Die Änderungen betreffen insbesondere Unternehmen aus der Modebranche, dem E-Commerce, dem Einzelhandel sowie dem Transport- und Logistiksektor. Für viele Firmen wird dies der erste direkte Kontakt mit dem polnischen Kontrollsystem sein, das künftig zu einem festen Bestandteil des operativen Geschäfts werden dürfte.
Jetzt ist der letzte Zeitpunkt, um Organisationen auf die neuen Pflichten vorzubereiten. Die Umsetzung von SENT erfordert eine Überprüfung der Lieferketten, Schulungen für Mitarbeiter sowie die Einführung interner Verfahren zur Datenkontrolle. Wer die Vorbereitung bis kurz vor Inkrafttreten aufschiebt, erhöht das Risiko kostspieliger Fehler erheblich.
SENT erfasst künftig auch Textilien und Schuhe
Das seit 2017 in Polen betriebene SENT-System überwacht den Straßen- und Schienentransport ausgewählter Waren, deren Handel als besonders anfällig für Steuerbetrug gilt. Bisher umfasste das System unter anderem Kraftstoffe, Alkohol, bestimmte Abfälle und landwirtschaftliche Produkte.
Die Einführung von SENT in einer Organisation beschränkt sich nicht auf die technische Registrierung im PUESC-System – in der Praxis bedeutet sie eine umfassende Überprüfung der Lieferketten, die Identifizierung meldepflichtiger Transporte sowie die Verifizierung der CN-Klassifizierung der Waren und des Verantwortungsumfangs für die Meldung. Zudem müssen Verfahren zur Aktualisierung und Prüfung der Datenrichtigkeit entwickelt, Notfallszenarien vorbereitet sowie Logistik-, Buchhaltungs- und Steuerteams geschult werden“ – sagt Tomasz Bełdyga, Partner im Team Indirect Tax und Leiter des Teams Customs and International Trade bei KPMG, einer globalen Organisation von Unternehmen, die professionelle Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuern und Unternehmensberatung erbringt.
Die Ausweitung des Warenkatalogs bedeutet, dass ein erheblicher Teil der Standard-Warenanlieferungen an Lager im Einzelhandel und im E-Commerce der Meldepflicht unterliegen kann. Ziel der Änderungen ist es, Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen und die Transparenz der Lieferketten zu erhöhen.
Pflichten für mehrere Beteiligte im Transport
Die neuen Vorschriften betreffen nicht nur Transportunternehmen. Welche Partei die Meldung vornehmen muss, hängt von der Art des Transports ab:
- Transporte mit Start in Polen: Meldepflicht beim Absender
- Transporte aus einem EU- oder Drittstaat nach Polen: Meldepflicht beim Empfänger
- Transit durch Polen: Meldepflicht beim Frachtführer
„Im SENT-System entbindet die Zuweisung der primären Meldepflicht an eine Partei die übrigen Beteiligten nicht von ihren eigenen Verpflichtungen. Die Pflicht entsteht jedoch nur, wenn der Transport unmittelbar mit einer mehrwertsteuerpflichtigen Transaktion verbunden ist“, erklärt Maciej Przybył, Manager im Bereich Indirect Tax bei KPMG in Polen.
Strenge Sanktionen und operative Risiken
Das polnische Gesetz sieht bei fehlender oder fehlerhafter Meldung Bußgelder von bis zu 46 Prozent des Bruttowarenwerts vor, jedoch mindestens 20.000 PLN (rund 4.600 Euro).
Zusätzlich drohen operative Konsequenzen wie:
- Anhaltung des Fahrzeugs
- Unterbrechung der Lieferung
- Verzögerungen bei Vertragsabwicklungen
- Reputationsschäden
„In der Modebranche, in der Saisonalität und pünktliche Lieferungen entscheidend sind, können operative Auswirkungen sogar schwerer wiegen als die eigentliche Verwaltungsstrafe. Zwar sieht die SENT-Regelung Ausnahmen vor – etwa für Postbetreiber –, doch die meisten Einzelhandelsunternehmen erfüllen diese Kriterien nicht“, ergänzt Przybył.
Neue Anforderungen für Transport- und Logistikunternehmen
Transportunternehmen müssen künftig vor Beginn der Fahrt die SENT-Referenznummer überprüfen. Diese Nummer ist zehn Tage gültig. Fehlt sie, kann der Transport sofort gestoppt werden.
In der Praxis bedeutet das:
- engere Abstimmung mit Auftraggebern
- Anpassung der Fahreranweisungen
- zusätzliche Kontrollen der Transportdokumentation
Fehlende interne Verfahren erhöhen zudem das Risiko von Streitigkeiten zwischen Frachtführer und Auftraggeber über die Haftung bei möglichen Sanktionen.
Mit der Erweiterung des Systems wird SENT für viele Unternehmen im Mode- und Logistiksektor innerhalb weniger Tage zu einem festen Bestandteil des Tagesgeschäfts. Für betroffene Firmen ist jetzt der letzte Zeitpunkt, Prozesse anzupassen, Mitarbeiter zu schulen und Risiken für Lieferketten und Finanzen zu minimieren.
