Koniec ze spływaniem danych dopiero po miesiącu! Raben Transport zdradza, jak zmieniła się praca po wdrożeniu TMS-a

Dorota Ziemkowska, Trans.INFO: Z czym Paniom się kojarzy TMS, jednym słowem?

Małgorzata Cieplicka, manager ds. operacyjnych w Raben Transport: Biorąc pod uwagę moją specjalizację, z automatyzacją, oczywiście.

Magdalena Szaroleta, dyrektor ds. sprzedaży w Raben Transport: Dla mnie będzie to spójność danych.

Zaczęłam od tego skojarzenia nieprzypadkowo – liczyłam, że przejdziemy dzięki temu płynnie do korzyści, które przynosi korzystanie z TMS-a. Zacznijmy więc od automatyzacji…

Małgorzata Cieplicka: Rzeczywiście dość intensywnie pracujemy nad procesem automatyzacji, w czym mocno pomaga nam system TMS, głównie ze względu na ogromną bazę danych, którą dzięki niemu tworzymy już od wielu lat.

Oczywiście procesy automatyzować można cały czas, to jest niekończąca się historia, jednak widzimy, że przez ostatnie lata zrobiliśmy ogromny krok do przodu, na przykład jeśli chodzi o zwolnienie mocy przerobowych u pracowników, poprzez zautomatyzowanie sposobu zakładania zleceń do systemu TMS. Dzięki temu pracownicy mogą przeznaczyć swój czas na zupełnie inne, bardziej kreatywne zadania.

Wiele firm podkreśla, że z automatyzacją wiąże się też kontrola kosztów operacyjnych. Do tego pani zmierza?

Małgorzata Cieplicka: Przede wszystkim chciałam podkreślić możliwość lepszego planowania pracy ludzi, tak, by czasami wykorzystać zasoby w tych miejscach, gdzie są najbardziej potrzebne. Jednak, oczywiście, zauważamy też lepszą kontrolę kosztów.

Magdalena Szaroleta: Trzeba pamiętać też o tym, że moment, gdy zaczynamy automatyzować procesy, jest równocześnie momentem, gdy firma zaczyna się bardziej rozwijać. Możemy się skupić na obszarach innych niż dotychczas. Czasami trudno to połączyć z oszczędnościami finansowymi, bo bywa, że inwestycje w automatyzację są drogie. Są jednak też niezbędne, by firma szła do przodu i rozwijała się szybciej na tle całego rynku.

Nam automatyzacja ma pomóc przede wszystkim w optymalizacji procesów. W przypadku kierowców chodzi o to, by skupiali na samym przewozie towarów, nie na danych i dokumentach, które wpływają do firmy.

Kiedyś musieli pilnować papierowych, dziś automatycznie wpływają one do organizacji w formie cyfrowej i są podpinane pod zlecenia w systemie. Praca kierowców nie jest więc skupiona na papierologii. To nie wszystko. Również klienci odczuwają szybkość zwrotu informacji, szybsze jest też opłacanie faktur.

Wszystko dzięki wykorzystaniu danych, o których wspomniała Pani na początku.

Magdalena Szaroleta: Dokładnie. Zanim wdrożyliśmy nowy TMS, pracowaliśmy na kilku systemach w tym grupowym systemie, skierowanym funkcjonalnie na przesyłki drobnicowe. Dodatkowo dane dostawaliśmy dopiero po miesiącu i na podstawie zamkniętego okresu analizowaliśmy naszą działalność i podejmowaliśmy decyzję, co należy zmienić, by zoptymalizować biznes.

Dziś dane spływają na bieżąco, codziennie mamy informację o tym, jak wyglądają sprzedaż, koszty, marża. Codziennie analizujemy wyniki i podejmujemy decyzje szybko, w oparciu o efektywność każdego dnia. Co więcej, obserwujemy to nie tylko z poziomu menedżerów. Również spedytorzy i dyspozytorzy mają dostęp do tych danych i dzięki temu są w stanie bardzo szybko reagować.

Konieczne było zatrudnienie większej liczby osób, które by śledziły i analizowały te pojawiające się codziennie informacje?

Magdalena Szaroleta: Nie. Kiedy wdrażaliśmy system TMS były takie momenty, że musieliśmy zaangażować więcej osób do pewnych zadań, jednak były to przesunięcia między zespołami. Momentami dochodziło więcej pracy, jednak po czasie, gdy pewne rzeczy zostały zoptymalizowane, widzimy, że wiele zadań jest realizowanych w tle, automatycznie. A my możemy się skupić na czymś innym.

TMS-a wprowadziliście w 2013 r. Wtedy podkreślaliście, że jedną z korzyści będzie spójność wszystkich procesów i analiz, które są w firmie prowadzone. Minęło osiem lat, jakie efekty widzicie?

Magdalena Szaroleta: Przed wdrożeniem TMS-a każdy dział pracował na innym narzędziu – działy operacyjne osobno, działy administracyjne osobno… Gdzie indziej były wpisywane zlecenia, w Excelu planowany był transport, dział administracji na własnym systemie rozliczał kierowców.

TMS pozwolił nam to wszystko ująć jako proces i wstawić w jeden system – od momentu otrzymania zlecenia, poprzez zaplanowanie transportu, po rozliczenie faktur i czasu pracy kierowcy. Dzięki temu m.in. możemy optymalizować zlecenia, bo w jednym miejscu widzimy, gdzie są wyższe koszty i dlaczego oraz jaka jest rentowność.

Małgorzata Cieplicka: Co więcej, wraz z pojawieniem się TMS-a, w jednym miejscu mamy archiwum, dzięki czemu możemy cofnąć się do zeszłych lat i analiz wówczas prowadzonych. Widzimy, jak idziemy do przodu, co się zmienia, co zrobiliśmy w jakimś momencie, by dziś być w tym miejscu, w którym jesteśmy.

System TMS daje nam rozbudowaną bazę raportów, nie tylko analitycznych, ale też jakościowych. Do których dostęp, jak mówiłyśmy, mają również nasi pracownicy oraz podwykonawcy.

Skoro mowa o pracownikach – na pewno zmieniła się komunikacja między dyspozytorami a kierowcami. Tylko co to w praktyce oznacza, że już nie dzwonią, nie wysyłają SMS-ów?

Małgorzata Cieplicka: Tego chyba całkowicie nie unikniemy w naszej branży. Kontakt człowiek-człowiek musi pozostać, i moim zdaniem jest to mimo wszystko zdrowe. Na pewno jednak wdrożenie TMS-a i kompatybilnej z nim telematyki we wszystkich autach floty własnej, a później dla kontaktowych przewoźników, doprowadziło to tego, że dyspozytorzy mogą bez nawiązywania nadmiernego kontaktu śledzić ładunek i pojazdy.

Czy to oznacza, że komunikacja ograniczyła się do sytuacji kryzysowych, kiedy niezbędne jest szybkie ustalenie, jaki jest problem z transportem, ale już statusy wysyłki lub realizacji zlecenia zostały zautomatyzowane?

Małgorzata Cieplicka: Tak, dążyliśmy mocno do osiągnięcia automatycznych statusów w czasie rzeczywistym, bo jeśli tych informacji nie mamy, nie da się uniknąć telefonów. Nad tym pracujemy od paru lat i wciąż to ulepszamy. Już teraz udało się jednak wyeliminować telefony od dyspozytora, zadającego pytania takie jak: jesteś na miejscu? już rozładowany? itp. Tego rodzaju statusy kierowca po prostu odklikuje na telematyce lub aplikacji, a my od razu widzimy to w naszym systemie.

Magdalena Szaroleta: Zamiast komunikacji opartej o statusy, pracujemy nad tą zapewniającą relację z kierowcą. Kontakt z kierowcami jest tak rzadki, że potrzebują oni jakiegoś związania z organizacją. Komunikacja dziś służy bardziej budowaniu tego rodzaju relacji.

Czy to oznacza, że spedytor dzwoni do kierowcy, żeby spytać: Co słychać?

Magdalena Szaroleta: Czasami tak, w większości są to rozmowy usprawniające proces przepinek, wymiany kierowców, urlopów, ewentualnie rozwiazywanie trudności w realizacji samego zlecenia.

A może kierowca wcale nie chce, by go w ten sposób rozpraszać?

Magdalena Szaroleta: Zależy od ludzi. Poza tym pamiętajmy, że nie dzwonimy do kierowców, kiedy prowadzą auto. Często kontaktujemy się z nimi, żeby dowiedzieć się, co jest dla nich jest ważne w organizacji, co powinniśmy zmienić. Generalnie więc komunikacja dyspozytorów stała się bardziej miękka. Nie bez powodu. Kierowców na rynku brakuje i brakować będzie. Mówi się, że do 2025 r. będzie ich za mało o około 200 tys. osób. Trzeba więc o nich zadbać.

Słyszałam dwie skrajne różne opinie dotyczące stosunku kierowców do telematyki i TMS-ów. Niektórzy, podobno, uważają obecność tego typu systemów w firmie za korzyść i sami o nie pytają. Inni boją się inwigilacji. Jak jest w Raben Transport?

Magdalena Szaroleta: Znów, wiele zależy od człowieka. Od tego, jak podchodzi do swojej pracy i jaką ma lekkość w operowaniu narzędziami takimi jak telefon lub komputer pokładowy. Rzeczywiście, początki były dość trudne, trzeba było pilnować kierowców, by szybko weszli w nowy tryb pracy. Żeby im pomóc, upraszczaliśmy procesy, to znaczy sposób, w jaki np. mają akceptować statusy zleceń. Wszystko miało być intuicyjne i proste, by kierowca czuł, że to ma mu ułatwić pracę.

Udało się policzyć, ile mniej czasu kierowca poświęca obecnie na papierologię i odbieranie telefonów od spedytora, by poinformować o statusie zlecenia?

Magdalena Szaroleta: Nie mamy takich danych. Pamiętam jednak, że chwilę po wprowadzeniu systemu telematycznego i TMS-a sprawdzaliśmy, jak zmieniła się ta komunikacja. Wówczas zobaczyliśmy co innego – że znacznie zmniejszyliśmy koszty telefonów.

Przed inwestycją w TMS przeprowadziliście analizę przedwdrożeniową. Ogłosiliście wówczas, że stawiać będziecie najmocniej na dwie rzeczy. Pierwszą były puste przebiegi. Mieliście z tym duży problem?

Magdalena Szaroleta: Nie pamiętam dokładnie wartości ale na pewno był większy niż notujemy obecnie. Dziś poziom pustych przebiegów spadł nam do 6-7 proc., czasami nawet do 5 proc.

Wszystko dzięki temu, że, jak mówiłam, nie widzimy efektów pracy po miesiącu, ale możemy je obserwować z dnia na dzień. I reagować bardzo szybko. A nie da się ukryć, że każdy jeden procent pustych przebiegów to bardzo duży koszt dla organizacji, a równocześnie dla klienta. Przy mniejszej liczbie pustych kilometrów jesteśmy dziś w stanie oferować klientom lepsze ceny.

Druga rzecz, na którą chcieliście mocno stawiać, to było usprawnienie pracy między regionami północnym i południowym. O co dokładnie chodziło?

Magdalena Szaroleta: O to, by wykorzystać potencjał zleceń, które mamy w organizacji. Dziś wszystkie regiony mają taki sam dostęp do danych. Region północny jest więc w stanie zobaczyć, jakie są zlecenia na południu i odwrotnie. Jeśli więc są jakieś auta, które mają bliższy dostęp do zleceń na północy, nawet jeśli są z południa, to jesteśmy w stanie wymienić się zleceniami i szybciej je zrealizować.

Widziałam w komunikatach prasowych sprzed lat, że po pewnym czasie miały do używanego przez was TMS-a miały dołączyć i inne spółki. Tak się stało?

Magdalena Szaroleta: Koncepcja dotyczyła produktu FTL, który na razie rozwijamy głównie w Polsce i od kilku miesięcy również w Czechach. Pozostałe spółki Grupy Raben skoncentrowane są na ładunkach drobnicowych i własnym rozwiązaniu TMS. Zatem oddział czeski dołączył do użytkowników naszego aktualnego TMS-a.

Wasz TMS został jednak podobno zintegrowany z różnymi narzędziami, z których korzystają inne spółki Rabena. O jakich mowa?

Małgorzata Cieplicka: Łącznikiem wszystkich spółek jest platforma My Raben, która zbiera dane ze wszystkich TMS-ów. Ma służyć naszym klientom. To miejsce, gdzie widzą wszystkie transporty, które dla nich realizujemy, przydatne zwłaszcza dla tzw. klientów łączonych, czyli takich, którzy korzystają zarówno z usług Raben Transport, jak i innych spółek Grupy Raben. Tacy klienci posiadają jedno konto, na którym mogą m.in. składać zlecenia transportowe, mają dostęp 24/7 do dokumentów transportowych oraz faktur, a także mogą generować interesujące ich raporty.

Wasi klienci korzystają tylko z tej platformy, czy mają własne rozwiązania informatyczne, z którymi mimo istnienia My Raben musieliście zintegrować waszego TMS-a?

Małgorzata Cieplicka: W tym przypadku widać wyraźnie różnicę między nami, a pozostałymi spółkami Grupy Raben, a więc np. Raben Logistics Polska. Tam klienci rzeczywiście korzystają z tej platformy. U nas – różnie z tym jest. Próbowaliśmy do niej przekonać klientów, ale dla nich jesteśmy jednym z wielu przewoźników, z których korzystają. Nie mogą więc sobie pozwolić na korzystanie z całej masy platform. W związku z tym to my musieliśmy dostosować się do wymagań klientów i na przykład połączyć nasz system TMS z konkretną platformą klienta poprzez interface.

Ile czasu zajmuje taka integracja?

Małgorzata Cieplicka: Wszystko zależy od tego, w jakim zakresie klient chce zrealizować to połączenie. Na przykład czy informacje mają wychodzić tylko od nas do niego, czy też w drugą stronę.

Możliwości jest wiele, w zależności też od tego, z jakich standardów połączeń korzysta klient. Dobrze, jeśli jest to popularny standard, ale jeśli wyjątkowy, musimy się wówczas do takiego połączenia dłużej przygotowywać. Na to pytanie nie jestem więc w stanie jednoznacznie odpowiedzieć.

Integracja z zewnętrznymi rozwiązaniami to jedno, drugie to z wewnętrznymi, tj. roboty automatyzujące przepływ dokumentów albo urządzenia mobilne. Na co wy postawiliście?

Małgorzata Cieplicka: Stworzyliśmy na przykład aplikację dla naszych kierowców i przewoźników kontraktowych, tak, aby nie musieli kupować dodatkowego sprzętu. Jest stworzona z naszym dostawcą systemu TMS, więc mocno dopasowana do naszych potrzeb. Mamy również platformę, która pozwala na komunikowanie się z przewoźnikami bez zbędnych telefonów. To tam mogą przekazywać nam dokumenty transportowe i faktury, nadawać statusy zleceniom, a my widzimy to automatycznie w naszym systemie TMS. Wszystkie te narzędzia, zarówno aplikacja, jak i platforma, pracują na jednej bazie danych.

Roboty softwarowe, blockchain, Internet rzeczy – z tym wszystkim można integrować TMS-y. Raben Transport coś planuje na tym polu?

Magdalena Szaroleta: Od dwóch lat jesteśmy bardzo skupieni na procesach wewnętrznych, na integracji systemów, na automatyzacji procesów i usprawnianiu komunikacji z klientami i dostawcami. Właśnie rozwiązania RPA wspierają bardzo mocno w naszej organizacji tę zmianę. Aktualnie testujemy rozwiązania liczące kilometry i wyceniające zapytania dla klientów. Jako sukces postrzegamy, że już ponad połowa zleceń, bo 53 proc., zakładanych jest w systemie bez jakiegokolwiek udziału człowieka. Jeszcze wyższe wartości odnotowujemy w obszarze fakturowania i przyjmowania faktur kosztowych. Zatem zarówno RPA, jak i loT są to rozwiązania, którym się z uwagą przyglądamy – i maksymalnie staramy wykorzystać w naszym biznesowym środowisku. Czujemy że mamy jeszcze sporo możliwości w tym zakresie.