WYWIAD: Jak Seifert Polska zabezpiecza się przed kradzieżami i wyłudzeniami? Baza parkingów i monitorowanie KRS to dopiero początek

Dorota Ziemkowska, Trans.INFO: Powiedział pan kiedyś, że nawet 75 proc. firm transportowych zostało kiedykolwiek dotkniętych przez kradzieże albo wyłudzenia. Seifert znajduje się w tej grupie?

Arkadiusz Pilarski, Team Leader działu transportu w Seifert Polska: Podtrzymuję w całości. Problem kradzieży i wyłudzeń w transporcie jest poważnym zjawiskiem i stale rośnie. Według danych statystycznych, trzy na cztery przedsiębiorstwa z branży TSL w ciągu ostatnich pięciu lat doświadczyły tej sytuacji i padły ofiarą przestępstwa. Na rynku nie brakuje wykonawców szukających łatwego zysku, a wartości przewożonych towarów sięgają często kilkuset tysięcy euro. W Seifert Polska uszczelniony proces przyjmowania oraz realizacji zleceń transportowych, pozwala na wykrycie w porę prób wyłudzeń.

Jakich prób?

Zdarzyło się, że w dniu załadunku towaru klienta nagle nastąpiła zmiana danych załadunkowych, a po towar podstawiło się zupełnie inne auto, niż pierwotnie to było ustalone. Po natychmiastowej weryfikacji okazało się, że podstawione auto w ogólnie nie należało do naszego zleceniobiorcy.

A Państwa klienci mają złe doświadczenia z innymi firmami spedycyjnymi – padali ofiarą kradzieży lub wyłudzenia?

Tak.

Jak do tego dochodziło?

Najwięcej problemów pojawia się, kiedy na rynku jest bardzo dużo pracy i ogromna ilość wolnych zleceń transportowych, czyli w sezonie. Podaż samochodów jest wtedy mocno ograniczona, a popyt na nie olbrzymi. Kiedy przepustowość sięga zenitu, klienci szukają jakiejkolwiek firmy transportowej, aby tylko towar w końcu wyjechał, gdyż naciska odbiorca.

Prawda jest też taka, że jeszcze w wielu firmach m.in. produkcyjnych nie funkcjonują konkretne procedury rewidujące. Pracownicy tychże firm są zdania, że każde przedsiębiorstwo transportowe działa uczciwie. Wysyłają towar i sądzą, że mają problem z głowy. A potem się okazuje, że załadowany towar nie dojeżdża do odbiorcy.

To, o czym pan teraz wspomina, czyli wyłudzanie towaru przy rozładunku lub załadunku, poprzez zmianę samochodu czy adresu, jest dziś jedną z bardziej popularnych metod kradzieży. Tylko jak się przed czymś takim chronić? Wystarczy uczulić kierowców, by przestrzegali pewnych procedur?

Uwrażliwianie kierowców to jedno. Sednem sprawy jest wybór firmy spedycyjnej dysponującej sprawdzoną, kompleksową polityką bezpieczeństwa postępowania, od momentu przyjęcia zlecenia aż po rozładunek. Firma Seifert oczywiście taką posiada, co przekłada się na wysoki poziom bezpieczeństwa powierzonych nam zleceń. W przypadku każdego transportu należy z góry zakładać, że może dojść do kradzieży i starać się taką ewentualność maksymalnie wyeliminować. Nasza czujność nie może zostać nigdy uśpiona, bez względu na wartość towaru do przewiezienia.

Nie uogólniajmy. Niech mi pan powie, jak to w pańskiej firmie wygląda.

Powiem Pani szczerze – swojej kuchni się nie zdradza. Informacje o jakie Pani pyta mogłyby wprost ułatwić zadanie nieuczciwym podmiotom.

W porządku, będę pytać o konkretne rozwiązania, a pan będzie potwierdzał, albo zaprzeczał. Pierwsza rzecz, to zasady wydawania towaru przez kierowcę. Wystarczy wymagać od niego, by nie rozładowywał ciężarówki, jeśli nie dostanie poświadczonych dokumentów?

W Seifert Polska z pewnością nie wystarczy. Przede wszystkim nasi kierowcy mają kontakt tylko z przypisanym dysponentem np. ze mną. Nie ma możliwości, by ktokolwiek inny z zewnątrz skontaktował się z nimi prosząc np. o rozładunek towaru na innym magazynie w imieniu odbiorcy. Jeśli faktycznie bowiem dochodzi do zmiany miejsca rozładunku w trakcie procesu transportowego sytuacja podlega weryfikacji według naszych wewnętrznych standardów. Inwestujemy w regularne szkolenia i wdrażamy metody mające na celu maksymalne zabezpieczenie powierzonego nam zlecenia. Wspierają nas też systemy telamatyczne.

Czego konkretnie wymagacie od przewoźników, jeśli chodzi o telematykę?

Systemy telematyczne nie tylko usprawniają transport, ale przede wszystkim znacznie podnoszą poziom bezpieczeństwa. Zapewniają m.in. łączność pojazdów z firmą. Telematyka to również inwestycja, która umożliwia optymalizowanie funkcjonowania przedsiębiorstwa. W Seifert Polska zdecydowanie preferujemy współpracę z przewoźnikami gwarantującymi nam dostęp do kierowcy i auta o każdej porze dnia i nocy (nadajniki GPS) oraz informacji, które odczytujemy albo na komputerach albo, co wygodniejsze, w aplikacjach mobilnych.

Wyznaczacie parkingi, na których kierowca może się zatrzymać?

Oczywiście, mamy wypracowaną bazę parkingów oraz własne miejsca postojowe zlokalizowane przy oddziałach Seifert Logistics Group, w całej Polsce i zagranicą, z których korzystają m.in. nasi kontraktowi przewoźnicy. Rzecz jasna wraz z ilością oddziałów z roku na rok przybywa nowych pozycji w bazie.

Wspomniał pan o weryfikacji przewoźników. Jak u was ona przebiega?

Weryfikacja przewoźnika w firmie Seifert jest wieloetapowa i bardzo skrupulatna. Dzięki cyklicznym szkoleniom wprowadzamy nowe narzędzia weryfikacyjne aby cały proces stale doskonalić. Proste sprawdzenie dokumentów podwykonawcy, nie wystarcza.

Od nich jednak zwykle się zaczyna. To może i my od tego zaczniemy?

Jeśli podejmujemy współpracę z nowym przewoźnikiem, który np. udostępnia nam auta, którymi będziemy dysponować lub chce z nami współpracować regularnie, to odbywamy z nim cykl spotkań, przeprowadzamy audyt tej firmy.

W przypadku zleceń pojedynczych, bo takie też się zdarzają, korzystamy z wypracowanej przez lata bazy zaufanych podwykonawców Seifert Logistic Group, i to nie tylko przewoźników polskich, ale też zagranicznych.

Wystarczy, że raz ich zweryfikujecie?

Nie. Robimy to stale i na bieżąco.

Co to znaczy?

Zajmuje się tym dział kontrolingu, który sprawdza zmiany, do jakich dochodzi w firmie. Na przykład czy nie pojawił się nowy właściciel. Więcej w tym temacie niestety nie mogę powiedzieć, bo to jest know how Seifert Polska.

O tym, że warto sprawdzać chociażby w KRS-ie, czy właściciel firmy się nie zmienił, słyszałam. Tym bardziej, że dzięki temu można do pewnego stopnia zabezpieczyć się przed inną, popularną obecnie metodą kradzieży, czyli wykupieniem przez złodziei legalnie istniejącej firmy. Niestety, problem polega na tym, że opóźnienie w aktualizacji danych w rejestrze to niekiedy pół roku. Jak się więc uchronić przed takimi niespodziewanymi zmianami personalnymi?

Zamiast ciągle szukać na giełdach nowych firm najlepiej podejmować współpracę ze stałymi, zaufanymi partnerami. My tak właśnie postępujemy – bazujemy na swoich wewnętrznych kontaktach i na swojej bazie przewoźników, z którymi współpracujemy od ładnych kilku lat. Znamy się, bierzemy udział w meetingach przewoźników, wiemy kiedy coś się zmienia. Sprawdzanie KRS to zdecydowanie za mało.

Tylko, że ta lista pewnie cały czas się rozbudowuje. W jaki sposób więc sprawdzacie tych nowych?

Tak, lista zaczęła powstawać prawie 70 lat temu i jest ciągle uaktualniana. Nowi partnerzy muszą być zaakceptowani przez wspomniany dział kontrolingu.

Widzę, że nie chce mi pan więcej zdradzić.

Nie mogę. Jasne, uczciwym trzeba pomóc, powiedzieć, jak mają się chronić. Tyle, że nie wszyscy są uczciwi, a tacy przede wszystkim poszukują informacji. Jeżeli ktoś chce bezpiecznie przewieźć towar – powinien zgłosić się w tej kwestii do nas.

To znowu – ja pytam o szczegóły, o których i tak się mówi w branży, a pan się do tego ustosunkuje. Jak duży nacisk stawiacie na opinie w sieci czy oceny na giełdach?

Wszyscy wiemy – ilu użytkowników, tyle opinii. A czy każda jest prawdziwa? Owszem, sprawdzamy opinie w sieci, ale traktujemy je tylko jako dodatkową informację.

A certyfikaty? Niektóre giełdy wystawiają własne, są też takie typowo odnoszące się do transportu. Któregoś z nich wymagacie?

Certyfikaty owszem. Są one potwierdzeniem jakości w większym stopniu.

Jakieś przykłady?

Cenimy sobie takie certyfikaty jak ISO, SQAS, HACCP czy certyfikaty wiarygodności znanych wywiadowni gospodarczych np. CREDITREFORM. Sami dysponujemy tego typu dokumentami i znamy ich wartość.

W takim razie kolejna rzecz – w jaki sposób walczycie z podzlecaniem transportów?

Kategorycznie tego zakazujemy w zleceniu. Współpracujemy z bezpośrednimi przewoźnikami, którzy mają swoje pojazdy. Podejmując współpracę, wymagamy listy zarejestrowanych numerów samochodów, a do awizacji wymagamy m.in. dowodu rejestracyjnego. Musimy mieć absolutną pewność, że auto, które przyjedzie na załadunek, faktycznie należy do danej firmy.

Zabezpieczenie „w razie czego” to też wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia. Jakich zapisów wymagacie od podwykonawców?

Przede wszystkim tego, by polisa była jak najbardziej rozszerzona, bez wyłączeń.

A klauzule, na przykład wydania towaru osobie nieupoważnionej?

Z pewnością się przydają. Wymieniła Pani jedną z najważniejszych. To połączona klauzula z obowiązkiem „należytej staranności”.

Mimo że nieobowiązkowa.

Nieobowiązkowa, ale wymaga jej rynek.