Pažangi TMS sistema organizuoja ir supaprastina kasdienį darbą, o tai galiausiai leidžia žymiai sutaupyti. Į ką atkreipti dėmesį renkantis TMS teikėją? Kaip pritaikyti sprendimą prie įmonės poreikių?
Kas yra TMS programa?
TMS yra transporto sektoriui skirta programinė įranga, kuri palaiko vidaus ir tarptautinio transporto valdymą. Sistemos įdiegimas leidžia automatizuoti pasikartojančias užduotis, susijusias su pervežimų įgyvendinimu, nuo užsakymo įvedimo į programą momento iki automatinio sąskaitos išrašymo ir atsiskaitymų.
Vienoje sistemoje yra visi duomenys apie transporto priemones, krovinius, vairuotojus ir klientus. Tokio sprendimo dėka jums nereikės naudoti atskirų failų programoje „Excel“ arba rankiniu būdu pildyti dokumentų krūvos. Savo ruožtu pažangus funkcionalumas sumažina darbuotojų daromų klaidų riziką.
Sistemos teikiama nauda vežėjams
Rinkoje siūlomas didelis TMS sistemų pasirinkimas, suteikiantis vartotojams visapusiškus krovinių vežimo valdymo sprendimus. Programa yra puiki parama bet kurios transporto įmonės veiklai, nesvarbu, kokio dydžio ji būtų. Pagerina darbo kokybę ir automatizuoja pasikartojančias užduotis. Svarbiausi programinės įrangos pranašumai:
– transporto planavimas,
– automatinis užsakymų sudarymas ir tvarkymas,
– transporto priemonių parko sąnaudų analizė,
– automatinis sąskaitų faktūrų generavimas,
– mokėjimo terminų kontrolė,
– transporto priemonių stebėjimas naudojant GPS sistemas,
– užsakymų vykdymo stebėjimas,
– grėsmių aptikimas užsakymų vykdymo metu, pvz., vėlavimas į pakrovimą.
Be to, sistemos yra integruotos su išorinėmis programėlėmis, leidžiančiomis stebėti užsakymų įvykdymo būseną ir vairuotojų darbą.
Fire TMS/Adobe Stock nuotr.
TMS programos pasirinkimas – 5 aspektai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį
Norint pasirinkti tinkamą TMS sistemos tiekėją, verta atkreipti dėmesį į svarbius – nors iš pirmo žvilgsnio neakivaizdžius – aspektus, turinčius įtakos investicijos pelningumui. Tik tokiu būdu programinė įranga bus pritaikyta įmonės reikalavimams ir plėtrai.
Todėl, jei ieškote sprendimo, kuris tarnaus daugelį metų, būtinai atkreipkite dėmesį į šiuos klausimus.
1. Stacionariai arba debesyje
Rinkoje yra dviejų tipų TMS programos: stacionari ir debesyje. Pirmuoju atveju programa įdiegiama vietoje ir pasiekiama tiesiai iš vartotojo kompiuterio. Tarp neabejotinų šio sprendimo privalumų yra:
– programos atnaujinimų kontrolė,
– atsarginių kopijų kūrimo dažnumo kontrolė,
– duomenų, kurių atsarginės kopijos bus kuriamos, diapazono pasirinkimas,
– modulinė struktūra – galimybė pasirinkti konkretų modulį ar modulius, be būtinybės pirkti visą sistemą.
Verta pridurti, kad stacionarioje sistemoje vartotojas turi prieigą prie atsarginių asmens duomenų kopijų, tačiau jis taip pat yra atsakingas už jų saugumą.
Antrasis variantas remiasi prieiga prie sistemos per interneto ryšį, o visi duomenys saugomi debesyje. TMS online susilaukė didelio populiarumo ir galima drąsiai teigti, kad ji tampa standartu tarp programinės įrangos tiekėjų.
Nereikalauja įdiegimo ir suteikia daug privalumų, kurie turi įtakos kasdienio darbo efektyvumui. Svarbiausi iš jų:
– greitas programos įdiegimas,
– lengva prieiga vartotojams, kad ir kur būtų,
– nemokamas duomenų atnaujinimas realiuoju laiku,
– didelė erdvė duomenims saugoti,
– prieinama staliniams kompiuteriams, nešiojamiesiems kompiuteriams ir mobiliesiems įrenginiams.
Debesų programinė įranga yra sprendimas, leidžiantis keisti mastelį ir pasiekti duomenis 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę. Puikiai tinka transporto įmonėms, turinčioms filialus šalyje ir užsienyje bei „home office“ darbo sistemoje.
2. Su mokama licencija arba prenumeratos sistemoje
TMS programinės įrangos tiekėjai siūlo įsigyti produktą pagal mokamą licenciją arba mokėjimą prenumeratos sistemoje. Neabejotinas pirmojo sprendimo privalumas – vienkartinis mokestis, leidžiantis iš anksto įvertinti investicijos vertę. Verta paminėti, kad tai dažnai nėra vienintelė kaina, kurią reikia sumokėti. Daugelis pardavėjų reikalauja sistemos įdiegimo, darbuotojų mokymo, techninio aptarnavimo išlaidų padengimo, taip pat papildomo reguliaraus mokesčio už sistemos atnaujinimą.
Antrasis sprendimas yra lankstesnis, nes leidžia mokėti už konkretų laikotarpį (pvz., mėnesį, ketvirtį, metus) ir išbandyti sistemos galimybes. Jei po kurio laiko paaiškės, kad TMS nepateisina jūsų lūkesčių, galite atsisakyti sistemos neprarasdami tokios didelės sumos. Daugelis pardavėjų taip pat siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį, kad galima būtų išbandyti sistemą. Kuriant paskyrą verta atkreipti dėmesį į tai, kas yra demonstracinėje versijoje, ar ji apima visas funkcijas ir kokiais duomenimis ji pagrįsta. Dėl tikslios informacijos geriausia susisiekti su programos pardavėju.
Svarbu: rinkdamiesi TMS programą – nepriklausomai nuo to, ar tai mokama licencija, ar mokama prenumerata – perskaitykite tiekėjo taisykles. Juose turėtų būti griežtai apibrėžtos mokėjimo už prieigą prie paslaugos sąlygos.
3. TMS online ir duomenų saugumas
Nors TMS online sistema tampa vis populiaresnė ir programėlės vartotojų nuolat daugėja, kyla klausimas: ar debesyje saugomi duomenys yra pakankamai apsaugoti?
Debesijos sprendimų saugumo klausimas vis dar kelia abejonių, nors duomenų bazės dažniausiai yra apsaugotos iš išorės ir prižiūrimos patyrusių administratorių. Todėl pirmiausia būtina išsiaiškinti, kokius saugos standartus jie atitinka. Techninė pagalba turėtų suteikti informacijos apie:
– administratorių priežiūrą,
– saugos priemones,
– atsparumą gedimams,
– atsarginių kopijų rūšį ir dažnumą,
– vietą, kurioje yra serveriai,
– duomenų apsaugos būdą saugojimo, perdavimo ir apdorojimo metu,
– dėl saugos standartų ir sertifikatų.
Svarbus veiksnys taip pat yra tiekėjo naudojamas šifruotas SSL protokolas, užtikrinantis duomenų konfidencialumą ir apsaugą nuo neteisėtos prieigos, kai jie perduodami iš įmonės kompiuterių į TMS serverį.
4. Integracija su išorinėmis sistemomis
Programa transporto valdymui neatmeta galimybės naudoti kitas sistemas. Geros klasės TMS turėtų įgalinti plačią integraciją, kurios dėka, naudojant vieną įrankį, galima automatizuoti visos įmonės darbą. Tai ypač susiję su integravimu su pažangios GPS telematikos tiekėjais, kuri, be transporto priemonių stebėjimo maršrute, leidžia nedelsiant perkelti su transportu susijusius dokumentus tarp vairuotojo terminalo ir TMS sistemos.
Integravimas puikiai tinka ir buhalterinėms programoms, nes leidžia automatiškai generuoti sąskaitas ir mokėjimus po užsakymo įvykdymo. Galimybė integruoti TMS su atskiromis sistemomis pasiteisins bet kurioje transporto įmonėje, nepriklausomai nuo jos dydžio, nes automatizuoja kasdienį užduočių atlikimą ir pašalina daug laiko reikalaujantį daugybės dokumentų ir failų pildymą. Turi teigiamą poveikį greitam informacijos srautui tarp vežėjų, vairuotojų ir klientų, todėl verta pasidomėti, ar gamintojas suteikia tokią galimybę.
5. TMS ir specialių funkcijų įgyvendinimas
Transporto sektorius pasižymi aukšta dinamika, todėl TMS programa turėtų būti pritaikyta daugeliui pokyčių. Labai svarbus aspektas – galimybė išplėsti sistemą papildomais funkcionalumais, susijusiais su besikeičiančiais įmonės reikalavimais. Dauguma TMS tiekėjų siūlo lanksčius sprendimus, t. y. pagrindinę ir išplėstinę versiją, priklausomai nuo įmonės poreikių. Jei klientas turi nedidelį parką ir transporto užsakymus vykdo mažesniu mastu, jam nereikia naudoti išplėstinio funkcionalumo ir permokėti. Pagal poreikį jis galės pakeisti į platesnį paketą, su didesniu įrankių pasirinkimu.
Įmonėms, vykdančioms stambesnio masto krovinių pervežimus – vietinius ir tarptautinius – be išplėstinio paketo, dažniausiai prireikia ir pritaikytų funkcijų. Todėl svarbu, kad TMS tiekėjas pateiktų individualių sprendimų įgyvendinimą su jų analize ir turėtų profesionalių programuotojų komandą.
Svarbu: TMS sistemos pritaikymas įmonės reikalavimams dažniausiai yra papildomai mokamas. Todėl svarstant tiekėjo pasiūlymą verta žinoti, kokias išlaidas jis generuoja ir koks laikas reikalingas jo įgyvendinimui.
Pexels/Aleksejs Bergmanis nuotr.
Ar verta naudotis TMS sistema?
Šiuolaikinė TMS programos technologija palaiko transporto valdymą ir yra nepakeičiamas darbo įrankis didelėms įmonėms, vykdančioms krovinių pervežimus stambiu mastu. Ji integruoja visas įmonės viduje vykdomas veiklas – nuo užsakymo priėmimo momento, bendravimo su vairuotoju ir pristatymo stebėjimo iki sąskaitų išrašymo ir ataskaitų teikimo. Automatizuoja procesus ir optimizuoja darbo laiką.
TMS tiekėjų siūlomas pagrindinis funkcionalumas tikrai pravers ir vidutinio dydžio transporto bei ekspedijavimo įmonėse, kur su transporto užsakymais susijusių įsipareigojimų automatizavimas žymiai pagerins ir padidins darbo komfortą. Kita vertus, mažų įmonių, kurios turi keletą transporto priemonių ir vykdo pervežimus smulkesniu mastu, atveju, TMS sistema nėra privalomas darbo įrankis. Tačiau verta pridurti, kad programos įgyvendinimas veiklos pradžioje yra daug paprastesnis, nes sistema prisitaiko prie įmonės plėtros ir gali pilnai patenkinti jos poreikius.