Visų mūsų para turi tiktai 24 valandas. Vieniems tai laikas, kurį jie užpildo produktyvia veikla, kiti gyvena nuolatos pritrūkdami laiko ir jausdami, kad nieko negali nuveikti, o diena baigiasi palikdama nepasitenkinimo jausmą. Daugeliu atvejų, net jeigu para pailgėtų iki 48 valandų, jų problemos niekur nedingtų, nes čia priežastis glūdi smulkmenoje, kuri vadinama saviorganizacija. Kaip būtų galima veiksmingai atlikti savo pareigas ir kartu turėti pertraukėlės sėkmingam atsipalaidavimui, kuris leistų atkurti jėgas ir vėl pajusti norą imtis darbo?
Neginčytina tai, kad gyvenimas tampa vis spartesnis, laikas teka kaip smėlis pro pirštus ir jo nepakanka įgyvendinti viskam, kas numatyta. Tačiau dieną galima suplanuoti taip, kad pirmiausia būtų galima imtis to, kas svarbiausia – vadinamųjų prioritetų, ir nepamiršti pirmą laisvą akimirką skirti mažesnės svarbos užduotims.
Pirmiausia – planavimas
Tai ne kas kita kaip mąstymas apie ateitį, viso aštuonių valandų darbo laiko apžvelgimas, o paskui detalus atskirų jo dalių planavimas atsižvelgiant į užduotis, kurias reikia atlikti. Tyrimai rodo, kad užduočių planavimui tenka tik 1 proc. jų įvykdymui reikalingo laiko, tačiau tai leidžia sutaupyti vieną valandą per dieną.
Antra – užduočių sąrašas
Veiksmų, kuriuos reikia atlikti vykdant konkrečią užduotį, sąrašas padės Jums nuodugniau suplanuoti kiekvieną savo dieną ir sutelkti savo dėmesį į svarbiausius veiksmus, o kartu pajusite didelį pasitenkinimą išbraukdami iš sąrašo tai, ką jau nuveikėte. Taip pat galėsite kontroliuoti savo darbo efektyvumą ir turėti paskatų kitiems žingsniams. Matant, kiek jau nuveikta, lengviau imtis kitų žingsnių ir eiti pirmyn.
Trečia – laikas
Kai būsite suplanavę atskirus etapus, nustatysite, kiek laiko turite skirti kiekvienam iš jų. Tada žinosite, kad nuo 11.00 iki 12.00 valandos turite susikoncentruoti į konkretų reikalą, o kavos pertraukėlė bus tiktai jį užbaigus.
Tai geriausias būdas išvengti blaškymosi ir nebūti atitraukiamam nuo svarbiausių pareigų. Nubrėžę aiškias laiko ribas turėsite nustatyti atitinkamą savo darbo spartą ir ritmą, o paskui tai taps Jūsų įpročiu. Po tam tikro laiko patys pamatysite, kad geras užduočių organizavimas ir efektyvus jų vykdymas yra vienas iš Jūsų privalumų. Žinoma, su sąlyga, kad nustatykite trumpiausius terminus, kurie neleis Jums manyti, kad turite begalę laiko.
Juk nesate kiborgas!
Pareigos tikrai svarbus dalykas, ir jų nevykdymas niekam nelemia nieko gero, tačiau reikia nepamiršti ir žmogaus fiziologijos bei įvairiausių nenumatytų atsitiktinių situacijų, kurios dažnai mėgsta krėsti pokštus.
Būtent todėl egzistuoja taisyklė 60:40, pagal kurią turime planuoti tik 60 proc. savo laiko, o likusius 40 proc. palikti nenumatytiems įvykiams; tai gali būti ir trumpam pakrikę nervai po susitikimo su sunkiu klientu, ir didelė elektros tinklų avarija, dėl kurios negalėsite tęsti darbo.
Išlaikyti saiką ir aiškų mąstymą galėsite tik tada, kai savo kasdieniame plane atsižvelgsite į tai, kad turite skirti:
– valandą atsipalaidavimui prieš miegą,
– valandą savo pomėgiams, sveikatos gerinimui,
– kelias valandas per savaitę fizinei veiklai,
– laiką sveikai mitybai.
Darbo laiko planavimo sąvoką žmonės žino jau nuo R. Dekarto laikų; jis pirmasis paskelbė, kad efektyvus ir racionalus darbas turi būti suplanuotas ir surašytas, tai teikia šią naudą:
– nustatyta užduoties kryptis
– neapsunkinama atmintis
– savimotyvacija
– susitelkimas į užduotį
– užduočių kontroliavimas
– lieka laiko rezervas nenumatytiems veiksmams
Tinkamas laiko valdymas yra pagrindinis daugelio verslininkų sėkmės laidas. Asmenys, sugebantys gerai valdyti savo darbo laiką, veikia kur kas efektyviau. Jie gali įgyvendinti daugiau projektų, nes negaišta laiko nesvarbiems dalykams. Dėl to jiems nereikia skirti savo asmeninio laiko su darbu susijusių užduočių vykdymui, tad geriau pailsi, atsipalaiduoja ir darbo pareigos nevaro jų į neviltį.