Santykius su tiekėjais pradedame megzti jau ofertos teikimo etape. Tinkamas potencialių tiekėjų pasirinkimas turi būti nulemtas įdėmiu žinių apie juos išstudijavimu Jus dominančioje srityje. Atsižvelgiant į tai, kad daugeliu atvejų Jūsų investicijos yra planuojamos ilgam laikui, reikėtų skirti daug laiko tiekėjų analizei prieš mezgant su jais verslo santykius.
Antras svarbus klausimas, į kurį reikėtų atsakyti prieš renkantis tiekėją, tai tinkamas ir detalus savo poreikių nustatymas parengiant prekybinę dokumentaciją.
Dokumentai turėtų padėti apibrėžti Jūsų lūkesčius, kas teigiamai veiks būsimus verslo santykius ir padės užkirsti kelią situacijoms, kai viena iš šalių gali remtis paklausimo trūkumais arba neaiškumais.
Turėdami tokią bazę, reikalingą tolesniam bendradarbiavimui ir partnerių dialogo su tiekėjais mezgimui, turite suburti kompetentingų asmenų komandą, atsakingą už projekto vykdymą visuose jo etapuose.
Automatizavimo projekto įgyvendinimas visais atvejais reikalaus įvairiapusiško požiūrio ir žmonių iš skirtingų Jūsų bendrovės vykdomos veiklos sričių. Tinkamo skaičiaus skirtingose sferose dirbančių žmonių tarpusavio bendravimo faktas turės teigiamą įtaką mažinant įtampą, jei tokia atsirastų.
Itin naudingu gali tapti formalizuoto projekto „žemėlapio“ ar „check – list’o“ sukūrimas.
Tokiame dokumente turi būti suformuluoti toliau išvardinti raktiniai klausimai ir jis turi padėti rasti atsakymus į juos:
– Koks yra projekto biudžetas vertinant ne tik „pirkimo kainą“?
– Ar turite visas kompetencijas, reikalingas tinkamai apibrėžti projekto tikslus ir įvertinti rezultatus?
– Ar nustatyti projekto tikslai apima visus realizacijos aspektus?
– Kokias alternatyvas turite?
– Ar turite parengtą „planą B“ nesėkmės atvejui?
Kalbant labai abstrakčiai, tokių klausimų uždavimas sau ir savo pasirinktam tiekėjui kuria partnerystę ir leidžia naudotis tiekėjo, kuris kasdien sprendžia tokio pobūdžio problemas, turima patirtimi.
Ne kiekvienas projektas reikalaus parengti tokį konspektą, tačiau verti skirti laiko jam parengti.