aukcji. A jest to dziś, jakby nie patrzeć, podstawowa operacja, którą spedytor zarabia na marże firmy spedycyjnej – zauważa Tomasz Łyszega, business development leader w Trans.eu.

– Spedytor musi więc korzystać z innych narzędzi, lub z giełdy, ale nawet w tym ostatnim miejscu oznacza to de facto, że robi to ręcznie, bo np. musi przeklikiwać się przez kilka okienek czatowych. Kiedy już wybierze podwykonawcę, dodaje go do TMS-a, aby tam dokończyć proces. Historia negocjacji i stawek oferowanych przez innych przewoźników pozostaje w archiwum rozmów giełdy. Powoduje to utratę danych z przebiegu aukcji, np. jakie były odchyły w oferowanych stawkach i jaka była liczba przewoźników, którzy brali udział w aukcji. Proces doboru przewoźnika zewnętrznego nie jest transparentny – dodaje Łyszega.

Dane, które giną

Rzeczywiście. Bo chociaż spedytorzy podczas omawiania warunków współpracy na konkretnych trasach zbierają sporo danych, to później nie są w stanie ich zgromadzić.

Najczęściej nie zbierają całego zakresu cen, które otrzymują od przewoźników. Jedyne, co zapisuje się w TMS-ach, to ostateczna wybrana cena, za jaką konkretny przewoźnik pojedzie. Tymczasem podczas negocjacji przez komunikator, maila, SMS-y, przewija się całe spektrum cen – wskazuje Paweł Ziaja, niezależny konsultant i spedytor.

Z tego ograniczenia stopniowo zaczynają sobie zdawać sprawę sami producenci TMS-ów.

Mamy dane aktualne, dotyczące wykonywanych właśnie transportów, mamy dane historyczne, pokazujące, jak podwykonawcy spedytora wykonywali te transporty do tej pory, a to już umożliwia planowanie przyszłych działań. Np. po to, by było jak najmniej „pustych kilometrów”. Nie da się jednak ukryć, że musimy poszerzyć zakres informacji i danych, które zawiera TMS – przyznaje Maciej Wolny.

Cel: ograniczyć “ręczne wklepywanie” do minimum

Ta integracja, zdaniem ekspertów, powinna przebiegać możliwie szeroko.

Myśląc o niej mam na myśli łączenie wszystkich narzędzi, którymi posługuje się spedytor, tak, aby działały wspólnie, w ramach jednego środowiska i wymieniały się informacjami – komentuje Maciej Wolny, którego firma zaczęła ostatnio współpracować z systemem Trans for Forwarders, czyli narzędziem automatyzującym całe zarządzanie transportem – od pozyskania frachtu po znalezienie przewoźnika.

– Zależy nam na tym, by spedytor miał np. wgląd w tak cenną informację, jaką jest średnia cena za ładunek na poszczególnych relacjach, co może następnie wykorzystać podczas negocjacji ze zleceniodawcami – dodaje. – Ale dodatkowe informacje to nie wszystko. Kluczowa jest również oszczędność czasu. Jeśli uda się znieść konieczność manualnego „wklepywania” zaleceń do systemu, dzięki temu, że nareszcie raz wprowadzona informacja będzie mogła być potem wielokrotnie wykorzystywana, spedytor tylko na tym zyska.

Zyska, bo jak wynika z obserwacji ekspertów, zarządzający transportem najchętniej wracają z ofertą do podwykonawców, z którymi mieli wcześniej jakikolwiek kontakt, na przykład na komunikatorze giełdowym. Szacuje się, że blisko 80 proc. frachtów robią oni z grupą 20 proc. przewoźników, z którymi w ogóle się komunikowali. Kluczowe więc wydaje się postawienie na przeprowadzanie szybkich, niemal automatycznych aukcji z tą grupą, a ponadto – zachowywanie propozycji ofert, które się od tych przedsiębiorców dostało.

Kluczowe – umiejętne korzystanie z danych

Dobry TMS jest obecnie krwiobiegiem firmy. Jednak aby działać optymalnie, już niedługo nie wystarczy być sprawnym w procesach wewnętrznych. Trzeba będzie nauczyć się umiejętnie korzystać z danych, przy czym mam na myśli zarówno dane wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz.

Te pierwsze są już obecnie w pewien sposób przetwarzane, np. na potrzeby raportów, ale nowoczesne technologie, jak np. Machine Learning już wkrótce dostarczą zupełnie nową wartość. TMS będzie uczył się zachowań użytkowników i na tej podstawie podpowie jak zrealizować konkretny transport. Będzie inteligentnym asystentem dyspozytora oraz przyczyni się do wyrównania poziomu wiedzy w firmie. Te technologie wymagają co prawda dużych mocy obliczeniowych, ale w przypadku TMS-a “w chmurze” zdejmujemy z klienta ciężar myślenia o tym.

Kluczowe będzie jednak wykorzystanie danych zewnętrznych: np. dostarczanych w czasie rzeczywistym statystyk dotyczących cen na danych kierunkach, lub przekrojowych danych historycznych, pozwalających przewidywać trendy.

Rolą TMS-a będzie zintegrowanie zewnętrznych dostawców takich danych oraz wpięcie ich w kluczowe miejsca w procesie planowania. Bardzo ważny będzie sam sposób prezentacji danych – chodzi o to, żeby użytkownik w danym momencie zobaczył dokładnie te informacje, które są mu potrzebne do podjęcia decyzji i nie musiał tracić czasu na odsiewanie szumu informacyjnego.

Tak jak dziś istotnym elementem każdego TMS-a jest integracja z giełdą ładunków, w niedalekiej już przyszłości podobna, lecz dalej idąca integracja nastąpi z platformami logistycznymi. TMS, przekazując precyzyjne dane do platformy logistycznej, będzie mógł automatycznie zaproponować efektywniejsze wykorzystanie floty, a rolą użytkownika będzie jedynie zaakceptowanie lub odrzucenie sugestii.

Coraz ważniejsze jest także to, aby TMS udostępniał interfejs API, który pozwala na zintegrowanie wewnętrznych i zewnętrznych wyspecjalizowanych systemów, jak np. systemy księgowe. Nie bez znaczenia będzie też intuicyjny interfejs użytkownika. To z pozoru błahostka, jednak klienci coraz częściej zwracają na to uwagę. Dziś już mało kto chce pracować na systemach z epoki Windows 95 i ten trend będzie się umacniać w miarę wchodzenia nowych pokoleń na rynek pracy. Wygodny, pozwalający szybko się odnaleźć interfejs użytkownika daje wymierne korzyści, liczone w czasie potrzebnym na wdrożenie oraz szkolenia pracowników – komentuje Krzysztof Adamczyk, vice president of the board w FireUp Software i FireTMS project leader.

Z człowieka nie zrezygnują

Jak przekonują producenci TMS-ów, nie ma właściwie systemu czy narzędzia, z którym program nie powinien się integrować, by odpowiedzieć na wyzwania rewolucji cyfrowej.

Począwszy od giełd czy platform, poprzez systemy telematyczne i GPS-y, aż po systemy ERP-owe, czyli odpowiadające za finanse i księgowość oraz wymianę dokumentów, to wszystko powinno działać w jednym środowisku – przekonuje współwłaściciel Marcos Bis.

Wiele procesów, które dziś przeprowadza człowiek manualnie, mogłoby odbywać się bezosobowo, automatycznie, dzięki wykorzystaniu algorytmów. Oczywiście myślę o procesach, które przebiegają w sposób prawidłowy. Człowiek w dalszym ciągu będzie potrzebny do rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji wszędzie tam, gdzie pojawią się jakieś odstępstwa od reguły.

Wtóruje mu Marcin Łańcucki, executive manager w ANSTA – firmie produkującej oprogramowania, m.in. dla transportu. – Rewolucja cyfrowa właśnie się dokonuje. Stale udoskonalane narzędzia dla programistów umożliwiają szybsze niż kiedykolwiek uruchamianie nowych, lepszych systemów. Możliwość wymiany danych między tymi systemami daje unikalne możliwości rozwoju dla praktycznie każdej branży – zauważa.

Do czego to doprowadzi, tego dziś nikt z całą pewnością nie jest w stanie precyzyjnie określić. Są jednak przesłanki, które pozwalają twierdzić, że TMS-y będą istotnie zwiększać swoją rolę w branży TSL, rozwijając się co najmniej w dwóch kluczowych kierunkach. Pierwszy to automatyzacja. Drugi to wspieranie użytkowników w podejmowaniu decyzji. Nikt nie myśli o tym, żeby zastąpić spedytora. Oprogramowanie ma mu zasugerować potencjalnie najlepsze rozwiązania, podsuwając kluczowe w danym momencie informacje – tłumaczy.

Koniec ery telefonów. Wszystko dzieje się automatycznie

Co to oznacza w praktyce?

TMS-y coraz lepiej radzą sobie z gromadzeniem i przetwarzaniem informacji o wadze ładunku, jego lokalizacji czy dostępnej na pojeździe przestrzeni ładunkowej. Są to informacje, które wkrótce będą regularnie stopniowo wprowadzane, co dzisiaj jeszcze nie jest standardem – zapewnia Marcin Łańcucki. – Dzięki temu systemy będą sugerować spedytorowi np. najszybszą lub najbardziej rentowną trasę przejazdu. Będą mogły wskazywać trendy dotyczące ilości ładunków dostępnych w określonych rejonach, co pozwoli spedytorowi na decyzję, czy nadal warto się nimi interesować, czy może zawczasu lepiej zmienić kierunek frachtów.

Zmieni się również komunikacja w całym łańcuchu dostaw.

Uruchomiliśmy mobilną aplikację, którą każdy z kierowców musi mieć aktywną na smartfonie lub tablecie. Mają taki obowiązek zapisany w kontraktach. Komunikacja jest prosta – kierowca wysyła krótkie komunikaty informujące o jego aktywnościach. Czeka na załadunku, jest w trasie, miał opóźnienie lub wypadek… – to wszystko dzieje się na poziomie TMS, spedytor wie co dzieje się z ładunkiem i nie musi podejmować czasochłonnych prób podjęcia kontaktu z kierowcą – tłumaczy ekspert.

Ma to jeszcze jedną zaletę. Otóż zachowana zostaje historia komunikacji. Dzięki temu nie dość, że wszystkie ustalenia są w jednym systemie, to jeszcze nawet jeśli ktoś skasuje jakiś komunikat, to zostanie po nim ślad.

Różne wymagania dla wymiany danych

Moim zdaniem, w krótkim okresie czasu, w najbliższych latach, systemy TMS będą wyposażone zarówno w mechanizmy pozwalające na integrację z innymi systemami typu TMS lub publicznymi platformami „ładunków” i „tras”, jak również będą zapewniały „izolowaną”/lokalną możliwość organizacji procesów transportowych.

Ta dwoistość wymagań bierze się stąd, że pewne usługi transportowe warto planować i realizować „przy dziennym” świetle, wykorzystując wymianę danych (sharing data) o możliwościach zaplanowania i wykonania transportu, które wynikają z informacji zgłaszanych publicznie, których standardowe stawki także są publicznie znane.
Z drugiej strony pozostaje duży obszar zarządzania procesami transportowymi, który pozostaje tajemnicą zleceniodawcy, spedytora i przewoźnika. System TMS musi umieć pracować w tych dwóch rozłącznych światach.

W pierwszym przypadku wymagania dla wymiany danych dotyczą bardziej danych biznesowych, wręcz handlowych, opisujących zadanie transportowe oraz zasoby możliwe do wykorzystania w transporcie.

W drugim przypadku wymagania dla wymiany danych dotyczą bardziej aspektów technicznych i operacyjnych, np.: bezpieczny kontakt planisty z przewoźnikiem w celu sprawdzenia możliwości dedykowania realizacji trasy wybranemu kierowcy, pracującemu dla wcześniej ustalonego przewoźnika.

Co będzie w dłuższej perspektywie – nie wiem… – komentuje Andrzej Sobala, Quantum software

Uzależnieni od Excela

Podobnie zrewolucjonizowana może być kwestia płatności.

Kluczowe będzie zintegrowanie TMS-ów z systemami bankowymi czy operatorami pocztowymi. W naszym TMS+ już od wielu lat firmy nie tylko wystawiają faktury, ale śledzą również czas dostawy faktury do klienta. Pozwala to unikać przedwcześnie podejmowanych czynności windykacyjnych. Opcja wysyłania przypomnień do klientów o przeterminowanej płatności poprawiła w wielu firmach skuteczność. To system sprawdza, ile jest takich faktur i na jaką kwotę, raportuje też średnie terminy płatności faktur przez klientów. To wyraźnie przyspiesza pracę, oszczędza czas, nikt w finansach i windykacji nie musi tego robić ręcznie – zauważa Marcin Łańcucki.

– Excel jest świetnym narzędziem, sam byłem od niego uzależniony przez długi czas. Jednak są działania, które powinny dziać się w firmach automatycznie, a Excelem tego nie osiągniemy – kwituje.

Zdaniem producentów TMS-ów, to właśnie jest głównym kierunkiem rozwoju.

Pamiętam czasy sprzed ponad 20 lat, gdy co rano spedytorzy gromadzili się, by omówić bieżącą sytuację. Tracili na to godzinę, niekiedy 1,5 – wspomina Maciej Wolny. – Dziś już takich rzeczy się nie robi, a i tak wciąż jest wiele czynności, na których spedytor może zaoszczędzić czas. Przerzucenie ich na systemy wspomagające wydaje się niezbędne.

Fot. Pixabay/RoyBuri/public domain