Dla wielu firm oznacza to konieczność doposażenia busów w inteligentny tachograf drugiej generacji (G2V2), wdrożenia nowych procedur oraz uporządkowania rozliczania czasu pracy kierowców busów.
Kogo obejmuje obowiązek tachografu w busach od 2026 roku?
Nowe zasady dotyczą lekkich pojazdów użytkowych (LCV) o dmc:
- powyżej 2,5 t do 3,5 t,
- wykorzystywanych w międzynarodowym przewozie rzeczy lub kabotażu za wynagrodzeniem,
- zarówno jako sam bus, jak i zestaw bus z przyczepą (liczy się masa całkowita zestawu).
Kluczowe jest to, że regulacje obejmą zarówno flotę nowych pojazdów, jak i busów już eksploatowanych, które trzeba będzie doposażyć w smart tachograf 2. generacji. Instalacji może dokonywać wyłącznie certyfikowany warsztat, który przeprowadza również kalibrację i zakłada blokadę firmową, aby chronić dane.
Z obowiązku mogą być wyłączone niektóre przewozy na potrzeby własne lub w ściśle określonych kategoriach (np. określone usługi komunalne, pojazdy specjalne). W każdym przypadku warto jednak przeanalizować profil działalności z prawnikiem lub doradcą transportowym – granica między zarobkowym przewozem a na potrzeby własne bywa w praktyce cienka.
Przy tej okazji warto również rozważyć nie tylko montaż samego urządzenia, ale i wyposażenie firmy w systemy do zarządzania zdalnym odczytem plików DDD. Pamiętajmy, że dodatkowe obowiązki to nie tylko bezpośrednie nakłady finansowe, ponoszone w przypadku instalacji urządzenia. To również czas na dodatkową obsługę. Optymalizacja procesów poprzez cyfryzację powinna iść w parze ze spełnieniem nowych nakazanych prawem obowiązków dla transportu.
Harmonogram zmian – od ciężarówek do busów 2,5–3,5 t
Wprowadzenie obowiązkowego tachografu w busach jest elementem szerszego harmonogramu:
- Od 21 sierpnia 2023 r. – wszystkie nowo rejestrowane pojazdy powyżej 3,5 t w UE muszą być wyposażone w smart tachograf wersji 2 (G2V2).
- Do 31 grudnia 2024 r. – pojazdy w ruchu międzynarodowym powyżej 3,5 t z analogowym lub pierwszą generacją tachografu muszą zostać zmodernizowane do smart tacho 2.
- Do 19 sierpnia 2025 r. – pojazdy z pierwszą wersją inteligentnego tachografu w transporcie międzynarodowym również podlegają retrofitowi do G2V2.
- Od 1 lipca 2026 r. – obowiązek tachografu i stosowania zasad czasu jazdy, odpoczynków oraz delegowania kierowców rozciąga się na busy 2,5–3,5 t w transporcie międzynarodowym i kabotażu za wynagrodzeniem.
W praktyce oznacza to, że firmy, które wcześniej koncentrowały się na busach, w krótkim czasie muszą przejść proces podobny do tego, który kilka lat temu przeszedł transport ciężki: inwestycje w sprzęt, zmianę procedur, szkolenia i porządkowanie dokumentacji. To wymagający czas dla firm, które realizują przewozy w ruchu międzynarodowym i chcą zgodnie z prawem nadal być konkurencyjne wobec przewozów pojazdami ciężarowymi.
Czas pracy kierowcy busa – zasady takie jak w transporcie ciężkim
Od 1 lipca 2026 r. kierowcy busów objętych nowymi przepisami muszą stosować te same podstawowe limity czasu jazdy i odpoczynku, co kierowcy ciężarówek:
- maksymalnie 9 godzin jazdy dziennie (z możliwością przedłużenia do 10 godzin dwa razy w tygodniu),
- maksymalnie 56 godzin jazdy w tygodniu i 90 godzin w dwóch kolejnych tygodniach,
- przerwa co najmniej 45 minut po maksymalnie 4,5 godziny jazdy (z możliwością podziału na krótsze odcinki),
- odpoczynek dzienny zasadniczo minimum 11 godzin (z limitowanymi wyjątkami),
- rekompensaty do odbioru.
Każdy kierowca musi posiadać kartę kierowcy, a dane o jego aktywności będą rejestrowane w pamięci tachografu i na karcie. Obowiązki obejmą również zasady delegowania kierowców busów, w tym zgłoszenia i rozliczanie warunków pracy w państwach przyjmujących.
Dla wielu firm działających w oparciu o flotę aut dostawczych największą zmianą nie jest sam montaż tachografu, tylko wejście w pełny reżim czasu pracy, wraz z kontrolą odpoczynków, ewidencją i delegowaniem. Bez uporządkowania procesów i bez dostępu do aktualnych danych w czasie rzeczywistym organizacja pracy kierowców stanie się po prostu zbyt ryzykowna.
Obowiązki przewoźnika – tachograf w praktyce
Przewoźnik lub firma korzystająca z busów objętych nowymi przepisami będzie musiała:
- wyposażyć pojazdy w inteligentny tachograf 2. generacji (G2V2),
- zapewnić terminowe odczyty danych z kart kierowców (co najmniej raz na 28 dni) i z pamięci tachografu (co najmniej raz na 90 dni),
- przechowywać dane przez wymagany przepisami okres (w praktyce do 1–2 lat, biorąc pod uwagę kontrolę czasu pracy i inne obowiązki),
- analizować naruszenia czasu pracy oraz podejmować działania korygujące,
- szkolić kierowców w zakresie obsługi tachografu oraz zasad czasu jazdy i odpoczynków,
- opracować procedury na wypadek awarii urządzenia, utraty karty czy zmiany kierowcy.
Prawo wymaga, aby dane były przechowywane w sposób uporządkowany, umożliwiający szybkie okazanie ich podczas kontroli ITD, PIP czy służb innych państw członkowskich. W praktyce oznacza to konieczność odejścia od chaotycznego, ręcznego zarządzania plikami.
Mandaty i ryzyka dla kierowcy, przewoźnika i zarządzającego
System kar za naruszenia związane z czasem pracy i tachografem jest wielopoziomowy:
- mandaty dla kierowcy (np. za przekroczenia dziennego czasu prowadzenia, skrócenie odpoczynków czy brak karty kierowcy),
- kary administracyjne dla przewoźnika (np. za brak wymaganych odczytów, brak urządzenia, tolerowanie naruszeń, manipulacje),
- kary dla osoby zarządzającej transportem.
Aktualne taryfikatory pokazują, że pojedyncze poważne naruszenie może oznaczać kilkaset złotych mandatu dla kierowcy, a łączna kara dla firmy i zarządzającego może sięgnąć kilkunastu–kilkudziesięciu tysięcy złotych, zwłaszcza przy stwierdzeniu wielu naruszeń podczas jednej kontroli lub manipulacji urządzeniem.
Inspektorzy ITD oraz policji na pewno wzmogą kontrole w początkowym okresie funkcjonowania nowych przepisów. Początkowo posypią się częściej upomnienia i wskazania do zmian, jednak będzie to jedynie okres przejściowy.
Warto pamiętać, że przy busach 2,5–3,5 t kontrole mogą nasilić się szczególnie w pierwszych miesiącach obowiązywania nowych regulacji, bo dla wielu administracji będzie to nowa grupa podmiotów w ramach Pakietu Mobilności.
Zarządzanie kierowcami i kosztami w realiach tachografu w 2026 m.
Wejście busów w reżim tachografu wymusza inny sposób planowania transportu. Kluczowe elementy to:
- planowanie tras z uwzględnieniem limitów czasu jazdy i przerw,
- realne szacowanie czasu dojazdu i liczby zleceń możliwych do obsłużenia przez jedną obsadę,
- powiązanie planowania z danymi o dostępności kierowców (czas pracy, odpoczynki, wydłużenia i skrócenia),
- przejrzyste zasady rozliczania wynagrodzeń, dodatków i delegowania.
W wielu firmach transportowych planowanie odbywa się wciąż “na telefon” i w arkuszach. Po 1 lipca 2026 r. taki model oznacza wysokie ryzyko:
- przypadkowych naruszeń przepisów,
- kar administracyjnych,
- konfliktów z kierowcami (np. o wynagrodzenie i ewidencję czasu pracy),
- problemów w relacji z kluczowymi klientami, jeśli kontrole ujawnią nieprawidłowości.
Cyfrowe rozwiązania jako odpowiedź na nowe obowiązki
Nowe regulacje są jednocześnie silnym impulsem do cyfryzacji zarządzania transportem. Sam tachograf nie rozwiąże problemów organizacyjnych – jest tylko źródłem danych. Bez systemu, który te dane zbiera, analizuje i łączy z trasami oraz zleceniami, firma będzie po prostu tonąć w obowiązkach.
Dlatego rośnie znaczenie:
- zdalnego odczytu danych z tachografu i kart kierowców,
- integracji tachografu z systemem GPS/telematyką oraz telematyki OEM.
- modułów do zarządzania zleceniami i dostawami,
- aplikacji mobilnych dla kierowców,
- raportów kosztowych i ESG opartych o dane z pojazdów.
Przewoźniku, trzymaj się!
Obowiązkowy tachograf do busa od 1 lipca 2026 r. to jedna z najważniejszych zmian dla segmentu lekkich pojazdów użytkowych w ostatnich latach. Obejmuje floty LCV – międzynarodowe i kabotażowe. Tachograf w pojazdach dostawczych wprowadza rygorystyczne zasady czasu pracy, rozbudowane obowiązki dokumentacyjne oraz realne ryzyka finansowe przy naruszeniach.
Firmy, które potraktują tę zmianę wyłącznie jako koszt instalacji urządzenia, szybko odczują presję kontroli i biurokracji. Ci przewoźnicy i właściciele flot, którzy wykorzystają ten moment do cyfryzacji zarządzania transportem – łącząc tachograf, telematykę, zarządzanie zleceniami i rozliczanie kierowców – zyskają przewagę konkurencyjną: niższe TCO, lepszą kontrolę ryzyka i większą przewidywalność biznesu.
