TMS-y do zmiany. Rewolucja cyfrowa ich nie ominie

A to na razie nie jest możliwe.

Właściwie wszystkie firmy spedycyjne łączy realizacja procesu organizacji transportu dla swoich klientów – w ramach której mieści się proces doboru przewoźnika lub środka transportu. Niestety, TMS-y pozwalają na wybór tylko z puli własnych przewoźników lub z floty własnej i dają bardzo słabą możliwość dobierania dalszych podwykonawców oraz przeprowadzania aukcji. A jest to dziś, jakby nie patrzeć, podstawowa operacja, którą spedytor zarabia na marże firmy spedycyjnej – zauważa Tomasz Łyszega, business development leader w Trans.eu.

– Spedytor musi więc korzystać z innych narzędzi, lub z giełdy, ale nawet w tym ostatnim miejscu oznacza to de facto, że robi to ręcznie, bo np. musi przeklikiwać się przez kilka okienek czatowych. Kiedy już wybierze podwykonawcę, dodaje go do TMS-a, aby tam dokończyć proces. Historia negocjacji i stawek oferowanych przez innych przewoźników pozostaje w archiwum rozmów giełdy. Powoduje to utratę danych z przebiegu aukcji, np. jakie były odchyły w oferowanych stawkach i jaka była liczba przewoźników, którzy brali udział w aukcji. Proces doboru przewoźnika zewnętrznego nie jest transparentny – dodaje Łyszega.

Dane, które giną

Rzeczywiście. Bo chociaż spedytorzy podczas omawiania warunków współpracy na konkretnych trasach zbierają sporo danych, to później nie są w stanie ich zgromadzić.

Najczęściej nie zbierają całego zakresu cen, które otrzymują od przewoźników. Jedyne, co zapisuje się w TMS-ach, to ostateczna wybrana cena, za jaką konkretny przewoźnik pojedzie. Tymczasem podczas negocjacji przez komunikator, maila, SMS-y, przewija się całe spektrum cen – wskazuje Paweł Ziaja, niezależny konsultant i spedytor.

Z tego ograniczenia stopniowo zaczynają sobie zdawać sprawę sami producenci TMS-ów.

Mamy dane aktualne, dotyczące wykonywanych właśnie transportów, mamy dane historyczne, pokazujące, jak podwykonawcy spedytora wykonywali te transporty do tej pory, a to już umożliwia planowanie przyszłych działań. Np. po to, by było jak najmniej „pustych kilometrów”. Nie da się jednak ukryć, że musimy poszerzyć zakres informacji i danych, które zawiera TMS – przyznaje Maciej Wolny.

Cel: ograniczyć “ręczne wklepywanie” do minimum

Ta integracja, zdaniem ekspertów, powinna przebiegać możliwie szeroko.

Myśląc o niej mam na myśli łączenie wszystkich narzędzi, którymi posługuje się spedytor, tak, aby działały wspólnie, w ramach jednego środowiska i wymieniały się informacjami – komentuje Maciej Wolny, którego firma zaczęła ostatnio współpracować z systemem Trans for Forwarders, czyli narzędziem automatyzującym całe zarządzanie transportem – od pozyskania frachtu po znalezienie przewoźnika.

– Zależy nam na tym, by spedytor miał np. wgląd w tak cenną informację, jaką jest średnia cena za ładunek na poszczególnych relacjach, co może następnie wykorzystać podczas negocjacji ze zleceniodawcami – dodaje. – Ale dodatkowe informacje to nie wszystko. Kluczowa jest również oszczędność czasu. Jeśli uda się znieść konieczność manualnego „wklepywania” zaleceń do systemu, dzięki temu, że nareszcie raz wprowadzona informacja będzie mogła być potem wielokrotnie wykorzystywana, spedytor tylko na tym zyska.

Zyska, bo jak wynika z obserwacji ekspertów, zarządzający transportem najchętniej wracają z ofertą do podwykonawców, z którymi mieli wcześniej jakikolwiek kontakt, na przykład na komunikatorze giełdowym. Szacuje się, że blisko 80 proc. frachtów robią oni z grupą 20 proc. przewoźników, z którymi w ogóle się komunikowali. Kluczowe więc wydaje się postawienie na przeprowadzanie szybkich, niemal automatycznych aukcji z tą grupą, a ponadto – zachowywanie propozycji ofert, które się od tych przedsiębiorców dostało.

Z człowieka nie zrezygnują

Jak przekonują producenci TMS-ów, nie ma właściwie systemu czy narzędzia, z którym program nie powinien się integrować, by odpowiedzieć na wyzwania rewolucji cyfrowej.

Począwszy od giełd czy platform, poprzez systemy telematyczne i GPS-y, aż po systemy ERP-owe, czyli odpowiadające za finanse i księgowość oraz wymianę dokumentów, to wszystko powinno działać w jednym środowisku – przekonuje współwłaściciel Marcos Bis.

Wiele procesów, które dziś przeprowadza człowiek manualnie, mogłoby odbywać się bezosobowo, automatycznie, dzięki wykorzystaniu algorytmów. Oczywiście myślę o procesach, które przebiegają w sposób prawidłowy. Człowiek w dalszym ciągu będzie potrzebny do rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji wszędzie tam, gdzie pojawią się jakieś odstępstwa od reguły.

Wtóruje mu Marcin Łańcucki, executive manager w ANSTA – firmie produkującej oprogramowania, m.in. dla transportu. – Rewolucja cyfrowa właśnie się dokonuje. Stale udoskonalane narzędzia dla programistów umożliwiają szybsze niż kiedykolwiek uruchamianie nowych, lepszych systemów. Możliwość wymiany danych między tymi systemami daje unikalne możliwości rozwoju dla praktycznie każdej branży – zauważa.

Do czego to doprowadzi, tego dziś nikt z całą pewnością nie jest w stanie precyzyjnie określić. Są jednak przesłanki, które pozwalają twierdzić, że TMS-y będą istotnie zwiększać swoją rolę w branży TSL, rozwijając się co najmniej w dwóch kluczowych kierunkach. Pierwszy to automatyzacja. Drugi to wspieranie użytkowników w podejmowaniu decyzji. Nikt nie myśli o tym, żeby zastąpić spedytora. Oprogramowanie ma mu zasugerować potencjalnie najlepsze rozwiązania, podsuwając kluczowe w danym momencie informacje – tłumaczy.

Koniec ery telefonów. Wszystko dzieje się automatycznie

Co to oznacza w praktyce?

TMS-y coraz lepiej radzą sobie z gromadzeniem i przetwarzaniem informacji o wadze ładunku, jego lokalizacji czy dostępnej na pojeździe przestrzeni ładunkowej. Są to informacje, które wkrótce będą regularnie stopniowo wprowadzane, co dzisiaj jeszcze nie jest standardem – zapewnia Marcin Łańcucki. – Dzięki temu systemy będą sugerować spedytorowi np. najszybszą lub najbardziej rentowną trasę przejazdu. Będą mogły wskazywać trendy dotyczące ilości ładunków dostępnych w określonych rejonach, co pozwoli spedytorowi na decyzję, czy nadal warto się nimi interesować, czy może zawczasu lepiej zmienić kierunek frachtów.

Zmieni się również komunikacja w całym łańcuchu dostaw.

Uruchomiliśmy mobilną aplikację, którą każdy z kierowców musi mieć aktywną na smartfonie lub tablecie. Mają taki obowiązek zapisany w kontraktach. Komunikacja jest prosta – kierowca wysyła krótkie komunikaty informujące o jego aktywnościach. Czeka na załadunku, jest w trasie, miał opóźnienie lub wypadek… – to wszystko dzieje się na poziomie TMS, spedytor wie co dzieje się z ładunkiem i nie musi podejmować czasochłonnych prób podjęcia kontaktu z kierowcą – tłumaczy ekspert.

Ma to jeszcze jedną zaletę. Otóż zachowana zostaje historia komunikacji. Dzięki temu nie dość, że wszystkie ustalenia są w jednym systemie, to jeszcze nawet jeśli ktoś skasuje jakiś komunikat, to zostanie po nim ślad.

Uzależnieni od Excela

Podobnie zrewolucjonizowana może być kwestia płatności.

Kluczowe będzie zintegrowanie TMS-ów z systemami bankowymi czy operatorami pocztowymi. W naszym TMS+ już od wielu lat firmy nie tylko wystawiają faktury, ale śledzą również czas dostawy faktury do klienta. Pozwala to unikać przedwcześnie podejmowanych czynności windykacyjnych. Opcja wysyłania przypomnień do klientów o przeterminowanej płatności poprawiła w wielu firmach skuteczność. To system sprawdza, ile jest takich faktur i na jaką kwotę, raportuje też średnie terminy płatności faktur przez klientów. To wyraźnie przyspiesza pracę, oszczędza czas, nikt w finansach i windykacji nie musi tego robić ręcznie – zauważa Marcin Łańcucki.

– Excel jest świetnym narzędziem, sam byłem od niego uzależniony przez długi czas. Jednak są działania, które powinny dziać się w firmach automatycznie, a Excelem tego nie osiągniemy – kwituje.

Zdaniem producentów TMS-ów, to właśnie jest głównym kierunkiem rozwoju.

Pamiętam czasy sprzed ponad 20 lat, gdy co rano spedytorzy gromadzili się, by omówić bieżącą sytuację. Tracili na to godzinę, niekiedy 1,5 – wspomina Maciej Wolny. – Dziś już takich rzeczy się nie robi, a i tak wciąż jest wiele czynności, na których spedytor może zaoszczędzić czas. Przerzucenie ich na systemy wspomagające wydaje się niezbędne.

Fot. Pixabay/RoyBuri/public domain