Zamiast nowego pracownika, „zatrudnili” robota. Początki miał trudne, ale dziś zespół nie chce bez niego pracować

Współpracę robota z Transport Management System w skrócie można opisać następująco: dane ze zleceń umieszczanych na platformie przetargowej przekazywane są przez robota do pliku Excel. Następnie, przez kolejnego, z tego pliku do TMS-a.

Integracja robota z TMS-em nie była skomplikowana, bo system widzi go jak każdego innego użytkownika. Można więc powiedzieć, że mamy coś na kształt wirtualnego spedytora – opowiada Steczek.

Robot loguje się więc na platformie przetargowej i przegląda zamówienia. Jest tak skonfigurowany, by zwracać uwagę wyłącznie na te przydzielone spedytorom Crusara. Pobiera odpowiednie dane i przekleja je do analogicznych pól w Excelu.

Na przykład pole z platformy z datą załadunku kopiuje zawsze do tej samej rubryki w arkuszu kalkulacyjnym, przeznaczonej tylko na tę informację. Podobnie drugi robot przekazuje tę datę dalej, do odpowiedniego pola w TMS-ie – tłumaczy kierownik.

Wówczas zlecenie pojawia się na liście zamówień u spedytora, a ten może zaczynać pracę związaną z organizacją transportu.

Koniec monotonnej pracy

Roboty pracują automatycznie i nikt nie musi nad nimi czuwać. Jedynymi wyjątkami są sytuacje, gdy zawiesi się serwer albo aktualizacja platformy przetargowej lub TMS-a wymaga skonfigurowania robota.

Dla spedytorów oznacza to pozbycie się nużącej, mechanicznej pracy związanej z przeklejaniem danych ze zlecenia do TMS-a.

Dzięki temu ludzie mogą się zająć pracą koncepcyjną – od razu przejść do organizacji transportu i kontaktu z klientem, jeśli zlecenie wymaga dookreślenia – tłumaczy Agata Steczek. – Spedytor jest więc w stanie obsłużyć więcej prostszych zleceń, a jeśli transport jest trudniejszy, może poświęcić mu więcej czasu.

Crusar zainwestował w roboty blisko dwa lata temu. Było to efektem przeprowadzonej analizy wewnętrznych procesów, podczas której sprawdzano, które elementy pracy należy usprawnić, bo sposób, w jaki są realizowane, oznacza de facto marnotrawstwo czasu i zasobów.

Okazało się, że takim elementem jest przede wszystkim przeklejanie danych.

Stopniowo tego rodzaju praca zajmowała spedytorom tyle czasu, że wkrótce niezbędne byłoby zatrudnienie nowego pracownika tylko po to, by się tym zajmował na cały etat – wspomina Steczek.

Trudny start

Początki robota w firmie nie były jednak proste. Pierwszy projekt zakładał, że dane będzie mógł przekazywać wprost z platformy do TMS-a. Szybko okazało się to niemożliwe, zleceń było bowiem tak dużo, że robot nie nadążał, a zlecenia się kolejkowały. Bywało, że spedytor, zamiast po pięciu minutach po pojawieniu się zlecenia, miał dane w TMS-ie dopiero po 20.

Stąd też pojawiła się konieczność wprowadzenia drugiego robota i Excela, który pełni rolę bufora.

Jeden robot cały czas pobiera dane, drugi przekazuje dalej, nie ma więc już ryzyka kolejkowania się zleceń – wyjaśnia Agata Steczek. – Poza tym Excel służy nam za back up. Jeśli jakieś informacje nie pojawią się w TMS-ie, pierwszym miejscem, które sprawdzamy, jest właśnie ten program.

Inwestycja, jak zapewnia przedstawicielka firmy, już się zwróciła.

Nawet biorąc pod uwagę nie tylko opłatę za wdrożenie robotów, ale również roczną subskrypcję – przekonuje.

Wbrew pewnym obawom nie było również większych problemów z wdrożeniem pracowników.

Owszem, na początku trzeba było pewne rzeczy przeprogramować w algorytmie. Bywało, że robot coś źle skopiował lub umieścił w złym miejscu. W fazie testów pracownicy czasami się irytowali, ale dziś, gdy zdarza się, że robotowi trzeba poprawić algorytm, a przez to wyłączyć go na jeden dzień, wszyscy z utęsknieniem czekają na jego powrót – dodaje kierownik.

Kluczowe było zapewnienie spedytorów, że automatyzacja pracy z TMS-em nie odbierze nikomu pracy.

Od początku nasze założenie było takie, że niezależnie od wszystkiego, nie zdecydujemy się na redukcję zatrudnienia po zainstalowaniu robota. W przeciwnym razie, gdybyśmy zdecydowali się w przyszłości na kolejne tego typu rozwiązania, musielibyśmy się liczyć z potężnym oporem załogi – przyznaje Steczek.

Czas na maile

A rozwój robota prawdopodobnie nastąpi. Już jakiś czas temu firma analizowała możliwość zautomatyzowania dodawania zleceń z innych źródeł niż platforma przetargowa, a więc na przykład z maili.

Wystarczyło, by wiadomość mailowa została ujednolicona, na przykład aby zlecenie za każdym razem zawarte było pod postacią odpowiednio uzupełnionej tabeli, tak by robot bez problemu był w stanie zinterpretować dane.

Technicznie jest możliwość, by sobie z tym poradził. Zrezygnowaliśmy z takiej automatyzacji tylko z powodu pandemii. Wiadomo – jest to czas, gdy się każdą złotówkę uważniej ogląda. Jednak rozmawialiśmy z klientami o konieczności ustandaryzowania wiadomości mailowych i o korzyściach z integracji robota z TMS-em i spotkaliśmy się w dużej mierze z pozytywnym odbiorem. Myślę więc, że wrócimy do tematu – mówi Agata Steczek.