Kurzinterview: „Ein Schritt, welchen wir als Familienunternehmen angehen möchten, ist das Papierlose Büro”

In unserer Kurzinterview-Reihe präsentieren wir, wie Unternehmen aus der Transportbranche die Digitalisierung meistern. Die Interviews finden Sie immer mittwochs auf unserem Portal. Zum Auftakt erzählt Alina Schuldes zuständig für Marketing und Digitalisierung bei der Schuldes Spedition GmbH, wie das Unternehmen den digitalen Wandel bei sich angestoßen hat und welche Schritte die nächsten sein werden.

Kurzinterview: „Ein Schritt, welchen wir als Familienunternehmen angehen möchten, ist das Papierlose Büro”

Natalia Jakubowska, Trans.INFO: Wo haben Sie mit der Digitalisierung im Unternehmen angefangen? Welche Ziele haben Sie sich gesetzt?

Alina Schuldes: Dies ist keine leicht zu beantwortende Frage, wir haben an mehreren Stellen angefangen. Zum einen wollten wir unseren Kunden Transparenz bieten, sowohl im gesamten Transport, als auch über die Sozialen Kanälen. Wir haben uns bewusst dazu entschieden, damit sich Neukunden und bereits bestehende Kunden besser über unser Leistungsportfolio informieren können, unsere Website zu optimieren.
Wir haben immer ein klares Ziel vor Augen- das Beste für unsere Mitarbeiter und damit für unser Unternehmen möglich zu machen. Wir möchten bestehende Arbeitsprozesse vereinfachen und somit eine Zeitersparnis für unsere Mitarbeiter erreichen, aber auch unseren Kunden die bestmögliche Transparenz zu bieten. Investiert hat unser Unternehmen in den letzten Jahren in eine eigene Cloud und IT Infrastruktur. Wir setzen auf einen Hausinternen Server mit einer Datensicherung im Nachbargebäude, in diesem Zuge haben wir auch unsere primäre und sekundäre Internetversorgung verbessert, sodass es unseren Mitarbeitern möglich ist, ohne eine Zeitverzögerung und unnötigen Wartezeiten zu arbeiten. Auch sind wir in der Lage einige Bereiche in das Home Office zu verlagern, unsere Mitarbeiter sind in der Lage über eine VPN Verbindung auf die Hausinterne Server und damit auf die Daten zuzugreifen. Dies war uns ein besonderes Anliegen, da wir unsere Mitarbeiter in der Corona Pandemie schützen möchten, wir sind sehr glücklich darüber, dass wir dazu in der Lage sind. Unsere Buchhaltung beispielsweise ist nahezu vollständig digitalisiert, hier greifen wir auf einige intelligente Lösungen zurück, unser Anspruch ist hier in den nächsten Jahren ein Papierloses Büro vorzuweisen.

Was waren die größten Herausforderungen?

Einer unserer größten Herausforderungen ist dem teilweise mangelhaften Netzausbau geschuldet, aber auch diese Hürde konnte nach einiger Zeit überwunden werden. Nicht zuletzt auch durch die Unterstützung befreundeter Unternehmen.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, neue Prozesse in den Alltag zu integrieren, alles Neue muss zunächst erlernt werden, bevor es Routine werden kann. Wir denken mit diesem Problem sehen sich alle Unternehmen konfrontiert. Hier hat uns die Sensibilisierung der Mitarbeiter nach vorn gebracht, somit können wir heute sagen, wir sind noch nicht da wo wir gerne sein würden, jedoch auf dem Besten Wege dorthin.

Sind erste Effekte auf den Geschäftsbetrieb bereits sichtbar? Wenn ja, welche?

Wie bereits erwähnt, sind schon einige digitale und intelligente Lösungen in den Geschäftsalltag integriert worden, wir sind in der Lage trotz Corona und Mitarbeitern im Home-Office einen reibungslosen Ablauf des Geschäftes zu gewährleisten.
Wir sind heute in der Lage unseren Rechnungsverlauf fast komplett digital abzuhalten, somit sind viele, heute als zeitaufwändig und nicht mehr als nötig anzusehende Prozessschritte entfallen. Dies befähigt uns nun dazu mehr Zeit für andere Dinge zu investieren und uns noch besser auf das Geschäft zu konzentrieren.

Wie stehen Ihre Kunden Digitalisierung gegenüber?

Durchweg offen und positiv. Unsere Geschäftspartner und Kunden befürworten jede Digitalisierung, wie bereits gesagt, müssen neue Prozesse den Weg in den Alltag zunächst finden, ist dieser Schritt gegangen steht einem erfolgreichen Arbeiten nichts mehr im Wege. Wir konnten durch die Präsenz in verschiedenen digitalen Netzwerken unseren Kundenstamm erweitern, somit durchweg ein Benefit für alle Beteiligten. Zudem ist die Zusammenarbeit trivialer geworden, dies ist natürlich erfreulich für alle. Dennoch holen wir unsere Kunden immer noch da ab, wo sie sind. Auch die altbewährten Kanäle sind nach wie vor offen und wir helfen einigen unserer Kunden, auf dem Weg der Digitalisierung. Natürlich dürfen wir auch noch angerufen werden und stehen im persönlichen Gespräch. Eine reine Erfassung über ein Onlineportal oder Schnittstelle, streben wir nicht an. Somit erhalten wir sehr positive Rückmeldungen durch unsere Auftraggeber als auch von unseren Lieferanten.

Wie sehen die nächsten Schritte Ihrer Digitalisierungsstrategie aus?

Ein Schritt, welchen wir als Familienunternehmen angehen möchten, ist das Papierlose Büro. Uns liegt die Zukunft unserer nächsten Generationen sehr am Herzen, wir hoffen der Papierverschwendung den Kampf ansagen zu können und durch unser Handeln die Welt ein klein wenig besser zu machen.
Des Weiteren planen wir aktuell ein neues Lager auf unserem Firmengrund, wir möchten mehr als die aktuellen Standards damit erfüllen und manuelle Mehrfacheingaben eliminieren. Zudem auch die körperliche Anstrengung in diesem Bereich verringern, denn auch die physische und psychische Gesundheit unserer Mitarbeiter liegt uns doch sehr am Herzen.

Macht der Staat Ihrer Meinung nach genug was den digitalen Wandel betrifft?

Aus unserer Sicht nicht, betrachten wir doch hier nur einmal die Ausschreibungen für die digitalen Zuschüsse des jeweiligen Bundeslandes. Diese müssen vereinfacht werden, wir bewegen uns hier in einem massiven bürokratischen Aufwand, welcher unserer Meinung nicht zwingend notwendig ist. Kleine Unternehmen oder auch Solo-Selbstständige sind zu diesem Aufwand doch gar nicht in der Lage, da gehen Kapazitäten verloren, welche in einem laufenden Geschäft schier unmöglich sind zu bewältigen.
Auch brauchen wir dringend einen Ausbau der Netze. Es kann nicht sein, dass wir unsere Berufskraftfahrer nicht erreichen können, da in der Nähe der Abladestelle weder Empfang noch eine stabile Internetverbindung herrscht. Hier muss nachgebessert werden. Im Bereich der Standortversorgung mussten wir sogar selbst tätig werden, da über die Netzversorger bis heute kein ausreichender Anschluss angeboten werden konnte. So ist ein Arbeiten in der Cloud respektive eine externe Datensicherung kaum möglich gewesen.

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