Išankstiniai veiksmai gali padėti daugiau sutaupyti prekių ruošimo siuntimui proceso metu. Tam, kad jie būtų veiksmingi, reikia tenkinti tam tikras sąlygas.
Pastaruoju metu užsienio verslo spaudoje nemažai dėmesio skiriama pre-manisfesting veiksmams.
„Jeigu žinote daugelio siunčiamų prekių svorį, pre-manifesting veiksmai gali padėti ryškiai sutaupyti išlaidas siuntimo procese“, – patikino Rickas Williamas, Creative Logistics Solutions (CLS) direktorius.
Bendrai tariant, esmė ta, kad reikia iš naujo išanalizuoti prekių paruošimo siuntimui procesą, be kita ko, dokumentų siuntimą ir tam tikrų veiksmų atlikimo būtinybę.
Penki esminiai punktai
Paprastai prekių paruošimo ekspedicijai procesas (žinomas, pavyzdžiui, dėl prekybos paštu operatorių veiklos) atrodo panašiai, jį sudaro penki esminiai etapai.
- Tam tikra prekė paimama iš sandėlio.
- Prekė pakuojama pakavimo stotyje.
- Prekė siunčiama į siuntimo stotį.
- Prekė sveriama siuntimo stotyje.
- Spausdinama siutimo etiketė, kuri vėliau klijuojama ant siuntimui paruošto siuntinio.
Būtent tokiu, gana įprastu būdu visi siuntiniai panašiai sutvarkomi, jų paruošimo etapų skaičius vienodas, o jų tikslas – priimti, supakuoti ir išsiųsti užsakymą. Visi vykdymo proceso etapai vyksta net ir tuomet, kai daugelis siuntų turinių būna identiškų (jų dydis, svoris ir pan.), o skiriasi iš esmės tik kliento adresas.
Ir būtent šis standartiškumas daugelio siuntinių atveju gali būti gera proga įgyvendinti paprastą ir veiksmingą krovinių aptarnavimo būdą. Turima omenyje būtent pre-manifesting veiksmus.
„Anaiptol čia nekalbama apie naujus atradimus, bet apie paprastą racionalizavimo procesą, – aiškino mums vienoje žinomų Lenkijos įmonių, kuri jau daugelį metų užsiima prekyba paštu.
Pre-manifesting veiksmai – tai procesas, kuriame etiketė būna jau parengta prekės paruošimo siuntimui proceso pradžioje, dar iki to laiko, kol paimtas krovinys pateks į išsiuntimo punktą. Tokiu būdu toks paketas su priklijuota etikete gali praleisti svėrimo etapą, kuris paprastai būna problemiškas ir dažnai reikalaujantis rankų darbo (tokiu būdu ribojamas vienas iš esminių pakavimo ir siuntėjo sąsajos punktų). Darbo yra mažiau, siuntimo procesas būna trumpesnis.
Kada verta šiuos veiksmus panaudoti?
Nebūtina turėti specialių žinių tam, kad suvoktume, jog ne visuomet galima taikyti pre-manifesting veiksmus. Jie nepasiteisins tų užsakymų atveju, kurių nežinome tikslaus svorio ar tikslinės siuntinio pristatymo vietos. Tačiau tiks situacijose, kai šiuos duomenis turime, pavyzdžiui, kai siunčiame keliasdešimt siuntinių (e. versle tai gana įprasta) su identiška preke.
Vykdymo sistema išsaugoja tikslius prekių svorius (kiekvienos prekės atveju) ir gali tuos duomenis bei likusią užsakymo informaciją persiųsti į siuntimo sistemą. Siuntimo sistema turėtų įstengti apskaičiuoti bendrą siuntinio svorį ir išspausdinti siuntimo etiketę, dar iki siuntinio pateikimo. Etikečių spausdinimo procesas vyksta pradžioje, o siuntimo etiketę spausdina ir priklijuoja siuntinį pakuojantis asmuo.
Dėl šio proceso galima praleisti svėrimo ir etikečių klijavimo etapus, kurie „normaliame“ procese atliekami siuntimo stotyje.
Praktikoje komplektavimas atliekant pre-manifesting veiksmus (taikomus, pavyzdžiui, kai kuriuose Amazon skyriuose) vykdomas tokiais etapais:
- pakuočių sąrašo, siuntimo etiketės ir sąskaitos spausdinimas,
- paėmimo užsakymo kūrimas,
- užsakyto daikto / daiktų paėmimas,
- pakavimas,
- siuntimas.
Praktikai pabrėžia, kad šio tipo sistema pasiteisina, pavyzdžiui, tam tikroms prekėms taikomų nuolaidų atveju, kai atsitinka taip, kad internetinė parduotuvė per vieną dieną gauna kelis ar net keliolika tūkstančių iš esmės tos pačios prekės užsakymų.
„Jeigu žinote daugelio siunčiamų prekių svorį, pre-manifesting veiksmai gali padėti sumažinti daugybę išlaidų, susijusių su siuntimo procesu. Perkeliant etikečių kūrimą į užsakymo vykdymo proceso pradžią, galima sumažinti siuntimo stotyje dirbančių darbuotojų darbo apimtį, nes jiems teks pasverti ir pažymėti mažiau siuntinių“, – patikina CLS.
Ką reiškia žodis „daugybę“? – praktikoje, tai 15 ar net 25 proc. visų išlaidų, susijusių su prekės paruošimu siuntimui.
Privalumas visų pirma atsiranda dėl geresnio prieinamų darbuotojų darbo išnaudojimo (darbas – tai didžiausios kintamosios išlaidos, šios santaupos gali būti sumuojamos), o santaupų dydis daugiausia priklauso būtent nuo tokiu būdu vykdomų užsakymų kiekio (pre-manifesting veiksmai, tai ne tik etikečių spausdinimas prieš daiktų surinkimą, bet ir kitų dokumentų paruošimą, pavyzdžiui, pakuočių sąrašo ar sąskaitų).
Papildomas privalumas, tai galimybė nurašyti nuo kliento sąskaitos reikiamą pinigų sumą prieš prekių paėmimą, jeigu mokėjimas bus atmestas, tai galima nevykdyti likusių žingsnių, tokiu būdu mažinant išlaidas.