“Przy skupie palet może dziać się dużo złych rzeczy”. Jak chronić się przed kradzieżami?

Dorota Ziemkowska: Eksperci przekonują, że wynajem palet najlepiej się sprawdza w firmach, w których sprzedaż charakteryzuje się dużą sezonowością, z uwagi na zmienne zapotrzebowanie na nośnik. Co w takim razie z firmami, gdzie tej dużej sezonowości nie ma.

Tomasz Sączek, dyrektor zarządzający IPP Pooling Polska: Nie zgodzę się z tym, że wynajem palet opłaca się tylko przy sezonowej działalności. Dziś opłaca się każdemu, przede wszystkim z uwagi na szybujące ceny surowca. Jeszcze do niedawna producent czy dostawca kupowali paletę za 30 – 35 zł, dziś na jedną muszą wydać przynajmniej dwa razy więcej.

Z tego względu dziś uważam pooling nie za antidotum na nieprzewidywalność zamówień lub dostaw czy za pewne ułatwienie zarządzania paletami, ale za rozwiązanie gwarantujące ciągłość łańcucha dostaw i optymalizację kosztów.

Wśród Państwa klientów widać jednak istnienie pewnego szczytu sezonowego?

Struktura naszych klientów jest tak zróżnicowana, że trudno mówić o jednym, generalnym szczycie. Oczywiście, jeśli mówimy o klientach z tzw. bottling industry, czyli przemysłu rozlewniczego (a więc o producentach wód, soków i innych napojów), to obserwujemy pewne szczyty sprzedaży, w zależności od temperatur. Na pewno główny szczyt jest w lecie, kolejny obserwujemy potem, przed świętami, gdy notuje go cały handel spożywczy.

Mamy jednak również klientów, którzy nie działają w branży spożywczej, bo pooling jest przecież adresowany właściwie do każdej firmy, która cokolwiek dostarcza na paletach.

Reasumując – każda branża ma swoje szczyty, jednak jako firma poolingowa współpracujemy z różnymi firmami, stąd to się w jakiś sposób wypłaszcza – gdy są okresy intensywniejsze w jednej grupie klientów, słabsze są w innej.

Czemu o to pytam – zastanawiałam się czy macie w ciągu roku taki moment, kiedy widzicie, że dużo więcej waszych palet trafia na rynek, a więc znika z waszego magazynu.

Na pewno widać to podczas okresu przedświątecznego, gdy rosną obroty z naszymi klientami. Tym bardziej, że mimo iż pooling dotyczy wszystkich branż, to w Polsce największe zainteresowanie nim wyrażają dostawcy do handlowych sieci spożywczych. Stąd wyróżniłbym szczególnie wspomniane święta i okres wakacyjny.

Czy podczas tych okresów palet może po prostu zabraknąć?

Szczyty sezonowe nie stanowią dla firmy poolingowej ryzyka, że palet zabraknie, gdyż mamy odpowiednią liczbę nośników oraz wiedzę odnośnie tego, jak są wykorzystywane.

Jedyną obawę rodzą tzw. czarne łabędzie, a więc wydarzenia nieprzewidywalne, jak wojna w Ukrainie. Jeśli ktoś nie zabezpieczył się na odpowiednim poziomie w surowiec, może dziś mieć problem, bo nastąpiło odcięcie od jego źródeł na Białorusi. A trzeba wiedzieć, że to ten kraj był dla polskiego biznesu głównym eksporterem drewna na palety.

Takie wydarzenia są poza kontrolą biznesu. Jednak gdy mówimy o funkcjonowaniu działalności w normalnym otoczeniu biznesowym, to ryzyko, że firmie poolingowej zabraknie palet, jest nikłe, gdyż wiemy, jak się przed tym zabezpieczyć.

W jaki sposób?

Historycznie firma IPP Pooling była największym producentem palet w Europie. Dwa lata temu jej właściciele podjęli decyzję o wycofaniu się z produkcji i skupieniu na poolingu, jako najbardziej ciekawym i perspektywicznym biznesie, również z powodów ekologicznych. Z racji uwarunkowań historycznych mamy jednak bardzo dobrze zdywersyfikowane źródła dostaw nośników.

Pewnym sposobem na zabezpieczenie się przed brakiem palet jest zapewne też posiadanie pewnego bufora, a więc nie kupowanie ich “na styk”.

Oczywiście, tym niemniej dalecy jesteśmy od budowania nadmiernych zapasów, bo nie ma takiej potrzeby. Już pani tłumaczę dlaczego.

Biała paleta, czyli taka, która należy do dostawcy lub producenta, według statystyk branży spożywczej może być użytkowana 5-8 razy. Po tym czasie musi albo przejść gruntowną naprawdę, albo trafia do utylizacji. W przypadku palet firmy poolingowej ich żywotność jest nawet kilkunastokrotnie dłuższa z tego względu, że za każdym razem po dostawie, odbierając z sieci, każdą paletę przepuszczamy przez centrum serwisowe, gdzie jest dokładnie sprawdzana i w razie potrzeby poddawana konserwacji zgodnie ze specyfikacją, co dodatkowo powoduje, że jej wysoka jakość jest ustandaryzowana. W przypadku białych palet taki proces to rzadkość.

A skoro żywotność naszych nośników jest kilkanaście razy większa, niż białych, zasób jest bardziej trwały. Nie ma więc potrzeby budować nadmiernych zapasów.

Kolejna rzecz – jako firma poolingowa dbamy o rotację palet, czyli jak najszybciej odbieramy je z sieci handlowych, by znów wracały do klienta celem kolejnej dostawy do danego odbiorcy. A jeśli często obracam zasobem, to potrzebuję go mniej.

Dlaczego się tak dzieje? Jeśli dostawca przewozi towar na własnych, białych paletach, to nie zawsze odbiera je od razu, bo mu się to po prostu nie opłaca. Bo tych palet jest za mało do wypełnienia całego samochodu. Koszty transportu byłyby więc za wysokie. Tacy producenci odbierają więc palety dopiero wówczas, gdy w magazynie sieci handlowych nagromadzi się ich np. 500. My odbieramy każdą ilość, bo mamy dobrze skonstruowane umowy z przewoźnikami oraz dużą liczbę miejsc odbiorów.

Kiedy więc klient kontaktuje się z nami mówiąc, że potrzebuje nagle więcej palet, my ich nie dokupujemy. Szybciej ściągamy z rynku. To cieszy też sieci handlowe, które generalnie nie chcą składować pustych palet swoich dostawców. To miejsce w magazynie przyda im się przecież na towar. Tymczasem pamiętam jeszcze z czasów mojej pracy w znanej sieci z branży retail, kiedy mimo próśb o odbiór palet, dostawcy robili wszystko, by zrobić to jak najpóźniej. Dopiero zmuszenie ich do poniesienia opłat za miejsce magazynowe mobilizowało do odbioru.

Dochodzi do tego jeszcze aspekt środowiskowy. Jeśli z sieci handlowej 5 różnych dostawców musi odebrać po 100 swoich palet, wysyła pięć mniejszych samochodów dostawczych. My jako firma poolingowa wyślemy po wszystko jeden duży samochód dbając przy okazji, by naczepa była możliwie jak najbardziej wypełniona. Takie rozwiązanie nie dość, że optymalizuje koszty po stronie klienta, to jest dodatkowo proekologiczne, bo pozwala ograniczyć ślad węglowy pochodzący z logistyki.

Powiedział Pan jednak, że jeździcie po każdą ilość. Jak gęsta musi być wasza sieć centrów serwisowych, by to było opłacalne?

Dziś mamy w Polsce cztery centra serwisowe, a niebawem otwieramy piąte, i to w zupełności wystarczy. Umowy z klientami są tak skonstruowane, że zadeklarowane są w nich miejsca, gdzie będziemy dostarczać palety oraz skąd odbierać. W oparciu o te informacje tak budujemy sieć centrów, by koszt obsługi logistycznej i czas z tym związany były najbardziej optymalne.

W miarę rozrostu biznesu liczba tych centrów w Polsce będzie oczywiście rosła. Poza tym pamiętajmy, że kluczowe w byciu atrakcyjnym partnerem poolingowym jest zapewnienie obsługi klientów w całej Europie. My mamy na kontynencie i Wyspach Brytyjskich ponad 100 centrów serwisowych, między innymi w Austrii, Belgii, Francji, krajach Beneluksu, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Rumunii, Czechach, na Węgrzech i Słowacji.

To ma niebagatelne znaczenie, bo działamy w globalnej gospodarce. Jeśli więc klient – producent wysyła towar do kilku europejskich krajów, to informuje nas tylko, ile palet trafi do którego. I nic więcej go potem nie interesuje. Bo w każdym z tych państw mamy swoje centra serwisowe, więc koledzy z zagranicy zobaczą te palety w systemie i odbiorą je. Co więcej, one nie wrócą od razu, albo nawet nigdy, do Polski, bo to by było nieopłacalne, z uwagi na ceny transportu.

Zostaną w kraju, do którego trafiły, tymczasem polski partner dostanie nowe spośród tych, które z ładunkiem naszych zagranicznych klientów trafiły do Polski. Wszystkie nasze nośniki wyglądają tak samo, możemy więc nimi gospodarować w skali europejskiej, a dzięki temu optymalizujemy koszt obsługi logistycznej.

W jaki sposób śledzicie przepływ tych palet? Stosujecie np. kody RFID?

Mamy system, który zbiera informacje dotyczące zamówień na palety. Wiemy, w jakie miejsca je przywieźliśmy klientowi, potem on informuje nas, pod jakie adresy nośniki trafiły z towarem i w jakiej liczbie. To wszystko dzieje się automatycznie z wykorzystaniem EDI, za pośrednictwem dokumentu dostawy, w którym są zawarte te dane. Nie trzeba niczego wpisywać ręcznie.

Dzięki systemowi wiemy, gdzie trafiły nośniki, ryzyko zaginięcia jest więc ograniczone do minimum. Tym bardziej, że mają własny, unikalny kolor. A to bardzo ważne, bo jak się zapewne Pani orientuje, przy skupach palet może dziać się dużo złych rzeczy…

Trochę czyta mi pan w myślach…

Dam pani przykład z życia. Dostawca np. napojów kupuje 33 nowe palety, bo sieć wymaga od niego najlepszej jakości. Za każdą płaci 70-80 zł, więc zamraża w sumie około 2,5 tys. zł. Oczywiście sieć nie oddaje mu od razu tych samych palet tylko te, które ma wolne.

I nawet, jeśli odda nowe palety, to nie oznacza, że takie trafią do dostawcy z powrotem. Dochodzą mnie słuchy z rynku o podmianach palet w skupach czyli pogorszeniu ich jakości. Jak to w życiu bywa nie wszyscy są uczciwi – niektórzy próbują “dorobić na boku”.

Takie sytuacje się zdarzają. I dostawca nic nie może z tym zrobić, bo kierowca powie, że takie stare dostał w sieci handlowej. Trudno to zweryfikować, bo nikt na wyjściu nie fotografuje oddawanych nośników. A białe palety, którymi posługują się dostawcy, nie są podpisane, więc nikt nie wie, kto jest ich właścicielem, stąd tak łatwo o manipulacje.

Tymczasem może Pani zauważyć jedną charakterystyczną rzecz – nigdzie na skupie palet nie trafi Pani na nośniki kolorowe. Bo w ich przypadku właściciel jest zdefiniowany. Każda firma poolingowa posługuje się paletami we własnym, określonym kolorze. Więc jeśli ja bym przejeżdżając koło skupu zobaczył palety w brązowym kolorze IPP, to od razu pojawiam się tam z policją i wiemy, że mamy do czynienia z kradzieżą.

W Polsce funkcjonują obecnie cztery kolory palet, każdy jest zastrzeżony przez firmę, która jest właścicielem. Nie ma możliwości, by dwóch graczy poolingowych korzystało z tego samego koloru, bo wszystkim zależy na korzyściach wynikających z prostoty tego rozwiązania. Kolor jest widoczny od razu, więc w magazynie sieci przy odbiorze nawet jeśli składowanych jest 10 tys. palet, to magazynier od razu widzi, które ma oddać do IPP.

Na jaki czas podpisujecie umowy z klientami?

Na tak długo, jak klient sobie życzy.

Wiele firm poolingowych podpisuje na okres 6-12 miesięcy… 

My podpisujemy z reguły umowy na czas nieokreślony z możliwością ich wypowiedzenia. Generalnie jednak jeśli ktoś wchodzi w pooling, to już w nim raczej zostanie. Bo to w interesie klienta jest jak najdłuższy czas obowiązywania umowy, ponieważ jeśli nagle upłynie czas jej obowiązywania, klient pozbawiony dostępu do palet może mieć kłopoty.

W niektórych artykułach branżowych trafiłam na informację, że zwykle umowy dotyczące poolingu są umowami trójstronnymi – między firmą poolingową, dostawcą i jego kontrahentem, a więc siecią handlową. To rzeczywiście tak działa?

Nie do końca. Firma poolingowa jest właścicielem palet i dostawcą usługi, umowa podpisywana jest więc między nim a dostawcą sieci handlowej, który potrzebuje tych nośników.

Jednak oczywiście w ramach współpracy związanej z poolingiem pojawia się również trzecia strona, czyli sieć handlowa.

Firma poolingowa podpisuje więc z nią drugą, dodatkową umowę, w ramach której sieć potwierdza, że akceptuje oferowany nośnik i nie będzie robić problemów z jego zwrotem. To zrozumiałe – sieć musi mieć pewność, że paleta zapewnia określoną jakość i bezpieczeństwo. W praktyce wygląda to tak, że nawiązując współpracę z nową siecią wysyłamy do niej palety na testy i pokazujemy certyfikaty jakościowe, związane np. z pochodzeniem drewna do budowy tego nośnika.

W praktyce mamy więc nie jedną umowę trójstronną, ale dwie dwustronne.

Przy okazji naszej rozmowy chciałabym zweryfikować jeszcze jedną rzecz. Podobno uśredniony czas odbioru palet własnych, a więc białych, wynosi nawet 2-3 miesiące. To prawda?

Dokładnie. Jeśli sieć towaruje się na akcję promocyjną, to kupuje towaru na kilka miesięcy, na zapas. I nie odda palet wcześniej, bo cały czas ma na nich towary. A to może stanowić pewien problem dla dostawcy, który musi wówczas kupić nowe nośniki. Firma poolingowa nie ma tego problemu, bo ma tylu klientów, że tylko pewien procent palet jest w ten sposób “zamrożony”. Generalnie zawsze ma co odebrać.

I o ile można skrócić w takim razie czas odbioru dzięki poolingowi?

Wszystko zależy od modelu działalności dostawcy. Mamy takich, którzy dostarczają towar do klientów na tzw. cross docking co oznacza, że paleta jest od razu rozładowywana, na wejściu, i praktycznie na drugi dzień jest do odbioru.

Są jednak i sytuacje, gdy paleta stoi w magazynie dłużej. Przyjmuje się, że w przypadku poolingu taki dwell time (czas spoczynkowy, kiedy środek transportu lub nośnik nie przemieszcza się – przyp. red.) wynosi do 30 dni.

Ostatnia kwestia. Powiedzieliśmy, że przy poolingu współpracują trzy podmioty – firma poolingowa, dostawca i sieć handlowa. W rzeczywistości jednak podmiotów jest dużo więcej, bo przecież dostawcy korzystają często z przewoźników zewnętrznych, bo nie mają własnych środków transportu. Jak wówczas układa się relacja tych wszystkich zaangażowanych w proces logistyczny firm?

Rzeczywiście, stron jest więcej, bo nawet my, jako firma poolingowa, korzystamy z obsługi magazynowej partnera zewnętrznego (w Polsce takim partnerem jest firma Logiservice), nie budujemy własnych magazynów. Korzystamy też z usług przewoźników. Takie rzeczy się outsourcuje, bo po co skupiać się na rzeczach, które nie są naszym core biznesem?

Pełna zgoda. Podobnie działają producenci. Da się jednak w jakiś sposób połączyć obsługę logistyczną, na przykład sam transport palet, by robić to wspólnie? Przecież skoro dostawca ma swojego przewoźnika, który wozi dla niego ładunek, ten sam nie mógłby odbierać również dla was palet?

I oczywiście, tak się dzieje. Jeśli dostawca, z którym współpracuję, dostarcza towar do magazynu sieci, w którym mam do odebrania np. 500 palet, to zgłaszam się do niego i mówię: zamknijmy kółko przewoźnika. Kupmy razem ten transport, bo wiadomo, że kółka per kilometr są tańsze niż droga w jedną stronę.

Gdy widzę w systemie, gdzie klient będzie jutro dostarczał towar, dogaduję się z nim, aby zoptymalizować koszty transportu. Co więcej, sam klient kontaktuje się ze mną przed dostawą pytając, czy chcę skorzystać na powrocie z samochodu jego przewoźnika.

To nie wszystko. Czasami sama sieć handlowa może nam podać informację, że mogą nam dostarczyć palety ich środkiem transportu, bo akurat jedzie w tym kierunku gdzie mamy centrum serwisowe. Współpraca na tym polu jest bardzo szeroka i zawsze staramy się, by ciężarówka nie woziła powietrza.

Kto to wszystko koordynuje?

Generalnie – operacyjni pracownicy IPP Pooling, którzy są w stałym kontakcie z klientami i sieciami handlowymi. Najważniejsza jest jednak odpowiedź na pytanie – kto jest inicjatorem takiego połączenia w danym przypadku. Jeśli dostawca mówi, że jego przewoźnik będzie jechał obok magazynu i może odebrać palety, to koordynacja tego procesu leży już po jego stronie. Nie ma sensu dodawać do tego procesu jeszcze jakiegoś pośrednika.